Vocêjá conhece a importância de gerenciar os documentos da cooperativa? Apesar denão ser uma rotina que ganha prioridade nessas organizações, é possível obtermuitos ganhos no dia a dia das operações quando todas informações são bemadministradas.
Muitascooperativas fazem um trabalho melhor gerenciando e protegendo seus materiaisde escritório do que seus documentos e arquivos críticos para os negócios.Porém, essa realidade pode ser prejudicial. Afinal, os documentos são aessência da organização – e eles são fundamentais para a continuidade dasatividades.
Nesteartigo vamos entender melhor a importância de gerenciar os documentos dacooperativa. Confira.
Os riscos de não gerenciar seus documentos
Antesde falarmos sobre a importância de gerenciar os documentos da cooperativa, éimportante ressaltar os principais riscos que você corre quando deixa essarotina de lado. Veja quais são eles:
- A segurança é aplicada aleatoriamente, semprocessos bem estruturados que garantem a integridade das informações.
- Documentos críticos são armazenados em laptopsque podem ser perdidos, roubados ou danificados a qualquer momento.
- Não existe registro de quem visualizou e / oueditou um documento. Portanto, é impossível auditar um processo interno paradescobrir erros ou ineficiências.
- Os usuários não sabem exatamente como ou ondedevem procurar pelos documentos necessários, causando problemas de comunicaçãoe lentidão na conclusão de tarefas.
- Um espaço precioso da cooperativa pode serutilizado apenas para o armazenamento de documentos, que vão sendo acumuladossem uma boa organização.
Por que gerenciaros documentos da cooperativa?
Acabamosde ver alguns dos riscos que você pode estar correndo. Mas, afinal, por que étão importante gerenciar os documentos da cooperativa?
Aumento daprodutividade
Otempo e o esforço desperdiçados na localização de documentos são muito mais doque se poderia pensar. Ao longo de um dia de trabalho, os usuários podem passarvários minutos – ou até horas – procurando por documentos e informaçõesnecessárias.
Poroutro lado, documentos bem gerenciados facilitam o acesso para as pessoasautorizadas. Todos sabem como devem armazenar as informações corretamente etambém sabem exatamente onde procurá-las quando precisam.
Diminuição dachance de erros
Énecessário um esforço redundante porque acredita-se que muitas vezes é maisfácil recriar algo do que seria tentar encontrá-lo. Mas você não precisa sepreocupar com isso quando consegue gerenciar os documentos da cooperativa comeficiência.
Uma boa gestão documental garante a segurança e a acessibilidade das informações. Ou seja, você reduz drasticamente a chance de perda dos documentos e facilita o acesso para os usuários. Além disso, também é possível minimizar os riscos relacionados a eventos externos – como incêndios, inundações ou insetos.
Estruturação dofluxo de processos
Quandotodos conseguem ter acesso aos documentos necessários, torna-se mais fácilestruturar os fluxos de atividades internas. Com uma comunicação facilitada e apossibilidade de cooperação, as operações se tornam mais intuitivas.
Alémdisso, é possível reduzir o tempo e esforço envolvidos para descobrir quem possuia versão mais recente de um documento e recuperar quando várias revisões sesubstituem. Assim, a sua cooperativa organiza todas suas operações com maisqualidade.
Simplificação daestrutura
Adificuldade em gerenciar os documentos causam, como consequência, um aumento dacomplexidade da cooperativa. É necessário usar um espaço físico maior ediversos dispositivos diferentes para armazenamento – como laptops, pendrives eHDs externos.
Porém, toda essa estrutura pode ser simplificada – especialmente com o auxílio da tecnologia. Ao usar uma plataforma de gestão documental, todos os seus dados ficam armazenados em um único ambiente.
Trata-sede uma forma de tornar a manipulação mais fácil para todos, sempre prezandopela segurança e acessibilidade das informações. Todos passam a poder acessaros dados necessários por meio de dispositivos móveis conectados à internet ondequer que estejam.
Você já conhecia a importância de gerenciar os documentos da cooperativa? Conheça neste artigo os 6 benefícios de usar um sistema de gestão documental.
