Você sabe qual é a relação entre a gestão de documentos e LGPD? A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) foi criada para regular a utilização, proteção e transferências de dados pessoais no Brasil. Por conta disso, surgiram várias novas exigências para as organizações brasileiras.
Pesquisas apontam que somente 20% das organizações estarão em conformidade quando a lei estiver ativa. E a principal causa para isso está na falta de informações sobre as melhores formas de adequar os processos às exigências da LGPD.
Porém, o segredo está justamente na combinação entre gestão de documentos e LGPD. Com as informações documentais bem organizadas e seguindo as normas impostas pela Lei Geral de Proteção de Dados, a sua empresa pode se adaptar com tranquilidade.
Neste artigo vamos compreender melhor a importância da combinação entre gestão de documentos e LGPD. Confira.
Por que combinar gestão de documentos e LGPD?
O principal objetivo da LGPD é garantir que os dados do usuário estejam seguros e que só serão coletados com seu consentimento. Por conta disso, estão previstas graves punições para as empresas em caso de vazamentos, roubo ou uso indevido dos dados pessoais.
Porém, para que seja possível se adequar às novas exigências, precisamos considerar que grande parte desses dados pessoais estão registrados nos documentos que ficam armazenados nas empresas. Portanto, a gestão de documentos e LGPD possuem uma relação direta.
Uma empresa que possui clareza nos processos de gestão documental e conhece as normas da LGPD consegue facilmente reformular seus processos internos. Por outro lado, problemas na gestão dos documentos pode tornar complicado o gerenciamento correto dos dados pessoais que estão sob posse da sua organização.
Como combinar gestão de documentos e LGPD?
Você ficou interessado em levar a combinação de gestão de documentos e LGPD para o seu negócio? Então veja algumas dicas que vão ajudá-lo:
1. Conheça as exigências que impactam seu negócio
O primeiro e fundamental passo é buscar conhecimento. Você precisa buscar mais informações sobre as normas da LGPD que afetam diretamente o seu negócio – identificando quais práticas devem ser revistas para se adequar às exigências.
2. Conscientize sua empresa
Após ganhar consciência sobre as normas da LGPD, você precisa conscientizar o restante da organização. Ou seja, você precisa garantir que toda empresa esteja comprometida a levar a sério a necessidade de proteger os dados dos usuários – incorporando na cultura da empresa o respeito às políticas de segurança.
3. Faça um mapeamento de dados
Todas empresas armazenam e gerenciam uma infinidade de dados. Com a LGPD, será preciso ter mais cuidado em relação a isso. Portanto, é importante fazer um mapeamento buscando identificar as seguintes questões:
- Quais são os dados coletados?
- Quais dados são essenciais?
- Como os dados devem ser tratados?
- Os dados precisam ser guardados? Em qual local?
- Por que os dados precisam ser guardados?
- Por quanto tempo é preciso armazená-los?
4. Mapeie o ciclo de vida dos dados
Um passo muito importante no processo de adequação à LGPD é mapear o ciclo de vida dos dados tratados pela empresa – desde o momento da criação até o descarte. Afinal, será cada vez mais importante ter consciência sobre todo esse ciclo.
5. Revise as políticas de gestão dos documentos
Se a sua empresa já possui uma política de gerenciamento dos documentos, será preciso revê-la para se adequar às normas da LGPD. Caso ainda não exista essa política, certamente este é o momento ideal para criá-la.
6. Encontre a ferramenta ideal para gestão documental
Por fim, a combinação entre gestão de documentos e LGPD pode se tornar ainda melhor quando você possui uma ferramenta digital para fazer o gerenciamento dos documentos. Ao migrar essas informações para o formato digital se torna mais fácil armazená-los com segurança e garantir que as exigências legais sejam efetivamente cumpridas.
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