Você já enfrentou problemas para gerenciar os documentos da revenda de automóveis entre matriz e filiais? Esse é um dos grandes desafios para organizações que atuam de forma descentralizada – com várias unidades distantes geograficamente.
Imagine que um funcionário de uma filial de Porto Alegre necessite da documentação de um carro ou de um contrato que está em Florianópolis. Em muitos casos, esse documento precisa ser enviado por e-mail, compartilhado em uma pasta do Google Drive ou, até mesmo, enviado por correspondência. Mas será que essas são realmente as formas mais eficientes de realizar esse procedimento?
Todas essas formas de envio de documentação dependem dos esforços de duas ou mais pessoas, certo? Isso quer dizer que eles podem demorar um longo tempo e ainda correm riscos de falhas humanas no meio do caminho.
Mas, então, como gerenciar os documentos da revenda de automóveis entre matriz e filiais? Confira ao longo deste artigo.
A importância da comunicação interna
A comunicação é vital para o sucesso de qualquer organização. É a colaboração entre as pessoas que garante que todas as atividades sejam executadas conforme o planejamento – permitindo maximizar a produtividade e reduzir os custos de operações.
Neste contexto, os documentos são de grande valor para uma comunicação eficiente. Muitas das informações necessárias no dia a dia de trabalho estão registrados em documentos – sejam eles documentos de automóveis, contratos, notas fiscais ou outras documentações internas.
Quando esses documentos estão armazenados em silos de difícil acesso, os funcionários da revenda de automóveis enfrentam complicações para desenvolver suas atividades rotineiras – aumentando o tempo necessário para executar as tarefas e reduzindo a eficiência.
Por outro lado, empresas em que todos os funcionários conseguem acessar facilmente os documentos que precisam podem obter valiosos saltos de desempenho. E isso é importantíssimos em um mercado tão acirrado.
O papel da tecnologia para gerenciar os documentos da revenda de automóveis entre matriz e filiais
Quando falamos sobre gerenciar os documentos da revenda de automóveis entre matriz e filiais, é impossível não falarmos sobre o papel da tecnologia. Afinal, nos últimos anos surgiram diversas soluções digitais que podem simplificar esse processo.
Estamos atravessando um movimento de transformação digital na gestão de documentos – o que garante a capacidade de acessá-los em qualquer lugar. À medida que as organizações crescem e espalham filiais (e funcionários) em diversas cidades, você precisa de um meio para que eles possam se unir para trabalhar em conjunto, não é?
E isso não significa apenas digitalizar documentos em papel como documentos digitais. Significa ter um plano para armazenar documentos e disponibilizá-los para todos que precisam deles.
Plataformas simples de armazenamento na nuvem podem parecer um local rápido e fácil para inserir seus documentos digitais. Mas eles perdem muito a eficiência em longo prazo – transformando-se em um cemitério digital em que ninguém é capaz de encontrar nada.
Por outro lado, plataformas de gestão documental são a solução perfeita para gerenciar os documentos da revenda de automóveis entre matriz e filiais.
Benefícios de investir em um software de gestão documental
Um software de gestão documental permite que todos os documentos da organização sejam centralizados em um único ambiente – que pode ser acessado em tempo real pelos funcionários e todas as filiais.
Dessa forma, é possível obter diversos benefícios muito valiosos:
- Maior produtividade dos funcionários. Para os funcionários, trabalhar com arquivos digitais e formulários móveis significa que eles não lidam com caixas ou armários cheios de papéis. A transferência e o armazenamento de dados serão mais fáceis, assim como o compartilhamento e a colaboração de dados.
- Reduza custos e aumente o ROI. Ao abandonar documentos em papel e usar a tecnologia digital, você pode maximizar seu espaço, economizar dinheiro e armazenar grandes quantidades de informações em um espaço pequeno. Todos os dados ficam centralizados em uma única plataforma – simplificando processos e reduzindo os custos.
- Acessibilidade. O principal problema com os documentos em papel é que eles não são fáceis de encontrar quando você tem pilhas de papéis e as informações não são acessíveis imediatamente. Isso também envolve muitos desperdícios de tempo e atrasos no processamento. O software de gestão documental torna o acesso mais fácil, mais simples e mais rápido.
- Segurança de dados. Os documentos digitais são mais seguros que os impressos. Por um lado, os arquivos digitais podem ser renderizados por meio de criptografia. Eles também podem ser protegidos contra impressão, porque os controles de acesso são mais severos, portanto as chances de manter as informações seguras são maiores.
