A assinatura digital, em comparação com a assinatura tradicional, tornou-se cada vez mais popular nos últimos anos. Mais e mais países em todo o mundo endossaram a validade legal da assinatura digital, permitindo que as empresas digitalizem fluxos de trabalho inteiros e otimizem ainda mais os processos de gerenciamento. Mas você sabe exatamente quais são as vantagens da assinatura digital para sua empresa?
Esteja você preparando um contrato de trabalho do funcionário, finalizando um novo contrato de cliente ou enviando uma fatura, a assinatura digital pode ser benéfica de várias maneiras.
Neste artigo vamos entender melhor as principais vantagens da assinatura digital para sua empresa. Confira!
6 vantagens da assinatura digital
1. Simples e intuitiva
O maior benefício das assinaturas digitais é que elas são simples e fáceis de usar. Não é preciso imprimir documentos, ir até a empresa do seu cliente ou aguardar dias para finalizar uma operação. Com poucos cliques, você pode finalizar operações em formato digital.
2. Alto nível de segurança
Acredite ou não, as assinaturas digitais são mais seguras do que os documentos tradicionais em papel. Eles não apenas contêm uma assinatura, mas também contêm informações rastreáveis sobre quem assinou o documento, quando o assinou e onde o assinou. Isso é muito mais forte e mais aplicável do que uma transação baseada em papel.
3. Conveniência
Operamos em um mundo de negócios geograficamente disperso. Hoje em dia, mesmo as pequenas empresas locais lidam com diferentes fornecedores, clientes e parceiros em várias cidades, estados e países. As assinaturas digitais permitem autenticação remota, o que a torna uma solução muito mais conveniente do que a alternativa de envio por correio e / ou impressão e digitalização.
4. Resposta mais rápida
A conveniência das assinaturas eletrônicas significa que há um retorno muito mais rápido. Em vez de enviar um documento a uma parte, fazer com que ela imprima, assine e digitalize, envie para a próxima parte e repita o processo ao longo da linha, todos podem assinar em segundos. Esse retorno mais rápido oferece às empresas uma maior versatilidade em situações urgentes.
5. Economize tempo e custos
Garantir que todas as partes assinem documentos em papel normalmente envolve uma série de etapas demoradas e potencialmente caras.
Primeiro, você deve preparar o documento, enviá-lo por correio para cada destinatário e, em seguida, esperar que eles recebam, revisem e assinem. Um dos destinatários pode estar fora da cidade ou em casa com gripe, o que aumenta ainda mais o tempo de espera. Finalmente, após a revisão, um destinatário pode solicitar algumas alterações, o que significa retrabalhar e reenviar o documento. Os atrasos resultantes podem ser caros e frustrantes.
Com a assinatura digital, os documentos são rapidamente entregues, revisados e autenticados online. O tempo de trânsito é mínimo, então os proprietários de negócios podem direcionar suas energias para conquistar novos clientes, em vez de lidar com mais papelada. E, claro, a adoção de uma solução sem papel reduz imediatamente o seu impacto ambiental – um benefício importante para os empreendedores que buscam práticas de negócios mais sustentáveis – sem mencionar que reduz os custos com material de escritório.
6. Acompanhe o status do seu documento em tempo real
Quer saber se o contrato que você enviou para um novo cliente foi aberto e revisado ou assinado e enviado de volta? A assinatura digital torna a resposta a essas perguntas muito mais fácil do que a alternativa em papel.
Da criação e distribuição à edição, validação e armazenamento – todo o ciclo de vida do documento é digitalizado e transparente. Usando a assinatura digital baseada na nuvem, os proprietários de negócios podem rastrear o status de seus documentos em tempo real.
Desde economizar tempo, dinheiro e árvores até melhorar a colaboração com membros da equipe e clientes, não é de se admirar que a assinatura digital esteja rapidamente se tornando o “novo normal”.
Você já conhecia todas as vantagens da assinatura digital para sua empresa? Como você encara a adoção dessa tecnologia? Deixe o seu comentário!
