Você tem interesse em implementar um escritório de contabilidade sem papel? Apesar de ser muito difícil eliminar completamente a circulação de folhas de papel, é possível reduzir drasticamente a necessidade de documentos impressos – melhorando a eficiência de toda a empresa.
Esse movimento de digitalização das informações vem se tornando uma forte tendência. Os documentos digitais são mais fáceis de armazenar, gerenciar, pesquisar e processar. Isso permite que sua equipe gaste mais tempo trabalhando e menos tempo trocando papéis.
Você pode criar um escritório de contabilidade sem papel digitalizando a papelada existente. Em seguida, você pode convertê-lo em documentos digitais e arquivá-lo para uso futuro. Porém, isso não é algo que você pode fazer em um dia. Tornar seus sistemas internos paperless requer um planejamento cuidadoso, dedicação e adesão da equipe.
Neste artigo vamos ver um passo a passo para implementar um escritório de contabilidade sem papel. Confira.
Os três grandes desafios de migrar para o mundo paperless
Apesar dos benefícios claros de um escritório de contabilidade sem papel, você precisa superar três desafios principais no processo de migração para o mundo paperless. Veja quais são eles:
Resistência dos funcionários
Alguns de seus funcionários não querem mudar a maneira como trabalham. Eles podem dizer: “É assim que sempre fazemos”. Mas essa não é uma boa razão para continuar fazendo a mesma coisa.
Não tente pressionar sua equipe para fazer a alteração – eles podem se ressentir por isso. Explique os benefícios de ficar sem papel. Peça suas sugestões e críticas. Depois, combine um cronograma que lhes dê tempo de sobra para se adaptar à nova maneira de trabalhar.
O grande volume de papéis a serem digitalizados pode ser assustador
Se você optar por digitalizar toda a sua documentação internamente ou pedir a uma empresa especializada para fazer isso, há muito o que fazer. A digitalização de documentos leva tempo, especialmente procurando arquivos antigos e removendo grampos.
Não subestime o tempo e o esforço envolvidos. É importante fazer um bom trabalho – quando todos os seus documentos forem digitalizados e arquivados, a vida será muito mais fácil para você e sua equipe.
Os custos iniciais afastam muitas empresas
O processo de migração para os documentos eletrônicos pode ter um custo inicial relevante. Será preciso garantir que toda a papelada seja digitalizada – tomando tempo e recursos. Mas a recompensa pode ser enorme. Depois que todos os seus documentos forem digitais, você se perguntará como trabalhou de outra maneira.
5 passos para um escritório de contabilidade sem papel
Cada empresa é diferente. Somente você pode decidir sobre uma estratégia para migrar para os documentos digitais que funcione para você. Aqui estão algumas ideias para ajudá-lo a implementar um escritório de contabilidade sem papel:
1. Defina uma data
Consulte seus parceiros e funcionários e defina uma data para iniciar e finalizar o processo. Adicione-a ao calendário e verifique se todos sabem sobre esse prazo. Isso ajudará a manter o foco no objetivo.
2. Use a nuvem
Não armazene seus documentos digitalizados em um disco rígido ou pendrive. Mantenha-os seguros usando o armazenamento online. Caso contrário, o seu escritório de contabilidade continua suscetível a vários riscos de segurança.
3. Configure uma estrutura lógica de arquivos
Tente não despejar todos os arquivos na mesma pasta. É mais útil configurar pastas para cada ano ou cada cliente. Essa organização lógica será fundamental não apenas neste momento de migração, mas também para o desenvolvimento das atividades futuras.
4. Digitalize o que você precisa
Pode ser tentador migrar toda a papelada que você tem guardada para o formato eletrônico. Em alguns casos, isso pode ser sensato, para que você saiba que seu arquivo está completo. Mas se você tiver arquivos que remontam a 20 anos para dezenas de clientes, talvez essa não seja a melhor abordagem.
Em vez disso, você pode começar com o que precisa e preencher as lacunas à medida que avança. Você pode começar digitalizando todos os papéis dos últimos 3 anos e ir avançando ao longo do tempo, por exemplo.
5. Utilize um sistema adequado
Por fim, o processo de implementar um escritório de contabilidade sem papel será muito mais simples e eficiente se você utilizar um sistema adequado para o armazenamento e gerenciamento dos documentos em formato eletrônico. Encontre a solução ideal para que você tenha sucesso nesse processo.
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