Ogerenciamento de documentos da construtora é fundamental para o sucesso dosprojetos. Isso inclui uma infinidade de documentos: projetos iniciais, planos,especificações e desenhos, contratos e documentos de conformidade, pedidos decompra, faturas e recebimentos de material, entre outros.
Adocumentação permeia todos os aspectos da organização da construção. Sem adocumentação correta e atualizada para as equipes trabalharem, os projetos sãointerrompidos ou as tarefas são executadas incorretamente, forçando retrabalhose correções dispendiosas.
Asempresas do ramo da construção civil que não modernizarem suas operações oumudarem para soluções baseadas na nuvem para o gerenciamento de documentos na construtorapoderão em breve encontrar uma desvantagem competitiva significativa.
Com aevolução da tecnologia, tornou-se possível trabalhar de maneira maisinteligente e rápida do que nunca. Explorar as soluções digitais para gerenciardocumentos e fluxos de trabalho reduz significativamente os riscos que ogerenciamento de documentos desarticulados pode trazer.
Entendaao longo deste artigo por que a modernização do gerenciamento de documentos naconstrutora é tão importante!
Desafios dogerenciamento de documentos na construtora
Ogerenciamento de documentos na construtora não é algo trivial. Contratos,documentação de conformidade, desenhos e especificações e muito mais garantemque um projeto seja realizado de acordo com o plano. Estes documentos desempenhamum papel fundamental na construção.
Masmuitos desafios comuns surgem relacionados ao gerenciamento de documentos,mesmo nas organizações de construção modernas. Entre eles:
- Problemas de controle de versão. À medidaque as revisões dos documentos são feitas, várias versões dos documentos sãocriadas. Com muitas equipes e indivíduos trabalhando nos mesmos documentos,alguns podem não estar cientes ou ter acesso imediato a novas versões quandosão criados. Isso pode facilmente levar a erros e retrabalho se as equipesconsultarem um documento desatualizado.
- Problemas de acessibilidade. Encontrar osdocumentos em papel corretos pode levar tempo, mas até o acesso a documentosdigitais em campo sem as soluções corretas também pode ser demorado. Problemasde conectividade com a Internet, VPNs lentas, problemas de permissão dearquivos e outros atrasos podem surgir, especialmente quando várias soluçõesdigitais são usadas para armazenar, enviar ou acessar documentos.
- Problemas de modificação. Nem todos osaplicativos de software facilitam a edição, alteração ou comentário dedocumentos, especialmente para pessoas que trabalham fora do escritório.
- Tempo desperdiçado. Sem um repositóriocentralizado de documentos e as ferramentas para compartilhá-los em tempo real,todos gastam mais tempo procurando o que precisam. Horas, dias ou até semanasde espera podem ser necessárias antes que um profissional tenha acesso aosdocumentos buscados.
Por que modernizaro gerenciamento de documentos na construtora?
A suaempresa ainda gerenciar os documentos de forma manual? Conforme acabamos dever, muitas complicações podem surgir por conta disso.
Com osurgimento de softwares que fazem a gestão eletrônica de documentos, é cada vezmais comum vermos organizações que buscam implementar um modelo detrabalho sem o uso de papéis. Ou seja, todas as informações ficamarmazenadas na nuvem e são acessadas por dispositivos digitais – que incluemdesktops, tablets e smartphones.
Essamodernização do gerenciamento de documentos na construtora facilita o acesso àsinformações para as pessoas autorizadas. Como consequência, são reduzidas aschances de erros e ocorre um salto na produtividade da organização. E tudo issoem um ambiente maisseguro.
Centralização ecolaboração dos documentos na construtora
O primeiro passo para modernizar o gerenciamento de documentos na construtora é centralizar seus documentos. As soluções digitais são projetadas para não apenas manipular, mas organizar e automatizar efetivamente o grande volume de dados e documentação de construção que as equipes precisam para trabalhar.
Alémde simplesmente armazenar e organizar documentos de construção, osprofissionais precisam de uma maneira fácil de garantir que suas equipes tenhamacesso imediato às versões mais recentes dos documentos em todos os momentos.
Ouseja, uma solução baseada em nuvem permite que sua equipe acesse documentos emcampo, diretamente de dispositivos móveis, compartilhe-os com toda a equipe doprojeto, colete dados, edite ou crie novas versões de documentos e atualize asinformações do projeto em tempo real.
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