As organizações precisam buscar constantemente formas de reduzir custos operacionais e obter vantagem competitiva, caso contrário, correm o risco de ficar para trás em relação aos concorrentes. Os processos baseados em papel comprovam continuamente que drenam recursos e dinheiro de um negócio, razão pela qual tantas organizações estão optando por digitalizar e automatizar processos para reduzir ineficiências.
Nos últimos anos, mais e mais organizações têm adotado a tecnologia de assinatura digital como parte de sua estratégia de transformação digital com o objetivo de digitalizar seus processos relacionados ao papel. Ao criar um fluxo de trabalho totalmente digital desde a criação de documentos até a conclusão por meio de assinatura digital, reduz-se o custo de papel, impressão, envio, armazenamento e tempo de administração.
Você quer reduzir ineficiências da sua empresa usando as assinaturas digitais? Veja como isso pode ser colocado em prática logo a seguir!
Como reduzir ineficiências com assinaturas digitais?
1. Redução de custos com documentos impressos
As empresas ainda estão imprimindo contratos em papel e enviando para os clientes assinarem, que retornam pelo correio tradicional e os contratos são digitalizados e destruídos ou armazenados fisicamente. Porém, esse é um processo que parece arcaico quando comparamos com as possibilidades trazidas pela tecnologia.
Segundo uma pesquisa realizada pela AiiM, o custo médio desse processo é de £ 14 por documento no Reino Unido, sem nem mesmo considerar os custos administrativos do pessoal envolvido nesse processo. Ao utilizar assinaturas digitais é possível reduzir ineficiências nesse processo para torná-lo ágil e menos oneroso.
2. Captura de assinatura digital
Quanto tempo você acha que gasta em sua empresa perseguindo pessoas para obter uma assinatura?
Imagine um hospital que precisa de um profissional somente para ir a vários centros médicos para obter assinaturas físicas de médicos, chefes de farmácia e outros profissionais. Isso é claramente um desperdício de um recurso valioso e deixa documentos importantes abertos a questões de segurança.
Digitalizar seu processo de documento cria um ambiente seguro que mantém a responsabilidade, integridade e fluxo de trabalho do documento, aumenta a velocidade e a eficiência de conclusão.
Ao criar um ambiente digital seguro, você consegue reduzir ineficiências ao automatizar um processo legal – minimizando o tempo de resposta de documentos.
3. Eliminação de erros de entrega de documentos
Você já teve que lidar com situações em que os clientes não receberam os documentos por correspondência? Quando coisas assim acontecem, é preciso gerenciar atrasos e outros estresses, não é?
Ao utilizar as assinaturas digitais, você tem um processo de transação de documento transparente, então você está totalmente ciente de quem o assinou, quem não o assinou e quantas vezes ele foi visto. Você pode automatizar lembretes e pode até mesmo redirecionar seu documento para uma parte disponível para concluí-lo e remover esses atrasos desnecessários de seus processos.
4. Aumente o alcance e a base de clientes
O uso de software de assinatura digital elimina barreiras geográficas para o preenchimento de documentos, e também atrai os nativos digitais para usar seu serviço. A conveniência do cliente e a facilidade de uso são fundamentais para altas taxas de conversão. O envio de documentos a seus clientes para que eles possam concluir o uso de canais online e móveis captura o consentimento imediatamente, sem risco de atrasos.
5. Transações rápidas e convenientes
Outra forma de reduzir ineficiências com as assinaturas digitais é com base na melhoria dos processos de negócios, acelerando-os. Os dias de assinar contratos manualmente estão lentamente se tornando uma coisa do passado, porque os clientes querem ser capazes de fazer as coisas enquanto estão em movimento usando dispositivos móveis. Em um estudo recente, o tempo de entrega do documento foi reduzido em até 80% quando comparado com os meios postais tradicionais.
Você já sabia como as assinaturas digitais podem reduzir ineficiências em sua empresa? Como sua organização vem explorando essa tecnologia? Deixe o seu comentário!
