Organizar a gestão de documentos de medicina dotrabalho é uma ótima maneira de evitar complicações legais e cumprir todas asexigências impostas. Em um mercado tão competitivo, evitar gastos extras comessas pendências trabalhistas pode se tornar um grande diferencial.
Porém, a realidade de muitas organizações é bemdiferente disso. São várias pilhas de documentos espalhadas pelos armários egavetas – dificultando a localização das informações e gerando problemas deextravio de documentos. Como consequência, uma fiscalização pode gerarpenalidades pesadas.
Mas como você pode organizar a gestão dedocumentos de medicina do trabalho? Neste artigo você vai conferir 5 dicascerteiras.
Porque investir na gestão de documentos de medicina do trabalho?
Muitos gestores não dão a atenção devida aoarmazenamento de documentos de medicina do trabalho simplesmente porque nãocompreendem a sua importância. Porém, trata-se de uma rotina que pode gerarvários impactos para uma organização.
Todas as empresas privadas devem seguir as leistrabalhistas, certo? Portanto, elas devem realizar os laudos e examesocupacionais previstos na CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas) e nas normasregulamentadoras do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
Como consequência, vários documentos devem serobrigatoriamente armazenados. E é neste momento que entra a gestão dedocumentos. Com um processo bem estruturado e eficiente, você minimiza aschances de falha e garante que as obrigações legais sejam realmente cumpridas.
Além disso, uma boa gestão de documentos demedicina do trabalho ainda contribui para aumentar a produtividadedos profissionais que lidam diretamente com esses processos. Sem perder tempoprocurando por documentos ou com retrabalho, sobra mais tempo para investir emoutras tarefas.
5dicas para armazenar os documentos de consultoria
Se você busca otimizar a gestão de documentos demedicina do trabalho, essas dicas vão ajudá-lo:
1.Conheça as obrigatoriedades
O primeiro passo para uma boa gestão dedocumentos de medicina do trabalho é conhecer quais são as obrigatoriedades quevocê deve seguir. Ou seja, quais documentos que você deve manter armazenados?
Entre eles estão:
- Exames ocupacionais
- PPRA (Programa dePrevenção de Riscos Ambientais)
- PCMSO (Programa deControle Médico de Saúde Ocupacional)
- LTCAT (Laudo Técnicode Condições Ambientais de Trabalho)
- PPP (PerfilProfissiográfico Previdenciário)
- Laudo de insalubridadee laudo de periculosidade
2.Digitalize os documentos
Por que armazenar centenas de documentos emarmários e gavetas quando é possível armazená-los com mais eficiência emformato digital? O processo de digitalização dos documentos é uma ótima formade facilitar a gestão de documentos de medicina do trabalho
É possível fazer o armazenamento dessesdocumentos na nuvem – permitindo o acesso por meio de qualquer dispositivomóvel, sem a necessidade de estar presente nas dependências da empresa paraacessar as informações. Dessa forma, torna-se mais fácil gerenciar esses dados.
3.Adote um sistema de classificação
Outra dica para gerenciar os documentos da suaempresa com mais eficiência é adotar um sistema de classificação inteligente.Isso facilita a vida de todos no momento de fazer buscas em meio aos documentosarmazenados na empresa. Portanto, criar uma metodologia padronizada para fazeressa classificação é uma ótima ideia para otimizar as operações.
Estamos falando especificamente sobre osdocumentos de medicina do trabalho, mas você não quer que eles estejam misturadoscom os documentos da contabilidade, do marketing e do setor comercial, não é?Portanto, é importante que exista um sistema que facilite a identificação emcategorias.
4.Estruture um fluxo de processos
O que os profissionais devem fazer quando recebemum novo documento? E como podem utilizar as informações necessárias earmazená-las novamente? Todas as rotinas que envolvem a manipulação dedocumentos devem estar bem claras para todos – dessa forma, você evitaconfusões.
5.Utilize um sistema digital
Toda a gestão de documentos de medicina do trabalho se torna mais prática com o uso da tecnologia. Você pode utilizar um sistema digital que centraliza todos os documentos em uma única plataforma – facilitando o armazenamento e acesso às informações com segurança.
Em vez de gerenciar os documentos impressos,você pode usá-los em formato eletrônico. Dessa forma, torna-se mais simplesmantê-los organizados e acessíveis sempre que for necessário.
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