Como você costuma fazer a gestão de documentos do condomínio?Possui todos eles guardados em pastas? Ou então costuma deixar os documentos namesma gaveta? Apesar de ser muito importante garantir a segurança dosdocumentos, muitos síndicos não seguem um processo claro e eficiente.
Você já teve problemas com a perda de documentos? Ou entãodemorou dias para conseguir encontrar uma informação importante? Essas sãosituações que podem causar complicações em longo prazo – mas que podem sercombatidas com eficiência quando existe um sistema de organização.
Preparamos um passo a passo para ajudá-lo a otimizar a gestãode documentos do condomínio. Confira.
A importância da gestão de documentos
Muitos síndicos estão focados em diversas outras atividades eacabam deixando o gerenciamento dos documentos em segundo plano. Porém, agestão de documentos do condomínio é uma rotina de grande importância para ossíndicos.
Veja os principais fatores que ajudam a compreender essaimportância:
- Redução de falhas e erros. Um condomínio que não possui processos bem definidos para gerenciar os seus documentos pode enfrentar muitos problemas no dia a dia do trabalho – principalmente com o extravio de documentos e difícil acesso às informações. Por outro lado, uma gestão documental bem planejada pode resolver essas falhas e erros.
- Diminuição de despesas. A dificuldade no arquivamento e localização de documentos aumenta as chances de falha no processamento das informações de um condomínio. Em longo prazo, isso pode elevar os gastos com imprevistos e penalidades.
- Aumento da produtividade. Um síndico possui diversas tarefas chamando por sua atenção, não é? Sem perder tempo procurando por documentos, é possível aumentar o seu desempenho no dia a dia.
- Armazenamento até a data necessária. Muitos dos documentos armazenados por um condomínio podem ser descartados após alguns anos. Porém, isso se torna difícil de identificar quando os documentos estão todos misturados. Uma boa organização permite que esses documentos sejam identificados no momento do descarte.
4 passos para otimizar a gestão de documentos do condomínio
Você está disposto a otimizar a gestão de documentos docondomínio? Então confira um passo a passo que vai ajudá-lo:
1. Crie um sistemade organização
Quantomenos vezes você precisar tocar em um pedaço de papel, melhor. Isso significaque você deve pensar em um sistema sobre como deseja arquivar esses documentosantes de começar a classificá-los.
Paraisso, você pode estabelecer uma organização por categorias – incluindodocumentos de finanças, trabalhistas, jurídicos, entre outros. A partir disso,torna-se mais fácil saber como proceder com cada documento que entra nocondomínio.
2. Limpe a papeladadesnecessária
Vocêpossui muitos documentos espalhados pelas suas gavetas e armários? Antes deprosseguir, é importante fazer uma limpa nessas informações. Tire um tempinhopara avaliar quais documentos ainda são necessários e quais podem serdescartados.
3. Lembre-se daacessibilidade
Depoisde remover a confusão desnecessária, é hora de arquivar o que resta usando osistema e as categorias que você estabeleceu acima. Porém, ao guardar papéisfísicos, é preciso considerar o quão acessível você precisa deles.
Documentossobre moradores que você costuma usar com frequência devem ficar bemacessíveis. Já alvarás antigos que você dificilmente irá necessitar podem ficarguardados em locais que você não costuma acessar.
4. Considereimplementar um sistema digital
Hámuito menos papel físico envolvido na em um condomínio do que costumavaexistir, mas você provavelmente ainda tem muitos documentos impressos que estámantendo armazenados.
Porém,a tendência é que todas as informações migrem para o ambiente digital. E issopode contribuir no momento de otimizar a gestão de documentos do condomínio.
Em vez de gerenciar os documentos impressos, você pode usá-los em formato eletrônico. Dessa forma, torna-se mais simples mantê-los organizados e todas as informações que você necessita no dia a dia podem ser acessadas por meio de qualquer dispositivo móvel.Você gostou do passo a passo para otimizar a gestão de documentos do condomínio? Está disposto a migrar os seus documentos para o formato digital? Então conheça o MegaGED – o software de Gestão Eletrônica de Documentos com o melhor custo-benefício do Brasil
