Você já ouviu falar sobre a transformação digital na gestão de documentos? Com uma forte tendência de modernização das empresas, todos os processos podem se beneficiar da tecnologia. E com o gerenciamento de documentos isso não é diferente.
A transformação digital é frequentemente discutida em um contexto futuro, mas a realidade é que está acontecendo agora. Se sua empresa não está aderindo, há uma chance de você ser deixado para trás.
Às vezes, a jornada digital pode parecer esmagadora, mas a chave está em dividi-la em projetos menores que contribuem para uma estratégia digital de longo prazo, além de melhorar a maneira como você faz negócios hoje.
Ver como você armazena, protege, pesquisa e compartilha suas informações comerciais é um ótimo ponto de partida. Na era digital, temos dados em quantidades maiores, em mais lugares do que nunca, mas muitas empresas ainda não possuem um repositório central para os dados empresariais.
Quer entender melhor o impacto da transformação digital na gestão de documentos? Confira neste artigo.
Por que a transformação digital é importante?
A transformação digital é o futuro. Não há maneira de contornar isso. Sua organização precisará adotar, cada vez mais, processos digitais.
Isso acontece por que a transformação digital pode mudar radicalmente seus negócios. Pode impulsionar o crescimento da organização e colocá-la à frente dos concorrentes. Além disso, isso pode aumentar a eficiência entre seus funcionários – nos mais diversos setores.
Mas não é algo que possa ser feito da noite para o dia. A transformação digital leva tempo para fazer o certo. E iniciar pela gestão dos documentos pode ser uma ótima ideia para começar a transformação.
O que a transformação digital significa para seus documentos
O maior fator determinante para uma transformação digital na gestão de documentos é a capacidade de acessá-los em qualquer lugar. À medida que as organizações crescem e espalham filiais (e funcionários) em diversas cidades, você precisa de um meio para que eles possam se unir para trabalhar em conjunto.
E isso não significa apenas digitalizar documentos em papel como documentos digitais. Significa ter um plano para armazenar documentos e disponibilizá-los para todos que precisam deles.
Plataformas simples de armazenamento na nuvem podem parecer um local rápido e fácil para inserir seus documentos digitais. Mas eles perdem muito a eficiência em longo prazo – se transformando em um cemitério digital em que ninguém é capaz de encontrar nada.
Transformação digital significa levar seus documentos para o próximo nível!
Para uma transformação digital na gestão de documentos da maneira certa, você precisa de um sistema mais sofisticado para armazenar seus documentos – um que possa ser expandido em todos os locais e dar acesso a documentos em qualquer lugar, a qualquer hora.
Então, é hora de considerar o fator de automação. Sua transformação digital exigirá mais do que apenas digitalizar documentos em papel. Você também precisará criar um plano para seus documentos eletrônicos.
Já existem plataformas completas que centralizam todas informações em um único sistema – que pode ser acessado em tempo real pelas pessoas autorizadas. Todos os documentos ficam organizados e podem ser localizados com filtros inteligentes – aumentando a segurança da informação e elevando a produtividade de toda a organização.
Benefícios de investir em um software de gestão documental
Você quer investir em um software para colocar em prática a transformação digital na gestão de documentos? Veja os benefícios que você pode obter:
- Maior produtividade dos funcionários. Para os funcionários, trabalhar com arquivos digitais e formulários móveis significa que eles não lidam com caixas ou armários cheios de papéis. A transferência e o armazenamento de dados serão mais fáceis, assim como o compartilhamento e a colaboração de dados.
- Reduza custos e aumente o ROI. Ao abandonar documentos em papel e usar a tecnologia digital, você pode maximizar seu espaço, economizar dinheiro e armazenar grandes quantidades de informações em um espaço pequeno. Todos os dados ficam centralizados em uma única plataforma – simplificando processos e reduzindo os custos.
- Acessibilidade. O principal problema com os documentos em papel é que eles não são fáceis de encontrar quando você tem pilhas de papéis e as informações não são acessíveis imediatamente. Isso também envolve muitos desperdícios de tempo e atrasos no processamento. A transformação digital na gestão de documentos torna o acesso mais fácil, mais simples e mais rápido.
- Segurança de dados. Os documentos digitais são mais seguros que os impressos. Por um lado, os arquivos digitais podem ser renderizados por meio de criptografia. Eles também podem ser protegidos contra impressão, porque os controles de acesso são mais severos, portanto as chances de manter as informações seguras são maiores.
Você já conhecia o impacto da transformação digital na gestão de documentos? Está preparado para dar este passo na sua empresa? Então conheça o MegaGED – o software de gestão de documentos com melhor custo-benefício do Brasil.
