Umaferramenta para gestão de documentos é uma solução tecnológica que permite ogerenciamento digital da documentação. Ou seja, trata-se da substituição daspilhas de papel pelo armazenamento organizado das informações em um sistemamoderno.
Vocêsabe o que toda empresa tem em comum? Não importa se é uma empresa detecnologia, saúde, fabricação, automóvel, produtos de beleza, finanças ouqualquer outro negócio… todas elas fazem uso extensivo de documentos.
Osdocumentos são a base de qualquer empresa. Eles desempenham um papel central nafacilitação do bom funcionamento e do sucesso geral de qualquer empresa. Não háabsolutamente nenhuma empresa na face da Terra que possa aguentar um dia semvisualizar e compartilhar documentos. Isso inclui folhetos de marketing,propostas de projetos, documentos técnicos, diretrizes de RH, contratos, notasfiscais, materiais de treinamento, entre inúmeros outros.
Se osdocumentos no local de trabalho são indispensáveis, é importante encontrar aforma mais eficiente de gerenciá-los. E é justamente esse o objetivo de umaferramenta para gestão de documentos.
O que é umaferramenta para gestão de documentos?
Amelhor definição para uma ferramenta para gestão de documentos é: um sistema ousoftware que permite a criação, armazenamento, gerenciamento, indexação,proteção e recuperação de documentos digitais.
Emboraa maioria dos sistemas de gerenciamento de documentos armazene todos os seusdocumentos digitais na nuvem, eles são muito mais do que apenas armazenamentoem nuvem. Um sistema de gerenciamento de documentos é uma estrutura quefacilita o fluxo fácil de informações críticas em toda a organização.
Umaboa ferramenta para gestão de documentos pode ajudar a organizar todos os seusarquivos e dados em um só lugar, acompanhar todos os seus documentos críticos,acelerar seu fluxo de trabalho, melhorar a precisão e fornecer acessoininterrupto a documentos de qualquer parte do mundo.
Assim,a escolha de um sistema completo para o gerenciamento de documentos permite quevocê permaneça um passo à frente da concorrência e forneça todas as informaçõesque seus funcionários precisam para realizar seu trabalho com eficiência.
Benefícios de umaferramenta para gestão de documentos
Comovocê pode imaginar, a sua empresa pode se beneficiar de diversas formas ao usaruma ferramenta para gestão de documentos. Veja os principais desses benefícios:
Facilidade nacolaboração e compartilhamento online
Ter acapacidade de compartilhar rápida e facilmente documentos através de um espaçode trabalho online pode gerar benefícios inestimáveis para qualquer empresa.Visualizar, editar e compartilhar dados digitalmente pode acelerar bastante ofluxo de trabalho e permite que os funcionários compartilhem, enviem e recebamdados em uma fração do tempo que levaria para fazer a mesma coisa, mas comdocumentos em papel.
Maior produtividadee eficiência
Comoa manipulação e o compartilhamento de documentos levam uma fração do tempo coma ajuda da ferramenta para gestão de documentos, inevitavelmente, aprodutividade de toda a empresa também aumenta. O tempo gasto na busca dedocumentos por meio de uma biblioteca de arquivos é eliminado, e isso liberatempo para os funcionários realizarem mais trabalhos, melhorando efetivamente aeficiência geral.
Com aferramenta para gestão de documentos, todos os documentos e dados da empresasão armazenados digitalmente em um só lugar, facilitando o acesso a partir dequalquer computador com acesso à internet.
Segurança de dados
Uma boa ferramenta para gestão de documentos possui várias camadas de segurança para manter os dados pessoais de sua empresa sob segurança. Trata-se de uma das opções mais seguras disponíveis para qualquer empresa – sendo ainda mais seguro do que armazenar documentos e dados localmente.
Os dados tornam-seportáteis e acessíveis em qualquer lugar
Umaferramenta para gestão de documentos permite que você tenha uma biblioteca deinformações com você enquanto estiver em trânsito. Tradicionalmente, seriaquase impossível carregar centenas, ou mesmo milhares, de arquivos duranteviagens de negócios ou fora do escritório. Como você pode acessar o banco dedados de toda a empresa pela internet, você pode trabalhar virtualmente dequalquer lugar e compartilhar arquivos com colegas de trabalho.
Economiza dinheirodireta e indiretamente
Usar uma ferramenta para gestão de documentos gera uma economia de custos direta e indireta. Deixar de usar papéis já gera uma economia de custo bastante expressiva. Porém, todo o salto na produtividade dos funcionários ainda permite que eles usem o seu tempo de forma mais produtiva – o que impacta positivamente nos resultados conquistados pelo negócio.Você já conhecia as razões para usar uma ferramenta para gestão de documentos? O MegaGED é o software de Gestão Eletrônica de Documentos com o melhor custo-benefício do Brasil. Conheça todas as funcionalidades da ferramenta em nossa página.
