Você sabia que a eficiência no gerenciamento de documentos pode ser muito importante para a gestão contábil de um escritório? Para compreender isso, basta pensar que as principais atividades de um escritório de contabilidade passam por documentos: notas fiscais, recibos, faturas, guias de pagamento, contratos, demonstrações contábeis, entre outros.
Quando os documentos são gerenciados corretamente, todas atividades são beneficiadas – desde as rotinas internas até o atendimento ao cliente. Ou seja, trata-se de um fator diferencial para o sucesso no mercado de contabilidade.
Neste artigo vamos entender melhor como o gerenciamento de documentos é um ponto essencial para otimizar a gestão contábil no seu escritório. Confira.
Benefícios do gerenciamento de documentos para a gestão contábil
Um gerenciamento de documentos digital permite que você centralize o armazenamento dos documentos e minimize os riscos. Dessa forma, todos os profissionais têm acesso às informações em tempo real por meio de dispositivos móveis – acabando com os problemas do armazenamento em papel.
Veja quais são os benefícios dessa tecnologia para a gestão contábil:
1. Maior produtividade
Com um software para gestão de documentos você pode reduzir o tempo de acesso a arquivos simplesmente digitando um termo de pesquisa. Cada documento convertido para o formato eletrônico recebe um identificador exclusivo (geralmente um número de índice) e pode ser pesquisado por meio de vários termos de pesquisa.
Contadores, administradores e outros usuários finais podem pesquisar por qualquer número de consultas de pesquisa, como nome da empresa, datas e valores específicos e recuperar esses arquivos em poucos segundos – deixando-os mais tempo para gastar em outras atividades.
2. Elimina o erro humano
Os erros são inevitáveis ao lidar com grandes quantidades de documentos em papel. Muito papel causa desordem, e a desordem aumenta a ocorrência de arquivos perdidos ou extraviados. Um sistema de gerenciamento de documentos auxilia na redução de erros – como pagamentos duplicados ou atrasos na entrega de declarações.
3. Redução de custos
Existem muitos benefícios de redução de custos ao usar um sistema para gerenciamento de documentos:
- Reduza o custo do espaço de armazenamento físico. Um escritório de contabilidade pode gastar grandes quantias de dinheiro a cada ano no armazenamento de faturas e vários outros arquivos. O armazenamento no local, como armários de arquivo, pode ocupar muito espaço em um escritório, aumentando a desordem. Um sistema digital pode eliminar a necessidade de armários e caixas cheias de papéis não organizados, dando ao pessoal do escritório um espaço organizado para trabalhar.
- Reduza despesas com papel. Fotocópia, envio de fax, impressão, arquivamento, etc. São vários os custos envolvidos quando você continua utilizando documentos em papel.
- Reduza a necessidade de pessoal adicional. Lidar com a grande quantidade de papelada que chega e é gerada pelo escritório gera a necessidade de mais pessoa trabalhando em um escritório de contabilidade. Um sistema digital pode reduzir as necessidades de pessoal extra, por sua vez, reduzindo os custos de operação.
4. Aumente a segurança por meio de trilhas de auditoria
Uma trilha de auditoria mostra a data, hora e nome de usuário para cada atividade que ocorre em um registro. Isso permite que os administradores monitorem a atividade de registro e garantam a segurança e a conformidade.
Um software também pode ser equipado com “gerenciamento de direitos”, que permite aos gestores informar quem pode fazer o quê com cada documento. Isso garante que as práticas comerciais adequadas sejam seguidas e que o conteúdo seja devidamente capturado, armazenado, gerenciado e descartado no momento apropriado e legal em seu ciclo de vida.
5. Redução do risco de danos e perdas
Armazenar documentos em papel no local pode ser um negócio arriscado. Os documentos podem ser destruídos por incêndio, inundação e desastres naturais, como tempestades severas. Porém, ao migrar essas informações para o formato digital, você garante que elas permaneçam seguras.
6. Melhoria da colaboração
Os documentos podem ser recuperados e modificados por um usuário enquanto o acesso é negado a outros enquanto aquele documento específico está sendo usado. Isso reduz duplicatas e versões antigas de conteúdo a serem mantidas no sistema.
Os recursos de colaboração também podem permitir que vários usuários visualizem e alterem um documento ao mesmo tempo. Se um documento está ou não disponível para apenas um usuário ou vários usuários ao mesmo tempo, isso será especificado pelo administrador, dependendo das necessidades do escritório.
Você já sabia como o gerenciamento de documentos ajuda a otimizar a gestão contábil? Está pronto para levar um sistema digital para a sua empresa? Então conheça o MegaGED!
