Você está com algumas dúvidas sobre assinatura digital? Fique tranquilo, você certamente não é o único. Com a rápida migração das operações para o ambiente digital, muitos gestores estão vivendo o desafio de se adaptar à era digital.
Para ajudá-lo a ficar bem informado e entrar de vez no mundo digital, vamos conferir as principais dúvidas sobre assinatura digital – e responder todas elas!
1. Afinal, o que é uma assinatura digital?
Uma assinatura digital é como uma impressão digital. É um código matemático que protege o código e garante a autenticidade do documento ou do receptor da mensagem. Ele verifica a identidade da entidade assinante, prova a intenção da entidade de assinar o documento e que a assinatura está associada ao documento assinado por meio da entidade assinante.
A assinatura digital também indica a intenção de uma pessoa em aceitar o conteúdo de um documento. Qualquer usuário que enviou o documento que contém a assinatura digital não pode negar ter assinado o documento em uma data posterior, pois a assinatura digital é exclusiva do documento e da autoridade de assinatura.
2. Qual é a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?
Você já confundiu assinatura digital e assinatura eletrônica? Essa certamente é uma das grandes dúvidas sobre assinatura digital. Para compreendermos a diferença, vamos abordar seus conceitos:
- Assinatura eletrônica. Refere-se a todos os métodos para assinar (ou validar) um documento eletrônico ou identificar uma pessoa. Isso inclui desde o escaneamento da assinatura feita de próprio punho até a própria assinatura digital.
- Assinatura digital. Trata-se de um formato de assinatura eletrônica que se diferencia das demais por usar criptografia e ser vinculada ao documento eletrônico de forma que, se o mesmo for alterado, a assinatura se torna inválida. Para isso, é necessário um Certificado Digital, emitido por uma Autoridade Certificadora.
Ou seja, a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica. Mas existem outros tipos de assinatura eletrônica além dela.
3. Quais são as vantagens da assinatura digital?
As principais vantagens da assinatura digital são:
- Poupa tempo. As assinaturas digitais garantem que as empresas economizem em custos e tempo com documentos e contratos assinados com o clique de um botão. Há uma grande economia de custo e tempo, especialmente quando a pessoa solicitada a assinar está em uma área geograficamente diferente.
- Redução de custos. Muitas empresas também observam economias de custo significativas, com pouca ou nenhuma despesa em tinta, papel, impressão, digitalização, frete / entrega ou despesas de viagem. Também há economia em outros custos indiretos, como arquivamento, recriação de dados ou rastreamento.
- Eficiência do fluxo de trabalho. Com menos atrasos, as assinaturas digitais garantem melhor eficiência no fluxo de trabalho. Gerenciar e rastrear documentos é mais fácil, com menos esforço e tempo envolvido. Muitos recursos das assinaturas digitais ajudam a acelerar o processo de trabalho.
- Melhor experiência do cliente. As assinaturas digitais fornecem a conveniência de assinar documentos importantes onde quer que um cliente ou pessoa para assinar esteja localizado. Os vendedores não precisam esperar a chegada do cliente ao banco ou ao escritório.
4. Por que as assinaturas digitais são consideradas seguras?
As assinaturas digitais funcionam usando criptografia de chave pública – que é um método criptográfico que usa um sistema de par de chaves, privado e público. A chave privada criptografa os dados e está disponível apenas para o assinante. A chave pública descriptografa os dados pertencentes ao documento digital e é fornecida ao receptor. No entanto, ambas as partes devem ter um certificado digital registrado de uma autoridade de certificação emissora para conectar o assinante e sua assinatura.
A criptografia de chave pública garante a segurança, precisão e autenticidade do documento. Criptografia é o processo de codificação de dados enviados ao receptor em uma forma que só pode ser decodificada pelo receptor. A autenticação é o processo de validação de que as informações do remetente são genuínas e não foram alteradas em trânsito.
Assim como cada assinatura manuscrita é única, cada assinante recebe uma identidade digital exclusiva de um provedor de serviços confiável. Quando o signatário assina um documento, a identidade do signatário é validada e a assinatura é criptografada usando tecnologia de infraestrutura de chave pública.
5. Como é feita a assinatura digital de um documento?
Uma das grandes dúvidas sobre assinatura digital é em relação ao seu funcionamento. Mas, na prática, o processo é relativamente simples:
- Você abre o software de assinaturas digitais;
- Selecione o documento que deve ser assinado;
- Adicione seus clientes que precisam assinar;
- Selecione as informações necessárias, coloque a etiqueta da assinatura digital e clique em enviar.
- Seu cliente receberá um e-mail solicitando a assinatura. Assim que as informações necessárias forem preenchidas e o documento assinado, todos são alertados. Um certificado digital é produzido registrando quem assinou o documento, a hora e a data da assinatura e o endereço IP do computador de cada participante.
O documento é selado digitalmente e armazenado eletronicamente para seus registros. Chega de procurar uma página de assinatura durante o processo de auditoria. Você também pode fazer login para ver o status de suas assinaturas pendentes a qualquer momento.
Você conseguiu respostas para suas principais perguntas sobre assinatura digital? Ainda tem algum questionamento sobre o assunto? Deixe o seu comentário ou entre em contato!
