Você tem dificuldades no momento de organizar os documentos da sua clínica médica ou odontológica? Essa é uma tarefa muito importante para o andamento das atividades, mas muitos profissionais da área da saúde não conseguem dedicar a atenção necessária para isso.
Porém, as consequências de uma gestãoineficiente podem ser bastante negativas. Você já extraviou o histórico de umpaciente? Perde tempo procurando por exames que estão arquivados? Ou então jáenfrentou complicações legais pela ausência dos documentos que precisa manterguardados?
Além de evitar complicações, organizar osdocumentos da sua clínica médica ou odontológica ainda gera benefícios paratoda a estrutura da organização. Neste artigo vamos ver 5 dicas para colocarisso em prática.
Comoorganizar os documentos da sua clínica médica ou odontológica?
1.Conheça quais são os principais documentos
Circulam muitos documentos por uma clínicamédica ou odontológica, certo? É muito importante conhecer o teor dessesdocumentos para iniciar um sistema mais eficiente de armazenamento.
Por um lado, existem os documentos referentes àsobrigações legais – como documentos de funcionários e prestadores de serviços,notas fiscais, comprovantes de declarações, entre outros. Por outro lado,também existem todos os documentos utilizados internamente: fichas depacientes, exames, prontuários, entre outros.
Quanto mais você conhecer como cada um dessesprocessos internos funciona, mais fácil será organizar os documentos da suaclínica médica ou odontológica. Trata-se de uma forma de compreender asmelhores formas de ordenar as informações para que as pessoas saibam comoacessá-las.
2.Armazene as informações importantes na nuvem
O armazenamento dos documentos em papel estáficando no passado. Ao optar por digitalizar os documentos, você evitaproblemas com deterioração com o tempo ou acidentes. Além disso, ainda podeeconomizar espaço e organizar as informações dos pacientes de forma maisordenada.
Muitas clínicas já adotam o armazenamento em formato digital, porém, mantêm as informações apenas em um computador – o que pode estar sujeito a perda de arquivos. A melhor solução é levar todas essas informações para a nuvem, garantindo a segurança dos arquivos e podendo acessá-los de qualquer local com conexão com a internet.
3.Conheça o tempo de armazenamento dos documentos
Alguns documentos devem ser armazenados poranos. Enquanto isso, outros podem ser descartados em pouco tempo para liberarespaço e facilitar a organização. Ficar de olho nisso é essencial para evitarque informações importantes sejam descartadas – mantendo somente aquelesdocumentos realmente necessários.
Veja alguns exemplos de prazos de armazenamentodos documentos:
- Comprovantes depagamento de tributos da Previdência Social: prazo de, no mínimo, 30 anos.
- IPTU, IPVA e ExtratosBancários: prazo de 5 anos.
- Financiamentos ouconsórcios: armazenamento até a quitação do bem adquirido.
- Recibos de aluguel econdomínio: até o término do contrato de uso do imóvel.
- Contas básicas (água,telefone, luz, gás): por 90 dias ou até 5 anos, por precaução.
- Escritura de imóvel,PIS e CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social): permanentemente.
Além desses documentos necessários para qualquerclínica, ainda é possível definir o prazo para armazenamento de outrosdocumentos internos – como dados de pacientes ou outras informações utilizadaspela sua equipe.
4.Faça backups constantes
Organizar os documentos da sua clínica médica ou odontológica passa por manter os dados seguros. E uma ótima forma de garantir isso é com backups constantes. Procure salvar essas informações em diversas mídias de armazenamento ou insira os documentos digitais na nuvem. Dessa forma, você previne complicações com imprevistos.
5.Utilize um sistema de gestão documental
Um sistema de gestão de documentos é uma soluçãodigital que facilita o armazenamento e localização dos documentos que circulampela sua clínica. Ou seja, você migra os documentos para o formato digital edeixa de depender do armazenamento de documentos em papel.
Além de eliminar a necessidade de lidar comvárias pilhas de papel, um sistema de gestão de documentos centraliza eorganiza todas informações em um único ambiente. E isso gera diversosbenefícios – como centralização dos dados, aumento da segurança, facilidade noacesso às informações, aumento da produtividade interna e incentivo à colaboração.
Você gostou das dicas para organizar os documentos da sua clínica médica ou odontológica? Quer conhecer melhor as funcionalidades de um sistema de gestão documental? Então conheça o MegaGED – o software de gestão eletrônica de documentos com melhor custo-benefício do Brasil.
