ENTENDA COMO FUNCIONA
Como funciona?
O MegaGED foi desenvolvido para trazer excelência, facilidade e segurança na gestão dos fluxos documentais dentro das organizações. Pensando nisso, suas principais funcionalidades são:
Assista o vídeo abaixo para saber como funciona
Gestão documental
Armazenamento em nuvem
Facilitando ao cliente a redução de custos, evitando servidores próprios, proporcionando maior segurança. Todas as aplicações estão armazenadas nos servidores da Google nos EUA.
Indexação
Para cada tipo documental, é possível criar quantos campos de indexação forem necessários. Estes podem ser obrigatórios, numéricos, datas para auxiliar nos casos dos documentos que tenham prazo de validade, entre outras funcionalidades.
Busca amigável
A experiência de busca é muito simples e intuitiva: uma vez que o usuário não precisa saber a localização do documento, pode pesquisar por tipos dos documentos, informações de indexação, data do documento, data do vencimento ou pelo proprietário do documento, isto é, a quem este pertence.
Aviso de Vencimento
O MegaGED auxilia no controle dos documentos que tenham prazo de validade, como contratos, licenças, alvarás, entre outros. Dessa forma, o responsável recebe automaticamente um alerta com dias de antecedência, podendo tomar as medidas adequedas em tempo hábil.
Central de Notificações
É um benefício onde o usuário recebe os avisos: documentos à vencer, arquivos pendentes de indexação, fluxos de documentos pendentes, arquivos compartilhados, documentos digitalizados para revisão, documentos aguardando assinatura e solicitações aguardando revisão, facilitando ao usuários a tomada de decisão.
Pastas
Com a criação de pastas, é possível definir setores ou departamentos com níveis de permissões para grupos de usuários com diferentes tipos de acesso, restringindo as ações aos documentos.
Manipulação de PDF
Permite manipular um arquivo PDF onde é possível: acrescentar ou remover páginas, inserir marca d'água e criptografar o arquivo.
XML de Importação
É possível inserir um lote de arquivos .XML(Nfe) onde o MegaGED indexa automaticamente os campos necessários, permitindo a visualização, download e impressão em formato PDF.
Modelo de Documentos
O usuário MegaGED tem a possibilidade de criar modelos de documentos, inserindo variáveis para preenchimento que ao serem preenchidos irão gerar o documento PDF automaticamente.
Relacionar Documentos
O MegaGED tem a possibilidade de relacionar documentos diferentes para que você organize da forma como desejar.
Versionamento de Documentos
No sistema é possível fazer versionamento de documentos, mantendo um registro do que foi alterado e por quem foi alterado cada versão do documento em questão.
Segurança do acesso
Segurança
O sistema é baseado nas permissões definidas pelo administrador, onde gera uma maior segurança, rastreabilidade, controle e suporta grande volume de informações.
Níveis de Acesso
É possível criar diferentes níveis de permissões, restringindo as ações aos documentos e às funcionalidades, como: visualização, edição de indexações, exclusão dos documentos, entre outros.
Controle de Acesso por IP
IP Onde é possível bloquear o acesso externo ao sistema MegaGED, liberando somente a uma determinada rede, proporcionando segurança aos dados do sistema, onde somente o administrador pode liberar outros acessos.
Controle de Acesso por Horário
Recurso onde o administrador determina uma faixa de horário pré-estabelecido para acesso de um grupo de usuários ou usuário único.
Rastreabilidade das Informações
Relatórios
O MegaGED dispõe de diversos níveis de relatórios necessários para análise dos gestores, buscando reunir todas as informações para definir a melhor tomada de decisão, os relatórios estão separados por serviços, podendo ser exportados para arquivos PDF ou XLS.
- Assinatura eletrônica
- Auditoria de documentos
- Auditoria do sistema
- Documento por vencimento
- Documentos por tipo documental
- Downloads de documentos
- Inserção de documentos
- Proprietários
- Relatórios de Atividades
- Usuários
Trilha de Auditoria
Permite ter a rastreabilidade das ações de cada documento por usuário: visualização, exclusão, download, data e hora, etc...
Recuperação das informações
Lixeira
Os documentos excluídos serão depositados em uma lixeira, dando a opção ao administrador de visualizar os documentos e restaurá-los ou excluí-los de forma definitiva.
Tabela de temporalidade
No MegaGED é permitido controlar a temporalidade de cada documento. Ao cadastrar o tipo documental é possível adicionar um tempo de guarda.
Expurgo
Os documentos com temporalidade vencidas serão exibidos na aba “Expurgo”, onde o administrador poderá excluir os arquivos ou arquivar permanentemente.
Compartilhamento das Informações
Compartilhamento
Com essa função, é possível compartilhar pastas ou arquivos com pessoas que não tenham acesso ao MegaGED através de um link externo, podendo ser enviado pelo Whatsapp, e-mail e redes sociais.
Solicitação de Documentos
Os usuários do MegaGED poderão solicitar documentos através de um link, onde serão inseridos os tipos de documentos que fazem parte desta solicitação. O link poderá ser usado por qualquer pessoa, não necessariamente usuário do MegaGED. Os documentos enviados estarão disponíveis ao solicitante onde ficarão pendentes de revisão.
Os documentos poderão ser enviados por e-mail diretamente do MegaGED, sem a necessidade de realizar o download do arquivo, tendo ainda a possibilidade de deixar um template de e-mail configurado pelo administrador da licença.
Fluxo documental
Fluxo Documental
É possível criar fluxos documentais para automatizar processos, quando for necessária aprovação de um determinado documento ou através de formulários dinâmicos, encaminhando-o automaticamente para a instância seguinte, de acordo com os parâmetros estabelecidos.
- Anexe documentos com o fluxo em andamento.
- Aprove, reprove ou recuse os documentos.
- Insira comentários
- Todas as ações ficam registradas
Formulários
Ao criar um fluxo de documentos no MegaGED, é possível usar os formulários para iniciar um fluxo onde podemos agrupar vários documentos e enviar para aprovação. Os documentos podem ser analisados individualmente, o que facilitaria a correção dos documentos reprovados.
Assinatura eletrônica
Assine documentos digitalmente sem precisar se deslocar, bastam poucos cliques. Com o MegaGED, você poderá assinar os documentos dentro das normas da legislação. Tipos de Assinatura Eletrônica do MegaGED:
Simples
Permite identificar seu signatário; Anexa ou associa dados a outros dados em formato eletrônico do signatário.
Avançada
Utiliza certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou outro meio de comprovação da autoria e da integridade de documentos em forma eletrônica, desde que admitido entre as partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.
Qualificada
Utiliza certificado digital, nos termos do § 1º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.
As assinaturas eletrônicas realizadas pelo MegaGED, são feitas através de envelopes, com a possibilidade de inserir quantos documentos forem necessários. Após a inserção dos documentos, basta inserir os signatários e posicionar a assinatura. Pronto já está apto para o envio.
Os documentos que serão inseridos no envelope podem ser de 03 maneiras:
Documentos Internos
Os documentos internos são documentos que já estão armazenados e indexados no MegaGED.
Documentos Externos
Os documentos externos são documentos que não estão armazenados e indexados no MegaGED.
Preencher Modelos
O MegaGED permite ao usuário a criação de modelos de documentos que serão previamente cadastrados com campos que serão preenchidos pelo usuário gerando o documento final, adicionando diretamente no envelope para assinatura.
Integração
API para integração
Nossa API permite a comunicação de dados com outros sistemas. Consulte-nos para saber quais funcionalidades estão disponíveis e como você pode usufruir dessa integração.
