A sua empresa está acompanhando a tendência da transformação digital de documentos? Com um movimento de modernização das organizações, todos os processos podem ganhar eficiência quando migram para o formato digital – incluindo a gestão documental.
Quando isso é colocado em prática, são muitos os benefícios que podem ser aproveitados pelo seu negócio. Isso torna-se especialmente importante considerando a competitividade existente no mercado – em que todas pequenas vantagens podem se transformar em diferenciais competitivos.
Neste artigo vamos compreender quais são os benefícios da transformação digital de documentos. Confira.
O que significa a transformação digital de documentos?
Um estudo elaborado pela IDC mostrou que os documentos em papel permanecem um problema para a maioria das organizações, independentemente do tamanho ou setor de atividade, Além disso, eles representam mais da metade dos documentos existentes nas empresas.
A pesquisa e o acesso a documentos em papel consomem muito tempo e dificultam a colaboração A integração com sistemas de back-office requer tarefas manuais propensas a erros. O armazenamento de documentos em papel é caro e o gerenciamento de arquivos é um desafio. Esses fatores têm um impacto negativo nos esforços de conformidade e segurança da informação.
Enquanto isso, as organizações precisam gerenciar a entrada e a saída de volumes cada vez maiores de documentos. Geralmente, a informação necessária para concluir os processos de negócios é armazenada em vários e diferentes silos. E os consumidores de conteúdo – incluindo clientes, parceiros e investidores e, cada vez mais, funcionários móveis – esperam a entrega de conteúdo preciso para as pessoas certas, no momento e contexto certos.
No entanto, é essencial entender que a automação e a otimização dos fluxos de trabalho não são apenas a substituição do fluxo de trabalho baseado em papel pelas versões digitais. As organizações devem aproveitar as tecnologias para desenvolver novos modelos de negócios e novas soluções de gerenciamento de documentos. É dessa forma que ocorre a transformação digital de documentos!
Benefícios da transformação digital de documentos
Ao colocar em prática a transformação digital de documentos, esses são os benefícios que você pode esperar obter:
1. Redução de custos
A redução da quantidade de impressões, hardware, software, consumíveis e armazenamento relacionados aos documentos permite a redução de custos operacionais. Além disso, as organizações também podem se beneficiar da precisão do processamento, eliminação de erros e diminuição de penalidades devido à não conformidade legal.
2. Melhor produtividade dos funcionários
Os fluxos de trabalho com a transformação digital de documentos reduzem a necessidade de intervenção humana. Com isso, é perdido menos tempo na pesquisa e extração de documentos e vários erros humanos podem ser resolvidos.
Além disso, a tecnologia permite o acesso aos documentos em qualquer momento, em qualquer lugar. Por conta disso, os funcionários podem maximizar seu tempo e colaborar mais facilmente.
3. Segurança e conformidade
Automatizar fluxos de trabalho de documentos aumenta a segurança de documentos críticos. As soluções digitais permitem que os gestores tenham controle sobre o acesso ao conteúdo e ajudam a minimizar a distribuição não autorizada de informações confidenciais.
4. Vantagens competitivas
A transformação digital de documentos também é uma forma de manter sua empresa competitiva no mercado. Novos modelos de gestão de documentos podem ser alinhados com objetivos abrangentes de negócios – como redução de custos, melhoraria do processo de tomada de decisão e a eficácia dos gerentes, saltos de produtividade e melhoria na colaboração com os fornecedores.
Além de todos esses ganhos internos que são importantes para prosperar no mercado, a transformação digital de documentos também permite a melhoria da experiência entregue ao cliente para organizações de diversos segmentos – com uma integração de documentos que proporciona a melhoria dos processos.
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