Você sabia que um software de gestão dedocumentos para o agronegócio pode ajudá-lo a reduzir custos na suaorganização? Apesar de não receber tanta atenção quando falamos sobre despesas,os documentos ocupam um grande lugar no orçamento de uma empresa.
Os documentos são indispensáveis para o fluxosuave de comunicações entre uma empresa e suas principais partes interessadas.Se um documento importante foi perdido,danificado ou roubado, as consequências para os negócios podem ser negativas ou mesmodesastrosas. As organizações, portanto,gastam recursos substanciais no armazenamento, gerenciamento e recuperação dedocumentos.
Os avanços tecnológicos da última década nosderam uma maneira fácil e eficaz de gerenciar documentos – digitalizando-os earmazenando-os em formatos eletrônicos. Um software de gestão de documentospara o agronegócio pode mudar radicalmente a maneira como você conduz suasoperações e gerar economia de custos de inúmeras maneiras.
Neste artigo veremos como você pode reduzircustos com um software de gestão de documentos para o agronegócio. Confira.
Comoum software de gestão de documentos para o agronegócio reduz custos?
Um software de gestão de documentos para oagronegócio reúne todas as funcionalidades necessárias para armazenar egerenciar os documentos em formato digital. Dessa forma, todas informações ficam seguras e disponíveis com facilidade para as pessoas autorizadas –simplificando os fluxos de trabalho e eliminando a necessidade dos documentosem papel.
Como consequência, um software de gestão dedocumentos para o agronegócio contribui com a redução de custos de diversasmaneiras diferentes:
1.Redução do desperdício de recursos
Um trabalhador de escritório utiliza milhares defolhas de papel por ano. Muitas delas, apenas por um curto período de tempo edepois são descartadas. Além dos impactos no meio ambiente, todo esse papel etinta para impressão gera custos. As empresas podem economizar milhares dereais simplesmente mudando para um sistema de gestão de documentos em formatodigital.
2.Eliminação do custo com documentos perdidos
Documentos perdidos são uma questão importantepara empresas do agronegócio. As organizações podem perder muito dinheiro comoconsequência disso – seja por não cumprir exigências legais, perder um clienteou com retrabalho. Usar um sistema de gerenciamento de documentos significa quevocê pode acessar qualquer documento em seu sistema em segundos. Você não correo risco de perder dados importantes.
3.Diminuição de custos com mão de obra
Quanto mais tempo sua equipe de trabalho estiverusando para imprimir documentos ou lidando com o seu armazenamento em armários,menos tempo sobra para outras atividades. Ou seja, um software de gestão dedocumentos para o agronegócio diminui a necessidade de mão de obra de umaorganização – o que pode levar a uma redução de custos.
4.Garantia de conformidade com as leis
Uma empresa do agronegócio precisa cumpririnúmeras obrigações legais, certo? Grande parte delas estão relacionadas adocumentos que precisam ficar armazenados. E a melhor maneira de garantir quenão ocorram falhas neste processo é com um software de gestão de documentospara o agronegócio.
5.Eliminação do processo de arquivamento
O processo de arquivamento pode custar àsempresas milhares de reais por ano, tanto em termos de custos salariais quantoem termos de locação do espaço necessário para os documentos. Alocar recursosao processo de arquivamento está tirando recursos valiosos das áreas críticasda organização. E agora muitas empresas estão percebendo os benefíciosfinanceiros da eliminação do processo de arquivamento e a implantação de umsistema de gerenciamento de documentos.
Os sistemas de gerenciamento de documentos permitemque os documentos sejam digitalizados facilmente e arquivados de acordo com suaclassificação. Em vez de passar horas pesquisando em arquivos impressos, asequipes administrativas agora podem simplesmente encontrar os dados de queprecisam com poucos cliques.
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