O Decreto nº 10.278/2020 estabelece procedimentos para digitalização de documentos públicos e privados, de forma que produzam os mesmos efeitos legais e o mesmo valor que os documentos originais. Com base nas suas disposições, a digitalização de documentos na contabilidade merece uma atenção ainda mais especial.
Nos últimos anos, já havia um movimento de digitalização dos procedimentos contábeis e fiscais, certo? Com isso, a exigência de manter arquivos em papel armazenados fazia cada vez menos sentido. Porém, o Decreto nº 10.278/2020 surgiu para mudar essa realidade – garantindo validade legal para os documentos digitalizados.
Mas quais são os impactos do Decreto nº 10.278/2020 sobre a digitalização de documentos na contabilidade? Confira logo a seguir.
O que está previsto no Decreto nº 10.278/2020?
Conforme já vimos, o Decreto nº 10.278/2020 prevê que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais e o mesmo valor que os documentos originais. Com isso, o objetivo é facilitar a administração e gestão de documentos públicos e privados, de modo a proporcionar maior agilidade e facilidade em relação à visualização, armazenagem e preservação dos documentos.
Para que o documento digitalizado produza os mesmos efeitos do documento original, os procedimentos e as tecnologias utilizadas em sua digitalização devem assegurar:
- A integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
- A rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos;
- A qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento;
- A confidencialidade do documento, quando aplicável; e
- A interoperabilidade entre sistemas informatizados.
Dessa forma, após o processo de digitalização realizado conforme os procedimentos previstos, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.
Vale destacar que o Decreto não se aplica aos documentos originalmente produzidos em formato digital, tampouco aos documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional e aos documentos microfilmes, audiovisuais, de identificação e de porte obrigatório.
O que muda na digitalização de documentos na contabilidade?
Atualmente, os documentos fiscais e contábeis em papel estão sendo substituídos por documentos eletrônicos (digitais). Um ótimo exemplo disso são as Notas Fiscais em papel, que foram substituídas pela Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Além disso, várias obrigações acessórias já existem apenas no formato digital – como a EFD-ICMS/IPI, EFD-Contribuições, Escrituração Contábil Digital, entre outras.
Porém, mesmo com essa migração para o mundo digital, os documentos físicos que dão lastro à escrituração contábil e tributária não podiam ser descartados pois tinha valores jurídicos – mesmo com a possibilidade de usar os documentos digitais desde 2012.
Ou seja, mesmo os documentos armazenados em meio eletrônico precisavam ser mantidos em formato físico. Com o Decreto nº 10.278/2020, essa realidade mudou: constatada a integridade do documento digital, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico.
Com base nessa mudança, espera-se um grande impacto na digitalização de documentos na contabilidade. Os prazos de armazenamento (diretamente relacionados com o prazo decadencial e prescricional de ações que lhes sejam pertinentes) seguem valendo. Mas agora os documentos podem ser armazenados digitalmente mantendo o seu valor legal.
Para compreender melhor como isso afeta a digitalização de documentos na contabilidade, basta lembrarmos que a gestão de documentos é uma das rotinas mais importantes para qualquer organização – afetando diretamente a sua capacidade de manter a conformidade em relação às exigências contábeis, fiscais, trabalhistas, previdenciárias, entre outras.
Os profissionais da contabilidade precisam compreender as mudanças trazida pelo Decreto nº 10.278/2020 e entrar de vez no mundo digital. Certamente os seus clientes esperam essa rápida atualização e estão contando os dias para modernizar todo o processo de armazenamento e gerenciamentos de documentos.
Você já conhecia os impactos do Decreto nº 10.278/2020 sobre a digitalização de documentos na contabilidade? A sua empresa já está se adaptando a essa nova realidade? Deixe o seu comentário.