Você gostou das dicas para gerenciar os documentos da revenda de automóveis entre matriz e filiais? Está preparado para modernizar esse processo na sua empresa? Então conheça o MegaGED – o software de gestão de documentos com melhor custo-benefício do Brasil
Você já enfrentou problemas para gerenciar os documentos da revenda de automóveis entre matriz e filiais? Esse é um dos grandes desafios para organizações que atuam de forma descentralizada – com várias unidades distantes geograficamente.
Imagine que um funcionário de uma filial de Porto Alegre necessite da documentação de um carro ou de um contrato que está em Florianópolis. Em muitos casos, esse documento precisa ser enviado por e-mail, compartilhado em uma pasta do Google Drive ou, até mesmo, enviado por correspondência. Mas será que essas são realmente as formas mais eficientes de realizar esse procedimento?
Todas essas formas de envio de documentação dependem dos esforços de duas ou mais pessoas, certo? Isso quer dizer que eles podem demorar um longo tempo e ainda correm riscos de falhas humanas no meio do caminho.
Mas, então, como gerenciar os documentos da revenda de automóveis entre matriz e filiais? Confira ao longo deste artigo.
A importância da comunicação interna
A comunicação é vital para o sucesso de qualquer organização. É a colaboração entre as pessoas que garante que todas as atividades sejam executadas conforme o planejamento – permitindo maximizar a produtividade e reduzir os custos de operações.
Neste contexto, os documentos são de grande valor para uma comunicação eficiente. Muitas das informações necessárias no dia a dia de trabalho estão registrados em documentos – sejam eles documentos de automóveis, contratos, notas fiscais ou outras documentações internas.
Quando esses documentos estão armazenados em silos de difícil acesso, os funcionários da revenda de automóveis enfrentam complicações para desenvolver suas atividades rotineiras – aumentando o tempo necessário para executar as tarefas e reduzindo a eficiência.
Por outro lado, empresas em que todos os funcionários conseguem acessar facilmente os documentos que precisam podem obter valiosos saltos de desempenho. E isso é importantíssimos em um mercado tão acirrado.
O papel da tecnologia para gerenciar os documentos da revenda de automóveis entre matriz e filiais
Quando falamos sobre gerenciar os documentos da revenda de automóveis entre matriz e filiais, é impossível não falarmos sobre o papel da tecnologia. Afinal, nos últimos anos surgiram diversas soluções digitais que podem simplificar esse processo.
Estamos atravessando um movimento de transformação digital na gestão de documentos – o que garante a capacidade de acessá-los em qualquer lugar. À medida que as organizações crescem e espalham filiais (e funcionários) em diversas cidades, você precisa de um meio para que eles possam se unir para trabalhar em conjunto, não é?
E isso não significa apenas digitalizar documentos em papel como documentos digitais. Significa ter um plano para armazenar documentos e disponibilizá-los para todos que precisam deles.
Plataformas simples de armazenamento na nuvem podem parecer um local rápido e fácil para inserir seus documentos digitais. Mas eles perdem muito a eficiência em longo prazo – transformando-se em um cemitério digital em que ninguém é capaz de encontrar nada.
Por outro lado, plataformas de gestão documental são a solução perfeita para gerenciar os documentos da revenda de automóveis entre matriz e filiais.
Benefícios de investir em um software de gestão documental
Um software de gestão documental permite que todos os documentos da organização sejam centralizados em um único ambiente – que pode ser acessado em tempo real pelos funcionários e todas as filiais.
Dessa forma, é possível obter diversos benefícios muito valiosos:
- Maior produtividade dos funcionários. Para os funcionários, trabalhar com arquivos digitais e formulários móveis significa que eles não lidam com caixas ou armários cheios de papéis. A transferência e o armazenamento de dados serão mais fáceis, assim como o compartilhamento e a colaboração de dados.
- Reduza custos e aumente o ROI. Ao abandonar documentos em papel e usar a tecnologia digital, você pode maximizar seu espaço, economizar dinheiro e armazenar grandes quantidades de informações em um espaço pequeno. Todos os dados ficam centralizados em uma única plataforma – simplificando processos e reduzindo os custos.
- Acessibilidade. O principal problema com os documentos em papel é que eles não são fáceis de encontrar quando você tem pilhas de papéis e as informações não são acessíveis imediatamente. Isso também envolve muitos desperdícios de tempo e atrasos no processamento. O software de gestão documental torna o acesso mais fácil, mais simples e mais rápido.
- Segurança de dados. Os documentos digitais são mais seguros que os impressos. Por um lado, os arquivos digitais podem ser renderizados por meio de criptografia. Eles também podem ser protegidos contra impressão, porque os controles de acesso são mais severos, portanto as chances de manter as informações seguras são maiores.
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