Você sabia que a digitalização de documentos na contabilidade pode se transformar em um diferencial para o seu negócio? Existe uma forte tendência de modernização dos processos de organizações de todos os setores – e levar a contabilidade para o mundo digital traz inúmeros benefícios.
Essas vantagens são potencializadas pelo recente Decreto nº 10.278/2020 – que regula a digitalização de documentos com valor legal. Com base nessas novidades, é possível descartar os documentos originais depois de feita a digitalização (ressalvados os documentos com valor histórico).
Quer entender melhor os benefícios da digitalização de documentos na contabilidade e as mudanças previstas pelo Decreto nº 10.278/2020? Confira neste artigo.
Digitalização de documentos na contabilidade: um grande diferencial
Imagine um escritório de contabilidade que armazena todos os seus documentos em mídia física, acumulando uma infinidade de documentos em armários e gavetas. Para essa empresa, encontrar qualquer documento pode se tornar um grande desafio e tomar um tempo precioso.
Já um outro escritório de contabilidade que modernizou a gestão de documentos consegue armazenar e gerenciar todas essas informações de forma digital. Em poucos cliques, todos os documentos necessários podem ser encontrados.
Não é muito difícil identificar qual desses escritórios de contabilidade consegue obter o melhor desempenho operacional, não é? Em meio às mudanças causadas pela modernização da contabilidade estão as possibilidades de otimizar a gestão de documentos.
Mas você sabe quais são os diferenciais que o seu escritório de contabilidade pode explorar com a digitalização de documentos na contabilidade? Confira os principais deles:
- Aumento da produtividade. Uma gestão de documentos moderna permite que o armazenamento e a localização dos documentos seja feita de forma muito prática – garantindo um aumento da produtividade dos funcionários.
- Redução de custos. É possível reduzir drasticamente os custos com armazenamento de mídias físicas e ainda poupar recursos com a impressão.
- Segurança da informação. Você já extraviou um documento? Ou então teve que lidar com perdas causadas por acidentes? As informações armazenadas digitalmente ficam mais seguras contra essas situações.
- Satisfação do cliente. Com a otimização da gestão de documentos também aumenta a qualidade do atendimento aos clientes – gerando mais satisfação em relação à sua empresa.
- Crescimento dos resultados. Como consequência de todos esses diferenciais, o seu escritório pode maximizar os resultados financeiros conquistados apenas com a gestão de documentos.
Mudanças previstas pelo Decreto nº 10.278/2020 na digitalização de documentos na contabilidade
O Decreto nº 10.278/2020 – que também está sendo chamado de Lei de Digitalização de Documentos – prevê que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais e o mesmo valor que os documentos originais. Com isso, torna-se possível facilitar a administração e gestão de documentos públicos e privados, de modo a proporcionar maior agilidade e facilidade em relação à visualização, armazenagem e preservação dos documentos.
Com base nas previsões dessa legislação, os documentos físicos poderão ser descartados após o processo de digitalização realizado conforme os procedimentos previstos – ressalvados aqueles que apresentem conteúdo de valor histórico.
Trata-se de uma grande revolução na forma como os documentos contábeis podem ser gerenciados. Se as empresas já estavam migrando para o mundo digital, esse Decreto fomenta ainda mais a digitalização de documentos na contabilidade.
Entretanto, é importante frisar que a Lei de Digitalização de Documentos não se aplica aos documentos originalmente produzidos em formato digital, tampouco aos documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional e aos documentos microfilmes, audiovisuais, de identificação e de porte obrigatório.
Como o MegaGED pode ajudá-lo a implementar a digitalização dos documentos?
O MegaGED pode ajudá-lo na preparação para aproveitar as novidades do Decreto nº 10.278/2020 e implementar a digitalização de documentos na contabilidade! Trata-se de um software de gestão documental que facilita o gerenciamento de todos os seus documentos digitalizados – seguindo todas as diretrizes previstas no Decreto nº 10.278/2020.
Afinal, é fundamental um bom gerenciamento dos documentos depois de migrá-los para o formato eletrônico. Com o MegaGED você pode centralizar o armazenamento dos seus documentos em formato digital e torná-los acessíveis para que as pessoas autorizadas possam utilizados no dia a dia de trabalho.
Dessa forma, após o procedimento de descarte dos documentos físicos, você não precisa mais se preocupar com a segurança das suas informações – unindo a conformidade legal com a produtividade do seu negócio.Você já conhecia os benefícios da digitalização de documentos na contabilidade? Quer conhecer melhor as funcionalidades do MegaGED? Entre em contato com a nossa equipe
