Melhorar a produtividade do supermercado é umdos grandes objetivos dos gestores. Quanto mais os funcionários conseguiremdesempenhar o seu trabalho no dia a dia, melhores podem ser os resultadosobtidos.
E isso vale para toda a estrutura de uma rede desupermercados. Além de todos os funcionários que trabalham diariamente noatendimento ao público – seja na reposição de produtos, caixa, padaria ou açougue– ainda é fundamental considerar o trabalho da equipe responsável pelaadministração do negócio.
Um dos grandes segredos para melhorar aprodutividade do supermercado pode estar na gestão correta dos documentos quecirculam pela organização. Quando esses processos são eficientes, os fluxos detrabalho se tornam mais simples e eficazes.
Entenda neste artigo como você pode melhorar aprodutividade do supermercado com a gestão documental.
Comoa gestão documental ajuda a melhorar a produtividade do supermercado?
Você já reparou no tempo que é gasto apenas paraarmazenar e localizar documentos na sua empresa? Em organizações que aindafazem o armazenamento em mídia física, podem ser desperdiçadas muitas horastodas as semanas apenas procurando por papéis em armários e gavetas.
Porém, a evolução da tecnologia permitiu amigração desses documentos para o formato eletrônico. Dessa forma, todas asinformações podem ficar armazenadas em umaúnica plataforma – que salva esses dados na nuvem e facilita o acesso paratodas as pessoas autorizadas.
Ou seja, todos os funcionários do supermercadoarmazenam os dados em um único ambiente digital. Quando é necessário acessar umdocumento, basta fazer uma rápida pesquisa no banco de dados.
Como consequência, a gestão documental ajuda amelhorar a produtividade do supermercado. Confira como isso é colocado emprática:
Agilidadeno atendimento ao cliente
Para oferecer suporte aos clientes, ajudá-los a tomar decisões de compra e criar um melhor ambiente de compras em geral, os funcionários do supermercado precisam ter uma maneira de acessar facilmente informações sobre produtos, marcas, remessas, e mais. Com um sistema de gestão documental facilmente acessível, essas informações ficam disponíveis sempre que necessário.
Facilidadepara encontrar informações
Frequentemente, as informações são armazenadasem arquivos (e, portanto, não são acessíveis rapidamente) ou armazenadas embancos de dados corporativos confusos (que, de qualquer maneira, não sãoacessíveis aos funcionários com facilidade).
Como resultado, o funcionário precisa sacrificara produtividade e o tempo de resposta para encontrar as informações relevantesou é forçado a fornecer um serviço menos satisfatório ao cliente. Esse dilemapode resultar em perda de vendas, uma equipe menos eficiente em geral (levandoa custos operacionais mais altos) e outros problemas.
Um sistema de gerenciamento de documentos comuma função de pesquisa pode resolver todos os problemas descritos acima. Aooferecer aos funcionários uma plataforma onde eles podem encontrar informaçõessobre produtos ou localizar respostas para outras perguntas dos clientes, ossupermercados também estão oferecendo aos funcionários as ferramentasnecessárias para desenvolver suas atribuições com mais eficiência.
Colaboraçãointerna
Os documentos do supermercado podem ficararmazenados em uma plataforma que centraliza todas as informações. Por contadisso, torna-se mais fácil estimular a colaboração entre os diferentes setorese profissionais da empresa.
Após fazer um pedido de compra ao fornecedor, odocumento comprovante da operação pode ser inserido na plataforma e acessadopelas áreas interessadas. Dessa forma, o controle de estoque, a contabilidade ea gestão financeira podem atualizar seus sistemas internos, por exemplo.
Assim como neste exemplo, vários outros setorestambém podem colaborar para aumentar a produtividade do supermercado. Como osprofissionais de marketing e vendas, que podem coordenar suas ações aocompartilhar os materiais sem depender da troca de e-mails.
Reduçãodas chances de falha
As falhas na gestão documental podem gerar consequências negativas para um supermercado. Além de correr riscos de segurança ou causar a insatisfação de clientes, os processos mal estruturados levam a uma queda na produtividade.
Imagine que um documento importante sejaextraviado. Os profissionais que precisavam dessa informação podem perder diasde trabalho apenas para contornar essa complicação – gerando uma perdarelevante na produtividade de seus setores.
Com um sistema de gestão documental é possível minimizar drasticamente essas situações de erros e falhas. Todas informações ficam armazenadas com segurança e organizadas para serem acessadas pelos funcionários.
Você já conhecia o impacto da gestão documental para melhorar a produtividade do supermercado? Está disposto a investir em um software de gestão eletrônica de documentos? Então conheça o MegaGED!
