Você já conhece o papel fundamental da gestão de documentos em uma política de segurança da informação? Além de definir boas práticas para os funcionários e utilizar ferramentas digitais para reforçar a segurança, é fundamental garantir que os documentos da sua empresa sejam armazenados com eficiência.
Imagine uma empresa que investe pesado em ferramentas para se proteger contra ataques cibernéticos mas continua armazenando documentos sigilosos em armários trancados com uma chave. Um funcionário mal intencionado ou mesmo um desastre (como um incêndio) poderia colocar tudo a perder, não é?
Ao migrar o armazenamento para o formato digital em uma plataforma confiável é possível reforçar fortemente as iniciativas de segurança – evitando situações imprevistas.
Neste artigo vamos ressaltar a importância da gestão de documentos em uma política de segurança da informação. Confira.
O que é uma política de segurança da informação?
Antes de falarmos sobre a gestão de documentos em uma política de segurança da informação, é importante entendermos corretamente este conceito, certo?
Uma política de segurança da informação é essencialmente um conjunto de regras que ditam como as informações devem ser tratadas em uma empresa. Dependendo do tamanho da sua empresa, isso pode soar como um exagero. Mas não é.
Cada ano que passa nos traz novas tecnologias. Desktops, laptops, tablets, smartphones, relógios inteligentes. Estamos constantemente mudando a maneira como usamos a tecnologia para interagir com o mundo ao nosso redor. E, naturalmente, a maneira como lidamos com os dados também evolui.
Uma política de segurança da informação força você a pensar e abordar todas as maneiras como os dados são tratados em sua empresa. Mais importante ainda, ela descreve como você manterá seus dados seguros – embora haja milhares de maneiras de violá-los.
Uma boa política de segurança da informação estabelece limites claros e definidos de como os usuários devem usar a tecnologia da empresa. Além disso, atua como um plano de contingência de como você lidará com a situação se as coisas derem errado.
O papel da gestão de documentos em uma política de segurança da informação
O papel da gestão de documentos em uma política de segurança da informação é de grande importância para qualquer negócio. Mais do que garantir que as informações fiquem seguras, esses processos ainda contribuem para aumentar a produtividade e reduzir os custos.
Veja como uma boa gestão de documentos contribui para a segurança:
- Conformidade legal. Todas as empresas que lidam com informações confidenciais devem estar cientes das leis e normas de privacidade que dizem respeito à sua indústria. Proteger as informações é importante, mas há também regulamentos sobre quanto tempo certas informações devem ser mantidas nos arquivos – com penalidades e multas por não cumprimento.
- Alinhamento com as normas definidas. Uma política de segurança da informação prevê normas que devem ser seguidas por todos os funcionários no gerenciamento de dados e documentos, certo? Por isso, um processo bem estruturado de gerenciamento se torna fundamental.
- Controle do acesso à informação. Todos os documentos devem ser revisados e classificados quanto à sensibilidade das informações que eles contêm. Após isso, é possível definir um limite para garantir o acesso apenas ao pessoal que precisa das informações para realizar seu trabalho.
- Gestão do prazo documental. A segurança da informação inclui o armazenamento dos documentos pelo prazo mínimo necessário e seu descarte após esse prazo. Por isso, a gestão de documentos pode criar processos para rotular claramente os documentos pelas informações que eles contêm, por quanto tempo eles precisam ser mantidos no arquivo e a data em que os documentos podem ser destruídos.
Como o MegaGED pode ajudá-lo a colocar isso em prática?
O MegaGED é um software de gestão de documentos completo que pode ajudá-lo a melhorar a gestão de documentos na sua empresa. Trata-se de uma forma de centralizar o armazenamento dos documentos e minimizar os riscos.
Veja quais são as funcionalidades do MegaGED que contribuem com a gestão de documentos em uma política de segurança da informação:
Central de notificações
Trata-se de uma funcionalidade que garante que o usuário receba os avisos: documentos a vencer, fluxos de documentos pendentes e arquivos compartilhados – facilitando ao usuário a tomada de decisão.
Armazenamento em nuvem
Os documentos ficam armazenados na nuvem, proporcionando maior segurança e facilitando a redução de custos, evitando servidores próprios.
Pastas
Com a criação de pastas, é possível definir setores ou departamentos com níveis de permissões para grupos de usuários com diferentes tipos de acesso, restringindo as ações aos documentos.
Versionamento de documentos
No sistema é possível fazer versionamento de documentos, mantendo um registro do que foi alterado e por quem foi alterado cada versão do documento em questão.
Trilha de auditoria
Permite ter a rastreabilidade das ações de cada documento por usuário: visualização, exclusão, download, data e hora, etc.
Fluxo documental
É possível criar fluxos documentais para automatizar processos, quando for necessária aprovação de um determinado documento ou através de formulários dinâmicos, encaminhando-o automaticamente para a instância seguinte, de acordo com os parâmetros estabelecidos.
Aviso de vencimento
O MegaGED auxilia no controle dos documentos que tenham prazo de validade, como contratos, licenças, alvarás entre outros. Dessa forma, o responsável recebe automaticamente um alerta com dias de antecedência, podendo tomar as medidas adequadas em tempo hábil.
Níveis de acesso
É possível criar diferentes níveis de permissões, restringindo as ações aos documentos e as funcionalidades, como: visualização, edição de indexações, exclusão dos documentos entre outros.
Controle de acesso por horário
Trata-se de um recurso que permite que administrador determine uma faixa de horário para acesso de um grupo de usuários ou usuário.
Controle de acesso por IP
É possível bloquear o acesso externo ao sistema MegaGED, liberando somente a uma determinada rede, proporcionando segurança aos dados do sistema.
Você já conhecia a importância da gestão de documentos em uma política de segurança da informação? Quer levar as funcionalidades do MegaGED para a sua empresa? Então entre em contato com a nossa equipe!
tão de documentos em uma política de segurança da informação para a sua empresa.
