Organizaçõesde todos os setores reconhecem a importância de aproveitar a tecnologia paramelhorar os processos internos e aumentar a eficiência dos negócios, impactandona experiência do cliente. E no setor de hotelaria isso não é diferente.
Aspreferências dos hóspedes mudam e é preciso manter-se sempre atualizado. Porém,o que muitos gestores não sabem é que a gestão de documentos do hotel pode terum impacto direto nessa experiência entregue.
Oshotéis enfrentam uma variedade de desafios, incluindo:
- Acompanhar as preferências do cliente
- Gerenciamento de reputação
- Intensa concorrência
- Expectativas elevadas do público
- Implementação de medidas de segurança de dados
- Garantir processos sustentáveis e responsáveis
Amudança das expectativas dos hóspedes tem sido um dos maiores fatores deinovação tecnológica e mudança operacional entre os hotéis na última década.Concorrentes como o Airbnb causaram grandes impactos no mercado – e os hotéisprecisam correr atrás do prejuízo.
Considerandotodo esse contexto, os hotéis precisam diferenciar suas ofertas e adaptar seusprocessos para competir com sucesso nesse mercado em constante mudança. E ocaminho para isso passa pela gestão de documentos do hotel.
A importância dagestão de documentos do hotel na experiência do cliente
Mas,afinal, qual é a relação entre a gestão de documentos do hotel com aexperiência do cliente? Aqui estão os principais fatores que vão ajudá-lo acompreender:
1. Atualizaçãotecnológica para melhorar a experiência do hóspede
Aoter a combinação certa de tecnologia, os hotéis podem se destacar dosconcorrentes e se tornar um destino mais atrativo. E aproveitar a tecnologia nanuvem é uma maneira de os hotéis conseguirem acompanhar as demandas dosclientes.
Maisdo que gerenciar os documentos internos do hotel com auxílio da tecnologia,você também pode trabalhar para criar as condições ideais para os seushóspedes. Um hotel que recebe eventos corporativos pode incorporar a tecnologiaem uma sala de reuniões para tornar a experiência mais satisfatória, porexemplo.
2. Atualizaçãomobile
Oshóspedes esperam um serviço rápido e contínuo, mesmo quando se trata deserviços complementares – como a impressão de documentos. Tudo, desde cartõesde embarque a documentos corporativos, podem ser impressos pelo hotel e gerarum grande benefício para o viajante que trabalha.
Umamaneira de os hotéis impressionarem seus clientes é oferecendo serviços deimpressão móvel. Isso permite que os hóspedes enviem documentos diretamente deum dispositivo móvel para a impressora, por e-mail, nuvem ou usando o códigoQR. Este serviço valioso oferece aos hóspedes a capacidade de acessar seusdocumentos, imprimir sem problemas e reduzir a necessidade de múltiplasinterações com a equipe do hotel, liberando seu tempo.
3. Melhore osfluxos de trabalho da equipe para fornecer um melhor atendimento ao cliente
Gerenciarum hotel é complexo. A enorme quantidade de dados que precisa ser coletada,compilada e analisada diariamente é enorme. Desde o gerenciamento de reservasonline e offline até a organização de registros de convidados e atualizações deinventário de salas.
Mesmona era digital de hoje, os hotéis podem ter dificuldade em obter informações emsilos fluindo harmoniosamente por diferentes departamentos (sem falar em várioslocais). O ritmo acelerado em que as coisas se movem dentro da indústria podetornar certas atividades operacionais um pesadelo.
Nãoexiste uma fórmula mágica para melhorar os sistemas hoteleiros, mas mapeandoseus sistemas e processos de gerenciamento atuais, você pode criar um casoclaro de mudança. Quando todas as partes interessadas estiverem a bordo e osdesafios e objetivos do projeto tiverem sido definidos, você poderá tornar tudoainda mais simples com uma boa gestão de documentos do hotel.
Comum bom software de gestão de documentos do hotel, você pode automatizar algumasdas tarefas mais tediosas e propensas a erros através de:
- Gerenciamento de documento
- Sistemas de fluxo de trabalho e gerenciamento deprocessos
- Análise de dados
4. Dados do hóspedeseguros
Os hotéis lidam com um grande volume de dados, sejam dados pessoais, preferenciais ou transacionais. E o armazenamento seguro de todas essas informações é essencial – afinal, qualquer problema relacionado à segurança dos hóspedes pode prejudicar a imagem do hotel.
Ossistemas de gerenciamento de documentos podem ser implementados para ajudá-lo aarmazenar e arquivar dados de maneira segura – ficando disponíveis apenas parapessoas autorizadas.
Você já conhecia o impacto da gestão de documentos do hotel na experiência do cliente? Quer implementar um sistema para auxiliar nesse processo? Então conheça o MegaGED – o software de Gestão Eletrônica de Documentos com o melhor custo-benefício do Brasil.
