Você já conhece a importância da gestão documental de distribuidoras de combustível? Em meio a tantos processos essenciais no dia a dia dessas organizações, é comum que o gerenciamento correto dos documentos fique em segundo plano. Porém, essa falha pode gerar várias complicações em longo prazo.
Umamá gestão dos documentos leva a uma série de situações indesejadas. Osfuncionários podem perder um longo período de tempo apenas procurandodocumentos, informações importantes podem ser extraviadas, dados podem seracessados por pessoas não autorizadas, entre outros casos que geram um impactonegativo na empresa.
Querentender melhor todo o impacto da gestão documental de distribuidoras decombustível? Então confira ao longo deste artigo.
Qual o impacto dagestão documental de distribuidoras de combustível?
Existemvários fatores afetados por uma boa gestão documental de distribuidoras decombustível. Veja os principais deles:
1. Melhoria dacolaboração e comunicação
Quandoos documentos são gerenciados corretamente, torna-se mais rápida e fácil entreos funcionários. Com uma ferramenta digital para armazenamento e gerenciamentoda documentação, os funcionários passam a ter a capacidade de acessardocumentos rapidamente e compartilhá-los em formato digital – acelerando osprocessos internos da sua distribuidora.
2. Redução defalhas e erros
Umadistribuidora de combustível que não possui processos bem definidos paragerenciar os seus documentos pode enfrentar muitos problemas no dia a dia dotrabalho – principalmente com o extravio de documentos e difícil acesso àsinformações. Porém, a estruturação correta desses processos contribui parareduzir drasticamente as chances de falha.
3. Diminuição decustos
Agestão documental de distribuidoras de combustível ajuda a reduzir custosdiretos e indiretos. Ao migrar o armazenamento das informações para o formatodigital, ocorre uma redução emcustos com papel e impressão. Além disso, ainda ocorre um aumento daprodutividade de toda a organização – diminuindo custos operacionais.
4. Aumento daprodutividade
Carregar,editar, buscar e compartilhar documentos torna-se muito rápido com um sistemade gerenciamento de documentos. A partir disso, os funcionários se tornam maiseficientes e podem focar nas tarefas que realmente importam.
5. Armazenamentoaté a data necessária
Todosaqueles documentos armazenados há muitos anos sem necessidade alguma nosarmários e gavetas da sua empresa poderiam ser descartados para liberar maisespaço. A grande questão é identificar quais devem ser mantidos ou não, certo?
Agestão documental de distribuidoras de combustível envolve um bom planejamentopara definir o prazo de armazenamento de cada documento. Assim, será possíveldescartar os documentos que não são mais necessários para a empresa e nem paraa fiscalização – sempre mantendo aqueles que ainda são necessários paraoperações internas ou para fins legais.
Os benefícios deusar uma solução digital
Atualmente,é impossível falarmos de gestão documental para distribuidoras sem citar opapel da tecnologia. Graças aos sistemas hospedados em nuvem tornou-se possívelfacilitar todo o processo de gerenciamento dos documentos – sem depender doarmazenamento de papéis ou em HDs estáticos.
Essasplataformas centralizam todos os documentos da sua empresa e facilitam alocalização das informações necessárias no dia a dia. Além disso, podem seracessadas remotamente por meio de dispositivos móveis.
Vejaquais são os principais benefícios de explorar uma solução digital:
- Redução de custos operacionais
- Centralização dos dados empresariais
- Eliminação da papelada
- Mais eficiência para atender os clientes, parceiros e fornecedores
- Simplificação dos processos comerciais e operacionais
- Liberação de mais espaço dentro da empresa
- Redução da necessidade de impressões
- Facilidade em compartilhar informações entre departamentos
- Possibilidade do acesso a dados de locais remotos
- Segurança para recuperação de dados sempre que necessário
- Melhoraria da comunicação em toda a empresa
- Cumprimento de todas obrigações legais relacionadas com o armazenamento de documentos
- Diminuição de riscos
- Aumento da produtividade dos funcionários
- Maior segurança das informações que ficam armazenadas
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