Você já parou para refletir sobre a importância da gestão documental? Imagine que você esteja sentado em sua mesa quando, de repente, um e-mail urgente é enviado por um cliente. Ele está solicitando a versão mais recente de um documento. Porém, depois de procurar nos locais prováveis, você não consegue encontrar o documento que você procura. O pânico se instala e você não sabe como explicar a situação para esse cliente.
Essa é uma situação muito comum nas empresas brasileiras. Não só em relação a documentos de clientes, mas também na gestão da documentação usada internamente. Armazenar e gerenciar um grande volume de documentos diferentes – com vários funcionários retirando e guardando novamente os arquivos diversas vezes ao dia – torna muito difícil a gestão documental.
Grandeparte das empresas estão focadas em outras áreas do negócio e deixam a gestãodocumental de lado. Porém, isso pode custar caro em longo prazo – comconsequência que incluem queda na produtividade, aumento de despesas einsatisfação de clientes.
Poroutro lado, uma boa gestão documental permite que as organizações armazenem erastreiem todos os seus documentos em um local central. Para tornar esseprocesso ainda mais eficiente, é cada vez mais explorada a tecnologia – comsoftwares de gestão eletrônica de documentos.
Querentender melhor toda a importância da gestão documental para a sua empresa?Então confira logo a seguir.
Por que a gestãodocumental é tão importante?
1. Melhoria dacolaboração e comunicação
Umagestão documental eficiente promove uma colaboração mais rápida e fácil entreos funcionários. Ao usar uma ferramenta digital para armazenamento egerenciamento da documentação, os funcionários passam a ter a capacidade deacessar documentos rapidamente e compartilhá-los por meio de um espaço detrabalho online – criando a possibilidade de que os usuários trabalhem juntosno mesmo projeto, sem problemas.
2. Redução defalhas e erros
Umaempresa que não possui processos bem definidos para gerenciar os seusdocumentos pode enfrentar muitos problemas no dia a dia do trabalho – principalmentecom o extravio de documentos e difícil acesso às informações. Por outro lado,uma gestão documental bem planejada pode resolver essas falhas e erros.
3. Diminuição dedespesas
Jáouviu o ditado “tempo é dinheiro”? A dificuldade no arquivamento e localizaçãode documentos custa à organização em horas de trabalho e aumenta as chances defalha no processamento das informações.
Comtodos esses documentos organizados e arquivados, fica muito mais fácil e rápidolocalizar as informações certas. Em uma plataforma digital de gestãodocumental, é possível encontrar qualquer documento com apenas alguns cliquesdo mouse. Toda essa agilidade ajuda a diminuir custos operacionais.
4. Aumento daprodutividade
Carregar,editar, buscar e compartilhar documentos leva metade do tempo com um sistema degerenciamento de documentos. Por isso, permite que os funcionários sejam maisprodutivos e mais eficientes.
Otempo gasto pesquisando documentos através de vários gabinetes diferentes agorapode ser usado para fazer mais trabalho. Ou seja, uma gestão documental baseadaem uma plataforma digital permite que a empresa armazene todos os seusdocumentos e dados em um local organizado. E todos esses dados podem seracessados através de qualquer dispositivo móvel com permissão.
5. Armazenamentoaté a data necessária
Vocêpossui vários documentos antigos armazenados há muitos anos sem necessidadealguma nos armários e gavetas da sua empresa? Com o receio de descartardocumentos que ainda serão necessários, muitos gestores acabam vivendo essasituação – tornando ainda mais complicado gerenciar os seus documentos em meioa uma infinidade de outras informações.
Uma gestão documental envolve um bom planejamento para definir o prazo de armazenamento de cada documento armazenado. Dessa forma, será possível descartar os documentos que não são mais necessários para a empresa e nem para a fiscalização. Em uma plataforma digital, é possível até mesmo automatizar esse controle e receber notificações no momento de descartar documentos.
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