Agestão de documentos na construção civil é uma tarefa fundamental, mas ocupa umtempo precioso dentro de uma organização. No entanto, o controle efetivo eeficiente dos documentos é absolutamente crucial para qualquer projeto deconstrução. Sem ele, é difícil concluir os projetos no prazo e no orçamento.
Paraotimizar o processo de gestão de documentos na construção civil, está ocorrendouma migração dadocumentação em papel para a documentação digital, o que facilitaalguns aspectos. Afinal, o gerenciamento de informações digitais se torna maisprática e intuitiva para todos os profissionais envolvidos.
Mascomo você pode colocar em prática uma otimização da gestão de documentos naconstrução civil? Descubra ao longo deste artigo.
O que é gestão dedocumentos na construção civil?
Agestão de documentos na construção civil é o processo que engloba oarmazenamento e manipulação de todos os documentos que circulam no dia a dia detrabalho. Esteja em um disco rígido ou em um software com armazenamento nanuvem, trata-se do processo de garantir que os documentos de construção sejamarmazenados adequadamente.
Oprocesso de gestão envolve garantir que os detalhes essenciais sobre seusnegócios e documentos estejam disponíveis quando necessário. Ou seja, oobjetivo de uma boa gestão documental é facilitar as operações diárias ereduzir o tempo gasto na pesquisa de documentos, arquivamento e outras tarefasrepetitivas.
A importância dagestão dos documentos
Osdocumentos são essenciais para os negócios no ramo da construção civil. Incluicontratos, desenhos, especificações, projetos BIM, estimativas e todos osdocumentos necessários para concluir um projeto. Esses documentos podem mudar,novas versões são criadas e, às vezes, partes essenciais não recebem a versãocorreta ou não têm acesso a ela.
É porisso que a gestão de documentos na construção civil se torna tão importante.Uma empresa deve manter todas as versões corretas, ter acessos quandonecessário e garantir que os profissionais possam acessar a versão correta.
Quandoexiste uma gestão eficaz dos documentos, torna-se possível evitar váriascomplicações – como erros causados por informações equivocadas ouquedas na produtividade dos profissionais que passam um longo tempo apenasprocurando pelos documentos necessários.
Dicas para melhoraro gerenciamento de documentos de construção
Vocêquer melhorar as práticas gerenciamento de documentos na sua empresa? Essasdicas vão ajudá-lo a colocar isso em prática:
Crie um localcentral de armazenamento
Aprimeira dica para melhorar a gestão de documentos na construção civil é criarum local para centralizar o armazenamento. É neste local em que todos osarquivos que passam pela empresa poderão ser encontrados.
Paraisso, é importante que exista um bom sistema de classificação para facilitar oarmazenamento e a pesquisa de informações. Afinal, você certamente não desejamisturar documentos de projetos dos clientes com as informações dacontabilidade da empresa, não é?
Garanta o acesso dequalquer lugar
Tertodos documentos armazenados em um único lugar já é ótimo. Mas é ainda melhorpoder acessar esse local de qualquer lugar, não é? Em vez de armazenar essasinformações em um armário ou em um único computador, pode ser uma ótima ideialevar os documentos para a nuvem.
Nãohá garantia de que alguém não precise de um arquivo ou documento quando estiverfora da empresa. É mais fácil para as pessoas terem acesso a essas informaçõesde qualquer lugar, em vez de precisar receber as informações por e-mail. Com oaumento do uso de smartphones e tablets, é conveniente usar um sistema quefuncione com dispositivos móveis e computadores.
Use códigos deidentificação
Éimportante que sua empresa atribua identificadores ou códigos exclusivos paracada documento, especialmente se houver várias versões. Isso não apenas impedenomes longos de documentos, mas também facilita para as empresas pesquisaremversões diferentes do mesmo documento. Dessa forma, torna-se mais simples terum controle de versão, que pode ajudar a determinar os profissionais estãotrabalhando na versão correta.
Utilize um softwarede gestão eletrônica de documentos
Para colocar tudo isso em prática, o melhor a ser feito é usar um software de gestão eletrônica de documentos. Com o MegaGED você centraliza todos os documentos da sua empresa em um único sistema, facilitando a localização de informações e aumentando a segurança das informações.
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