Você já refletiu sobre o papel da gestão documental na segurança das informações na sua empresa? A segurança dos dados e documentos da sua organização é hoje uma questão mais importante do que nunca. Não é incomum vermos notícias sobre uma violação de segurança de dados confidenciais em uma grande empresa ou agência. Quando isso acontece, não apenas prejudica gravemente a reputação da organização envolvida, mas também reduz a confiança em sua capacidade de conduzir seus negócios e pode gerar consequências legais.
Claramente,garantir que as preocupações de segurança cruciais sejam bem compreendidas egerenciadas adequadamente é de extrema importância. No entanto, muitas pequenase médias empresas podem ter apenas uma compreensão básica sobre osprocedimentos de gerenciamento eficiente dos seus documentos.
Nesteartigo entenderemos melhor qual é o papel da gestão de documentos na segurançadas informações. Acompanhe.
Qual é o papel dagestão de documentos na segurança das informações?
Opapel da gestão de documentos na segurança das informações é de grandeimportância para qualquer negócio. Mais do que garantir que as informaçõesfiquem seguras, esses processos ainda contribuem para aumentar a produtividadee reduzir os custos.
Separamosos principais aspectos que demonstram o papel de importância da gestão dedocumentos na segurança das informações:
Conformidade legal
Todasas empresas que lidam com informações confidenciais devem estar cientes dasleis e normas de privacidade que dizem respeito à sua indústria. Proteger asinformações é importante, mas há também regulamentos sobre quanto tempo certasinformações devem ser mantidas nos arquivos. Existem penalidades e multas pornão cumprimento.
Política no localde trabalho
Agestão de documentos na segurança das informações inclui a criação de umaPolítica de Segurança de Informações, com suporte para toda a empresa. Issoinclui a definição de normas que devem ser seguidas por todos os funcionáriosno gerenciamento de dados e documentos – reduzindo as vulnerabilidades.
Controle do acessoà informação
Todosos documentos devem ser revisados e classificados quanto à sensibilidade dasinformações que eles contêm. Após isso, é possível definir um limite paragarantir o acesso apenas ao pessoal que precisa das informações para realizarseu trabalho.
Alémdisso, a sua empresa também pode considerar fazer acordos de confidencialidadecom fornecedores, parceiros e funcionários. Essas são medidas que contribuem nadiminuição dos riscos para qualquer organização.
Gestão do prazo documental
A segurança da informação inclui o armazenamento dos documentos pelo prazo mínimo necessário e seu descarte após esse prazo. Por isso, a gestão de documentos pode criar processos para rotular claramente os documentos pelas informações que eles contêm, por quanto tempo eles precisam ser mantidos no arquivo e a data em que os documentos podem ser destruídos.
O impacto datecnologia nesse processo
Opapel da gestão de documentos na segurança das informações se torna ainda maisevidente quando falamos sobre uma gestão digital dessas informações. Com o usode sistemas voltados para armazenamento e gerenciamento dos documentos épossível ter ainda mais benefícios:
Necessidadereduzida de e-mail
Quandose trata da transferência de documentos grandes e confidenciais,particularmente por e-mail, isso pode representar um risco de segurançasignificativo para qualquer negócio. Apesar de ser uma ferramenta de negóciosfantástica, o e-mail é um dos muitos pontos fracos para as organizações, já queos e-mails em trânsito podem ser um ponto de entrada mais fácil para hackers einterceptadores.
Ossistemas de gerenciamento de documentos reduzem a necessidade de distribuirarquivos por e-mail, pois permitem que os usuários compartilhem diretamente dainterface do sistema. Isso também pode reduzir o risco de incluiracidentalmente indivíduos em e-mails confidenciais.
Colaboração
Trabalharde forma colaborativa em documentos com outras pessoas, interna ou externamente,é necessário em diversos casos. No entanto, não é tarefa fácil quando se tratade manter-se atualizado com o fluxo de documentos.
Sistemas de gerenciamento de documentos podem facilitar a criação, revisão e aprovação de documentos, dando aos usuários visibilidade de onde os documentos estão atualmente em um ciclo de vida. Esse é um recurso de segurança importante quando se trata da reputação do seu negócio, pois ele pode impedir que a documentação mal identificada, incompleta, imprecisa e não aprovada chegue aos clientes.
Backup
Ossistemas de gerenciamento de documentos podem impedir a perda de dados dentrodo sistema movendo documentos para pastas de armazenamento principais e debackup que nunca são mantidas dentro do banco de dados de uma organização.Assim como o processo de backup convencional de salvar documentos duplicados emlocais separados, as soluções digitais fazem isso automaticamente – removendo orisco de erro humano.
Permissões deAcesso
Ossistemas de gerenciamento de documentos permitem que os administradoresconfigurem as permissões do sistema de acordo com cada documento (ou grupo dedocumentos), o que significa que somente pessoal autorizado tem acesso aarquivos e documentos do sistema. Isso evita que dados confidenciais caiam nas mãoserradas e reduz significativamente o risco de violações de dados.
Vocêjá conhecia o papel da gestão de documentos na segurança das informações? Comovocê lida com essa rotina na sua empresa? Deixe o seu comentário.
