O MegaGED é uma plataforma digital que reúne todos os recursos necessários para um gerenciamento eficiente das informações em formato digital. Com a utilização dessa solução, é possível otimizar a gestão dos fluxos documentais e aumentar a produtividade da sua empresa.
Em vez de armazenar os documentos da empresa em armários ou HDs que precisam ser acessados localmente, você tem a possibilidade de migrar as informações para o formato digital. Ao centralizar esses dados na nuvem, todos os usuários podem acessá-los facilmente e trabalhar de forma colaborativa.
Quer entender melhor quais são as funcionalidades que você encontra o MegaGED? Confira logo a seguir.
O que é o MegaGED?
O MegaGED é um software de gestão documental que permite o armazenamento de todas as informações na nuvem. Ou seja, todas as informações que circulam pela organização podem ficar salvos em um ambiente seguro e de fácil acesso para os funcionários – acabando com problemas de informações perdidas ou dificuldades na comunicação interna.
Com o MegaGED, você pode tornar seus departamentos mais produtivos e interligados para seus gestores, com informação rápida e segura: matéria-prima da gestão eficiente. Tudo em única plataforma em tempo real.
O MegaGED garante que todos os dados necessários fiquem armazenados de forma organizada e sejam encontrados rapidamente. Basta fazer uma pesquisa usando o nome do cliente, data de emissão, entre outras classificações usadas.
Além disso, você não precisa estar presente na empresa para ter acesso aos documentos armazenados. O MegaGED permite que você tenha acesso remoto a todas as informações – podendo acessá-las de qualquer dispositivo móvel.
Quais são as principais funcionalidades do MegaGED?
O MegaGED é um software de gestão de documentos completo, contendo todas essas funcionalidades e muito mais:
Compartilhamento
Com essa função, é possível compartilhar pastas ou arquivos com pessoas que não tenham acesso ao MegaGED, através de um link externo podendo ser enviado pelo Whattsapp, e-mail e redes sociais.
Central de Notificações
Trata-se de uma funcionalidade que garante que o usuário receba os avisos: documentos a vencer, fluxos de documentos pendentes e arquivos compartilhados – facilitando ao usuário a tomada de decisão.
Armazenamento em nuvem
Os documentos ficam armazenados na nuvem, proporcionando maior segurança e facilitando a redução de custos, evitando servidores próprios.
Indexação
Para cada tipo documental é possível criar quantos campos de indexação forem necessários. Estes podem ser obrigatórios, numéricos, datas para auxiliar nos casos dos documentos que tenham prazo de validade.
Manipulação de PDF
Este recurso Permite manipular um arquivo PDF onde é possível: acrescentar ou remover páginas, inserir marca d’agua e criptografar o arquivo.
Pastas
Com a criação de pastas, é possível definir setores ou departamentos com níveis de permissões para grupos de usuários com diferentes tipos de acesso, restringindo as ações aos documentos.
Versionamento de documentos
No sistema é possível fazer versionamento de documentos, mantendo um registro do que foi alterado e por quem foi alterado cada versão do documento em questão.
Trilha de Auditoria
Permite ter a rastreabilidade das ações de cada documento por usuário: visualização, exclusão, download, data e hora, etc.
Fluxo Documental
É possível criar fluxos documentais para automatizar processos, quando for necessária aprovação de um determinado documento ou através de formulários dinâmicos, encaminhando-o automaticamente para a instância seguinte, de acordo com os parâmetros estabelecidos.
Aviso de Vencimento
O MegaGED auxilia no controle dos documentos que tenham prazo de validade, como contratos, licenças, alvarás entre outros. Dessa forma, o responsável recebe automaticamente um alerta com dias de antecedência, podendo tomar as medidas adequadas em tempo hábil.
Busca amigável
A experiência de busca é muito simples e intuitiva: o usuário não precisa saber a localização do documento, pode pesquisar por tipos dos documentos, informações de indexação, data do documento, data do vencimento ou pelo proprietário do documento.
Níveis de Acesso
É possível criar diferentes níveis de permissões, restringindo as ações aos documentos e as funcionalidades, como: visualização, edição de indexações, exclusão dos documentos entre outros.
Controle de Acesso por Horário
Trata-se de um recurso que permite que administrador determine uma faixa de horário para acesso de um grupo de usuários ou usuário.
Controle de Acesso por IP
É possível bloquear o acesso externo ao sistema MegaGED, liberando somente a uma determinada rede, proporcionando segurança aos dados do sistema.
Login por AD (Active Diretory)
Possibilidade de acesso ao MegaGED usando as mesmas credenciais do AD (Active Directory).
Ficou interessado em levar todas essas funcionalidades do MegaGED para a sua empresa? Entre em contato com a nossa equipe!
