No dia 19 de março de 2020, foi publicado o Decreto nº 10.278/2020, que estabelece procedimentos para digitalização de documentos públicos e privados, de forma que produzam os mesmos efeitos legais e tenham o mesmo valor que os documentos originais. Entretanto, é preciso ter uma atenção especial para o processo de transformar um documento físico em digital.
Em um mundo cada vez mais digital, a exigência de manter arquivos em papel armazenados fazia cada vez menos sentido. Por esse motivo, o Decreto nº 10.278/2020 regulamenta a migração dos documentos para o formato eletrônico – mantendo sua validade legal e valor originais.
Mas quais são os cuidados que devem ser observados para transformar um documento físico em digital? Descubra logo a seguir.
O que é o Decreto 10.278/2020?
Conforme já vimos, o Decreto nº 10.278/2020 prevê que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais e o mesmo valor que os documentos originais.
Com isso, o objetivo é facilitar a administração e gestão de documentos públicos e privados, de modo a proporcionar maior agilidade e facilidade em relação à visualização, armazenagem e preservação dos documentos.
Como transformar um documento físico em digital?
Para transformar um documento físico em digital, é preciso seguir algumas diretrizes previstas no Decreto 10.278/2020. Afinal, não é qualquer documento em formato eletrônico que passa a ter os mesmos efeitos legais e o mesmo valor que os documentos originais.
Veja quais são os principais cuidados a serem tomados no processo de transformar um documento físico em digital:
Observe as regras para digitalização
Para que o documento digitalizado produza os mesmos efeitos do documento original, os procedimentos e as tecnologias utilizadas em sua digitalização devem assegurar:
- A integridade e a confiabilidade do documento digitalizado. Ou seja, arquivo digitalizado precisa ser idêntico ao original e assinado digitalmente com certificado ICP-Brasil.
- A rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos. O sistema usado para digitalização e armazenamento dos documentos deve informar quais os procedimentos executados e o histórico dos materiais digitalizados.
- A qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento. Os equipamentos usados para digitalizar os arquivos devem seguir as normas técnicas definidas na legislação.
- A confidencialidade do documento, quando aplicável. O sistema de armazenamento dos documentos digitais deve conceder níveis diferentes de acesso de acordo com os parâmetros de confidencialidade.
- A interoperabilidade entre sistemas informatizados. Os documentos digitalizados devem ser salvos em um formato aberto (como PDF/A). Isso assegura que esse documento possa ser acessado em qualquer outro sistema.
Siga os padrões técnicos mínimos
Esses são os padrões técnicos mínimos que devem ser observados no momento de transformar um documento físico em digital:
*Na hipótese de o arquivo ser comprimido, deve ser realizada compressão sem perda, de forma que a informação obtida após a descompressão seja idêntica à informação antes de ser comprimida.
Metadados mínimos
Todos os documentos digitalizados devem incluir esses metadados mínimos:
Você já sabia como transformar um documento físico em digital? Gostou das dicas apresentadas neste artigo? Deixe o seu comentário.
