O mundo está atravessando a pandemia do Coronavírus – que possui consequências que afetam diretamente o contexto empresarial. Para minimizar os impactos desse vírus, os planos de contingência de coronavírus exigem trabalho remoto.
Ou seja, devido à disseminação do coronavírus, o trabalho remoto é repentinamente um requisito para muitos gestores e profissionais. Porém, poucas organizações se sentem preparadas para o trabalho remoto em larga escala.
Entretanto, você pode tomar medidas para tornar a experiência produtiva para os funcionários e sua organização. Neste artigo veremos algumas dicas que podem ajudá-lo nesse processo.
Fatores de sucesso para o trabalho remoto
1. Comunique-se aberta e frequentemente
O primeiro imperativo em qualquer crise é manter os funcionários informados. Mas como e o que você se comunica é extremamente importante. Esse é especialmente o caso quando os funcionários estão trabalhando remotamente e podem receber menos informações dos canais organizacionais do que se estivessem em um escritório com seus gerentes e colegas.
Compartilhe de maneira aberta e frequente qual é o real impacto da crise nos seus negócios e normalize o que esperar. Caso contrário, os funcionários simplesmente recorrem à rede tradicional de informações (sites, mídias sociais etc.) para preencher o vazio. Certifique-se de que os gerentes sejam informados para que possam transmitir informações em cascata, conforme necessário.
A sinceridade e a comunicação bidirecional ajudam a estabelecer a confiança necessária para tornar suas políticas de trabalho remoto um sucesso.
2. Confie nos funcionários para serem produtivos
Se suas iniciativas de trabalho remoto são rotineiras ou urgentes, a confiança é a base do seu sucesso. Afinal, você não tem como acompanhar o dia a dia dos funcionários como ocorreria normalmente.
Os gerentes geralmente se preocupam com a falta de visibilidade dos fluxos de trabalho e rotinas de seus subordinados diretos quando trabalham remotamente. Porém, essas preocupações com a produtividade geralmente são muitas vezes exageradas.
Os funcionários que trabalham em casa geralmente gerenciam seu tempo para aproveitar a hora do dia em que se sentem mais produtivos e não sofrem interrupções desnecessárias como quando trabalham no escritório.
Apesar de ser necessário um período de adaptação para os profissionais que ainda não estão habituados ao trabalho remoto, o principal vilão da produtividade não é a falta de comprometimento dos funcionários – mas sim a ausência da tecnologia necessária para o desenvolvimento de um bom trabalho.
3. Reforce a capacitação tecnológica
A tecnologia desempenha um papel fundamental na habilitação da comunicação e do trabalho remoto, mas muitas organizações ainda pecam nesse quesito. Como consequência, a eficiência das operações executadas à distância pode ficar comprometida.
As ferramentas de produtividade baseadas na nuvem e outras tecnologias voltadas para os funcionários são cada vez mais predominantes nos locais de trabalho de hoje, mas esse repentino experimento de trabalho remoto em larga escala definitivamente evidenciará lições adicionais aprendidas – e oportunidades de aprimoramento.
Mesmo que sua tecnologia ou infraestrutura seja inadequada, oriente os funcionários a aproveitar efetivamente as plataformas de e-mail, mensagens instantâneas e mídias sociais internas para obter um uso melhor e mais consistente.
A primeira lição que deve ser aprendida com a situação do Coronavírus é acelerar o desenvolvimento de uma infraestrutura de tecnologia que possa suportar tipos alternativos de trabalho.
4. Dê uma atenção especial para a gestão de documentos
Todas empresas precisam gerenciar uma grande quantidade de documentos no dia a dia, certo? Nos últimos anos já estava ocorrendo uma migração desses documentos para o formato eletrônico. E a necessidade do trabalho remoto ressalta essa tendência.
A gestão eletrônica de documentos é uma ferramenta confiável e eficaz, com funcionalidades bem definidas e com capacidade de gerar relatórios, compartilhamento e armazenamento. Dessa forma, você obtém total controle de todo fluxo documental da sua empresa, garantindo o máximo em produtividade com baixo custo e com tecnologia digital.
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