Você já está pensando em se preparar para o Decreto nº 10.278/2020? Muitas empresas brasileiras buscam se adaptar rapidamente às mudanças previstas em relação à digitalização e descarte dos documentos – aproveitando todos os benefícios de eliminar os documentos em papel.
Atualmente, é comum vermos organizações que já utilizam documentos em formato digital. Porém, é necessário manter a versão original armazenada em papel para ter os efeitos legais. Com o Decreto nº 10.278/2020, essa realidade vai mudar.
Neste artigo vamos compreender quais são as mudanças que devem ocorrer e como as empresas devem se preparar para o Decreto nº 10.278/2020. Confira.
Quais são as mudanças proporcionadas pelo Decreto nº 10.278/2020?
O Decreto nº 10.278/2020 prevê que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais e o mesmo valor que os documentos originais. Com isso, torna-se possível facilitar a administração e gestão de documentos públicos e privados, de modo a proporcionar maior agilidade e facilidade em relação à visualização, armazenagem e preservação dos documentos.
Dessa forma, após o processo de digitalização realizado conforme os procedimentos previstos, o documento físico poderá ser descartado – ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.
Vale destacar que o Decreto não se aplica aos documentos originalmente produzidos em formato digital, tampouco aos documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional e aos documentos microfilmes, audiovisuais, de identificação e de porte obrigatório.
Como se preparar para o Decreto nº 10.278/2020?
A possibilidade de digitalizar os documentos e descartar os papéis armazenados na empresa é ótima, não é? Porém, é preciso se preparar para o Decreto nº 10.278/2020 – conhecendo profundamente a legislação e seguindo as diretrizes para um correto gerenciamento da documentação.
Veja os principais pontos que você deve observar para se preparar para o Decreto nº 10.278/2020:
Conheça as regras para digitalização
Para que o documento digitalizado produza os mesmos efeitos do documento original, os procedimentos e as tecnologias utilizadas em sua digitalização devem assegurar:
- A integridade e a confiabilidade do documento digitalizado. Ou seja, arquivo digitalizado precisa ser idêntico ao original e assinado digitalmente com certificado ICP-Brasil.
- A rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos. O sistema usado para digitalização e armazenamento dos documentos deve informar quais os procedimentos executados e o histórico dos materiais digitalizados.
- A qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento. Os equipamentos usados para digitalizar os arquivos devem seguir as normas técnicas definidas na legislação.
- A confidencialidade do documento, quando aplicável. O sistema de armazenamento dos documentos digitais deve conceder níveis diferentes de acesso de acordo com os parâmetros de confidencialidade.
- A interoperabilidade entre sistemas informatizados. Os documentos digitalizados devem ser salvos em um formato aberto (como PDF/A). Isso assegura que esse documento possa ser acessado em qualquer outro sistema.
Cumpra os requisitos legais
Segundo o Decreto nº 10.278/2020, o documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá:
- Ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;
- Seguir os padrões técnicos mínimos previstos; e
- Conter, no mínimo, os metadados especificados.
Prepare-se para digitalizar os documentos
Conforme acabamos de ver, os documentos digitalizados devem seguir uma série de parâmetros técnicos para que tenham validade. Portanto, é preciso se preparar para observar:
- Resolução mínima
- Cor
- Tipo original
- Formato de arquivo
- Metadados
Organize um processo de descarte
O artigo 9 do Decreto nº 10.278/2020 estabelece que, após o processo de digitalização feito de maneira correta, o documento físico poderá ser descartado – ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.
Portanto, um dos passos importantes para se preparar para o Decreto nº 10.278/2020 é saber quais documentos têm valor histórico. Para isso, é preciso conhecer o seu segmento e suas atividades particulares.
É possível buscar informações do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) para determinar o plano de retenção documental. Além disso, você também deve conhecer as regulamentações específicas que podem existir no seu ramo de atuação – como as normas relacionadas a instituições financeiras e da saúde.
Utilize uma solução para gerenciamento dos documentos digitais
Por fim, é fundamental que você saiba como gerenciar os documentos depois que eles estiverem digitalizados. Por esse motivo, você deve buscar um software de gerenciamento de documentos que facilite esse processo – seguindo as normas do Decreto nº 10.278/2020 e auxiliando nas operações internas do seu negócio.
Você gostou das dicas para se preparar para o Decreto nº 10.278/2020? A sua empresa já está se adaptando a essa nova legislação? O MegaGED pode ajudá-lo a gerenciar adequadamente os seus documentos digitais. Conheça nossas funcionalidades!
