Você está acompanhando as mudanças causadas pela LGPD no escritório de contabilidade? Com uma norma para regular o uso de dados pessoais, é preciso tomar alguns cuidados especiais para evitar complicações.
Entretanto, muitos gestores e profissionais contábeis enfrentam dúvidas em relação aos dados que merecem cuidado especial por conta da LGPD. Afinal, estamos falando sobre uma legislação que ainda é novidade e os escritórios de contabilidade passam por um período de adaptação.
Neste artigo vamos compreender melhor quais são os dados que requerem um cuidado especial quando falamos sobre LGPD no escritório de contabilidade. Confira.
O que é a LGPD?
A LGPD (Lei Geral de Proteção aos Dados) é uma lei definitiva sobre a proteção de dados pessoais. Ela cria normas claras e rígidas sobre o tratamento de dados no Brasil, solucionando as brechas que existiam nas leis.
Trata-se de uma lei que dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural.
Veja quais são os fundamentos da LGPD:
- Respeito à privacidade;
- Autodeterminação informativa;
- Liberdade de expressão, de informação, de comunicação e de opinião;
- Inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem;
- Desenvolvimento econômico e tecnológico e a inovação;
- Livre iniciativa, a livre concorrência e a defesa do consumidor; e
- Direitos humanos, o livre desenvolvimento da personalidade, a dignidade e o exercício da cidadania pelas pessoas naturais.
Quais são os dados que requerem cuidado especial?
Acabamos de ver que a LGPD regula o tratamento de dados pessoais, certo? Mas quais são os dados que requerem um cuidado especial para os escritórios de contabilidade?
Segundo a LGPD, dado pessoal é qualquer informação relacionada à pessoa natural identificada ou identificável – como nome, endereço, data de nascimento, origem racial, opinião política, dados genéticos.
Além disso, também precisamos considerar as informações que surgem por conta dos meios digitais – como e-mails, endereços de IP, dados de localização, identificadores de cookies, entre outros.
No caso da contabilidade, existe a manipulação de dados pessoais de seus clientes e de seus funcionários. E são exatamente essas informações que requerem uma atenção especial para respeitar a LGPD no escritório de contabilidade.
Veja alguns bons exemplos de dados pessoais que circulam em um escritório de contabilidade:
- Cadastro de sócios
- Folha de pagamento
- Dados sobre as pessoas físicas responsáveis pelas empresas – especialmente no departamento de legalização
- Informações pessoais de clientes
- Dados coletados para ações de marketing e vendas
Ou seja, atualmente os dados pessoais estão em muitos lugares e podem estar espalhados dentro de um escritório de contabilidade.
A importância da gestão de documentos para LGPD no escritório de contabilidade
O principal objetivo da LGPD é garantir que os dados do usuário estejam seguros e que só serão coletados com seu consentimento. Por conta disso, estão previstas graves punições para as empresas em caso de vazamentos, roubo ou uso indevido dos dados pessoais.
Porém, para que seja possível se adequar às novas exigências, precisamos considerar que grande parte desses dados pessoais estão registrados nos documentos que ficam armazenados no escritório de contabilidade. Portanto, a gestão de documentos e LGPD possuem uma relação direta.
Um escritório de contabilidade que possui clareza nos processos de gestão documental e conhece as normas da LGPD consegue facilmente reformular seus processos internos. Por outro lado, problemas na gestão dos documentos pode tornar complicado o gerenciamento correto dos dados pessoais que estão sob posse da sua organização.
Prepare-se para a LGPD no escritório de contabilidade!
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O MegaGED é um software de gestão documental que permite o armazenamento de todas as informações na nuvem. Ou seja, todas as informações que circulam pela organização podem ficar salvos em um ambiente seguro e de fácil acesso para os funcionários.
Ao migrar essas informações para o formato digital, torna-se mais fácil gerenciá-las com segurança e garantir que as exigências da LGPD no escritório de contabilidade sejam efetivamente cumpridas.
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