O “escritório sem papel” não é um conceito novo. Na verdade, a maioria das empresas já planejou ou implementou uma estratégia sem papel. Mas novas tecnologias – como dispositivos móveis, mídia social, “Big Data” e a nuvem – agora são comuns. E as tendências de tecnologia para contabilidade paperless estão evoluindo.
As empresas de contabilidade estão repensando os processos sem papel. Elas estão projetando novos fluxos de trabalho que digitalizam as informações assim que elas chegam à empresa.
O que está em jogo é mais do que a economia de custos associada à eliminação de papel e armazenamento. Afinal, as empresas que não migrarem para o mundo paperless podem se tornar cada vez menos competitivas. Elas serão mais lentas para responder aos clientes, menos colaborativas e terão a análise de dados comprometida.
Conforme as expectativas do cliente mudam e a tecnologia evolui, as empresas estão considerando estas questões:
Como podemos compartilhar informações de forma mais eficaz em toda a empresa?
- Se capturarmos mais informações eletronicamente, como podemos usá-las para ajudar a empresa a crescer?
- Onde e como os profissionais devem ter acesso às informações da empresa?
- Como podemos colaborar melhor com os clientes?
- Devemos permitir que a equipe leve seus dispositivos móveis pessoais para o trabalho?
- Existe uma maneira de preservar e compartilhar o conhecimento experiencial de nossos profissionais?
Vamos explorar algumas das tendências emergentes de tecnologia para contabilidade paperless. Confira!
Tendências emergentes de tecnologia para contabilidade paperless
1. Dispositivos móveis
Muitos escritório de contabilidade já adotam a tecnologia móvel na empresa, como tablets. No entanto, a tendência de profissionais trazerem seus próprios dispositivos pessoais para o local de trabalho apresenta alguns desafios de segurança únicos que as empresas precisarão enfrentar. Mas os benefícios de conveniência são claros – os profissionais podem acessar as informações do cliente e do contrato de qualquer lugar, a qualquer momento.
2. Computação em nuvem / software como serviço (SaaS)
À medida que a vida pessoal e profissional continuam convergindo, a capacidade de trabalhar em qualquer lugar está se tornando mais importante para os profissionais de contabilidade. E isso é particularmente verdadeiro para profissionais mais jovens.
As soluções em nuvem podem incentivar uma melhor colaboração com clientes empresariais e individuais. Alguns aplicativos fornecem aos clientes acesso às suas próprias informações. Os profissionais também podem aprimorar o atendimento ao cliente, podendo acessar informações “no local” durante as reuniões com o cliente.
3. Big Data e Analytics
À medida que mais informações são coletadas na nuvem ou em sistemas de software centralizados, as empresas podem usar esse “Big Data” para uma análise mais profunda. Na verdade, é quase certo que a análise terá um grande impacto no futuro do setor de contabilidade.
As empresas estão procurando ferramentas e processos para ajudá-las a coletar e analisar dados que podem ser usados para ajudar a empresa a crescer, avaliar o desempenho da equipe, identificar os tipos de clientes e compromissos mais lucrativos e muito mais.
4. Mídia social
Com tanta adoção no mundo do consumidor, a mídia social está se tornando onipresente. Profissionais mais jovens, em particular, consideram as ferramentas sociais valiosas para networking e colaboração. Algumas empresas estão explorando maneiras de adaptar a mídia social corporativa para o benefício da empresa.
5. Sistemas de gerenciamento de documentos
A principal ferramenta para um escritório que busca explorar a tecnologia para contabilidade paperless é um sistema de gerenciamento de documentos. Trata-se da melhor forma de migrar os documentos em papel para o mundo digital – facilitando o processamento de texto, planilhas, e-mail, digitalizações, PDFs e muito mais.
Uma solução de gestão documental oferece os seguintes benefícios para empresas de contabilidade: melhor retenção de documentos, segurança de dados confiável, compartilhamento e colaboração eficazes dentro da empresa, acesso (se permitido) a profissionais quando eles estão fora do escritório e muito tempo economizado e frustração evitada.
Para selecionar o software certo para sua empresa, tenha em mente que um bom sistema de gestão documental deve:
- Apoiar ou complementar os fluxos de trabalho existentes da sua empresa.
- Fornecer segurança suficiente com base em diferentes funções de usuário em sua empresa.
- Gerenciar automaticamente a retenção de arquivos com base nas políticas de retenção de documentos da sua empresa.
- Fornecer a versão do arquivo e o histórico de auditoria.
- Permitir que sua empresa seja mais produtiva, garantindo que os funcionários gastem menos tempo procurando por arquivos ou pastas de clientes.
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