Você já teve que lidar com a perda de documentos da empresa? Acredite, essa é uma situação que já aconteceu com todos os profissionais. Mas os impactos do extravio de informações importantes podem causar danos graves para uma empresa.
As ramificações podem variar de irritantes (em nível pessoal, porque você precisa recriar o documento) a devastadoras (em todo o escritório, se você perder documentos importantes para os negócios).
Felizmente, a tecnologia pode ajudá-lo a solucionar esse problema de uma vez por todas. Com um software de gestão documental, você pode acabar com a perda de documentos da empresa. Entenda como isso funciona logo a seguir!
A importância de eliminar a perda de documentos da empresa
Perder documentos é sempre uma experiência frustrante. Mas você já refletiu sobre todas as implicações disso? Aqui estão as principais razões para cortar esse mal pela raiz:
- Sua empresa depende de dados e documentos para funcionar. Pense no trabalho diário em seu escritório. Você precisa de acesso contínuo aos seus documentos, certo? Quando alguma informação importante é perdida, todo o fluxo de trabalho é interrompido.
- Informações perdidas levam a falhas nos negócios. A perda de dados prejudicará seus negócios. Uma perda catastrófica de seus documentos críticos pode até levar ao fechamento da empresa, pois os clientes perdem a fé em sua capacidade de entrega. Em um cenário menos drástico, recriar documentos perdidos é um empecilho à produtividade e pode resultar em oportunidades de negócios perdidas.
- Custos desnecessários. A perda de documentos da empresa leva a um aumento de custos desnecessários – seja para recriar documentos, reformular os processos internos ou pagar multas pelo descumprimento de obrigações legais.
- Vulnerabilidade da empresa. A perda de informações sigilosas pode levar a uma violação de dados e possíveis danos à privacidade do cliente – deixando sua empresa vulnerável.
- Paz de espírito. Todo negócio funciona com informações e dados. Com uma boa estratégia para proteger seus documentos, você nunca precisará se preocupar em perder seus dados novamente.
Os benefícios de se livrar de documentos em papel
Você quer acabar com a perda de documentos da empresa? O primeiro passo é eliminar os documentos em papel e migrá-los para o formato digital.
As soluções digitais melhoraram completamente o fluxo e o gerenciamento de informações. Você não precisará mais perder tempo gerenciando pilhas de papéis nos armários ou se preocupando com os danos físicos a essas informações.
Veja quais são os benefícios de investir em um software de gestão documental e se livrar dos documentos em papel:
Maior produtividade dos funcionários
Para os funcionários, trabalhar com arquivos digitais e formulários móveis significa que eles não lidam com caixas ou armários cheios de papéis. A transferência e o armazenamento de dados serão mais fáceis, assim como o compartilhamento e a colaboração de dados. Todos esses fatores aumentarão a produtividade.
Reduza custos e aumente o ROI
Ao abandonar documentos em papel e usar a tecnologia digital, você pode maximizar seu espaço, economizar dinheiro e armazenar grandes quantidades de informações em um espaço pequeno. Todos os dados ficam centralizados em uma única plataforma – simplificando processos e reduzindo os custos.
Acessibilidade
O principal problema com os documentos em papel é que eles não são fáceis de encontrar quando você tem pilhas de papéis e as informações não são acessíveis imediatamente. Os funcionários de empresas com processos baseados em papel gastam um tempo precioso apenas procurando documentos no dia a dia. Isso também envolve muitos desperdícios de tempo e atrasos no processamento. Os processos digitais tornam o acesso mais fácil, mais simples e mais rápido.
Segurança de dados
Os documentos digitais são mais seguros que os impressos. Por um lado, os arquivos digitais podem ser renderizados por meio de criptografia. Eles também podem ser protegidos contra impressão, porque os controles de acesso são mais severos, portanto as chances de manter as informações seguras são maiores. Quando os documentos são armazenados digitalmente, você pode saber quem acessou quais informações e quando.
E, então, você está preparado para acabar com a perda de documentos da empresa? Modernize os processos do seu negócio com o MegaGED – o software de gestão documental com melhor custo-benefício do Brasil.
