Existemmuitos fatores estressantes associados à administração de uma empresa. Masorganizar a gestão documental do seu negócio não precisa ser um desses fatores.
Muitosempresários se veem enterrados sob documentos. Existem contratos, faturas,relatórios, planilhas, registros, pedidos de emprego, apólices de seguro,demonstrações financeiras. E a lista continua. Do importante ao minúsculo, omar de papelada parece interminável.
Paracontornar essas complicações, você precisa de um sistema confiável. Nesteartigo veremos um passo a passo para ajudá-lo a organizar a gestão documentalda sua empresa. Acompanhe.
5 passos paraorganizar a gestão documental do seu negócio
1. Crie um sistemade organização
Considereesta a sua regra de ouro para organizar a gestão documental: quanto menos vezesvocê tocar em um pedaço de papel, melhor.
Issosignifica que você deve pensar em um sistema sobre como deseja arquivar essesdocumentos antes de começar a classificá-los.
Comovocê deseja categorizá-los? Existem inúmeras opções diferentes, incluindo:
- Por cliente
- Por ano ou períodos específicos
- Por categoria (finanças, contratação, jurídico)
- Por tipo de documento (contratos, faturas,demonstrativos financeiros)
Umbom sistema de arquivamento deve ser intuitivo. Portanto, se você está lutandopara descobrir a melhor maneira de abordar isso, pergunte a si mesmo: se euestivesse procurando por esse item no futuro, onde eu pesquisaria primeiro?
Qualquersistema que você estabelecer para seus arquivos físicos, use o mesmo para osarquivos do seu computador. Isso ajudará a identificar a abordagem maisamigável para classificar e separar esses documentos.
2. Comece com umaárea de cada vez
Vocêprovavelmente tem documentos comerciais escondidos em muitos lugaresdiferentes. Talvez haja seu armário de arquivos, a pilha crescente em sua mesa,arquivos de computador, além de toda a papelada importante que está na suacaixa de entrada de e-mail.
Issopode parecer esmagador, portanto, torne o processo mais gerenciável, começandocom uma área de cada vez.
Enfrenteo armário antes de passar para os papéis soltos espalhados pelo escritório.Fazer isso significa que você conquistará este projeto metodicamente, evitaráperder algo importante e manterá um sistema coeso à medida que você se move porcada um desses locais de armazenamento.
3. Limpe a papeladadesnecessária
Livrar-seda papelada pode inspirar uma grande paranoia. Como você sabe, com certeza, quenunca mais precisará disso? E se a fiscalização solicitar determinada notafiscal de 2010?
Essa preocupaçãoé válida. Mas também significa que você corre o risco de obstruir seu espaçocom todos os tipos de registros desnecessários.
Umaótima forma de solucionar essa complicação é conhecer o tempo mínimo dearmazenamento dos documentos contábeis e fiscais – que geralmente é de 5 anos.Além disso, você também pode definir um limite máximo de tempo para armazenaros demais documentos – como 7 anos.
4. Lembre-se daacessibilidade
Depoisde remover a confusão desnecessária, é hora de arquivar o que resta usando osistema e as categorias que você estabeleceu acima.
Aoguardar papéis físicos, considere o quão acessível você precisa deles.
Talvezesse livreto sobre sua apólice de seguro possa ser relegado a um arquivobloqueado – você quase nunca o olha. Mas talvez você queira que os contratos declientes que você usa com frequência estejam ao alcance.
Seusistema de arquivamento deve ajudá-lo, em vez de criar dificuldades extras.Fazer essas considerações significa que você armazenará as coisas de uma maneiraque faça mais sentido para sua vida diária.
5. Considereimplementar um sistema digital
Hámuito menos papel físico envolvido na propriedade da empresa do que costumavaexistir, mas você provavelmente ainda tem muitos documentos impressos que estámantendo armazenados.
Porém, a tendência é que todas as informações migrem para o ambiente digital. E isso pode contribuir no momento de organizar a gestão documental da sua empresa.
Emvez de gerenciar os documentos impressos, você pode usá-los em formato eletrônico.Dessa forma, torna-se mais simples mantê-los organizados e todas as informaçõesque você necessita no dia a dia podem ser acessadas por meio de qualquerdispositivo móvel.
Além disso, ainda torna-se mais fácil realizar backups de segurança na nuvem. Assim, você garante que todos os dados da sua empresa fiquem armazenadas em um ambiente seguro e minimiza as chances de complicações.Você gostou do passo a passo para organizar a gestão documental da sua empresa? Está disposto a migrar os seus documentos para o formato digital?
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