Aexigência de realizar o armazenamento dos principais dados de uma organização émuito importante para manter um histórico contábil, financeiro, trabalhista efiscal. Mas você sabe qual é o tempo de guarda de documentos contábeis?
Apesarde existir uma regra geral de armazenamento dos documentos tributários peloprazo de cinco anos, existem vários outros documentos contábeis que demandam umtempo de guarda maior. É preciso ficar atento para não descartar as informaçõesantes do momento correto.
Aolongo deste artigo veremos qual é o tempo de guarda de documentos contábeis ecomo você pode garantir o armazenamento dessas informações. Confira.
Qual o tempo deguarda de documentos contábeis?
Otempo de guarda de documentos contábeis é regulado por diversas legislaçõesdiferentes. Por esse motivo, os prazos podem variar muito entre os inúmerosdocumentos que passam por um escritório de contabilidade.
Paraajudá-lo a garantir o tempo de guarda de documentos conforme as exigênciaslegais, preparamos uma tabela com o tempo de guarda:
Documentostributários
5 anos
Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL)5 anosPrograma de Integração Social (PIS)5 anosContribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS)5 anosSimples Nacional5 anosNotas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos5 anosLivros fiscais e contábeis5 anosSistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil5 anosDeclarações: DIPJ, DCTF, DIRF5 anosDeclaração Anual do Simples Nacional (DASN)5 anosDeclaração de ajuste anual – declaração e comprovantes de lançamentos5 anos
Documentostrabalhistas e previdenciários
5 anos
Atestado de Saúde OcupacionalValidade do atestadoAdiantamento salarial5 anosAutorização de descontos não previstos em lei5 anosCAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados36 anosCarta com Pedidos de Demissão5 anosCAT – Comunicação de Acidente do Trabalho10 anosComprovantes do exercício da atividade remunerado dos segurados e contribuintes individuais.IndeterminadoComprovantes de pagamento (cópias) ou a declaração apresentada pelo contribuinte individual para fins de apresentação ao INSS10 anosCOFINS – Contribuição Financiamento da Seguridade Social (inclusive DARF)5 anosComprovante de entrega do GPS ao sindicato profissional10 anosComprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS10 anosContrato de trabalhoIndeterminadoDocumentos referentes a levantamento de débito pela fiscalização da Previdência Social de NFLD10 anosDARF´s – PIS (Programa de Integração Social)10 anosDepósitos do FGTS30 anosDocumentos relativos a retenção dos 11% do INSS10 anosComunicação do Aviso Prévio5 anosLivro Diário10 anosFicha de Acidente de Trabalho e Formulário Resumo Estatístico Anual3 anosFINSOCIAL – Fundo de Investimento Social10 anosFolha de pagamento10 anosGFIP – Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social30 anosGPS (Guia da previdência Social)10 anosGRCS – Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical5 anosGRE – Guia de Recolhimento do FGTS30 anosGRFP – Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social30 anosHistórico clínico20 anosLaudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho – LTCAT20 anosLançamentos contábeis de contribuições previdenciárias – Livro Diário – Livro Razão10 anosLivro de Inspeção do TrabalhoPermanenteLivros, cartão ou fichas de ponto5 anosMapa de avaliação dos acidentes do Trabalho (SESMT)5 anosPIS-Programa Integração Social – PASEP – Progr.Formação Patrim. Serv. Público10 anosPPP- Perfil Profissiográfico Previdenciário20 anosPrograma de Controle Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO20 anosRAIS – Relação Anual de Informações Sociais5 anosRE – Relação de Empregado do FGTS30 anosRecibo de entrega do vale-transporte5 anosRecibos de pagamento de férias10 anosRecibos de pagamento de salário10 anosRecibos de pagamento do 13º salário10 anosRecibos e abonos pecuniários5 anosRelação dos depósitos bancários de salários5 anosResumo Estatístico Anual3 anosRegistro PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais)20 anosSalário-educação – documentos relacionados ao benefício10 anosSalário-familía – documentos relacionados ao benefício10 anosSEFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdencia Social30 anosSeguro Desemprego – Comunicado de Dispensa5 anosTermo de Rescisão do Contrato de Trabalho2 anos
Como garantir aguarda desses documentos?
Além de conhecer o tempo de guarda de documentos contábeis, é preciso estruturar processos eficientes para garantir o armazenamento das informações, certo? A solução mais buscada pelas empresas brasileiras atualmente é a guarda eletrônica desses documentos.
Emvez de utilizar diversos armários e gavetas para reunir uma infinidade depapéis, é possível migrar todos os arquivos para o formato digital. Dessa formavocê pode não só garantir o armazenamento com segurança, mas também facilitar ogerenciamentoe acesso desses dados.
Vocêjá conhecia o tempo de guarda de documentos contábeis? Ficou com alguma dúvidasobre o assunto? Deixe o seu comentário!
