Algumasempresas conseguem manter uma rotina disciplinada de gerenciamento dedocumentos, mas essa não é a regra. A maioria trabalha com processosineficientes que dificultam a solução de problemas e a resposta a perguntas defornecedores, clientes e colegas. E é justamente por isso que surge anecessidade de melhorar a gestão de documentos.
Reserveum momento e pense no seu dia de trabalho típico. Você provavelmente processainformações em vários formatos, incluindo documentos em papel, arquivoseletrônicos e inúmeros e-mails. Na maioria das empresas, essas informaçõesacabam em silos isolados, como um sistema de arquivamento em papel, uma unidadede rede compartilhada e contas de e-mail individuais.
Assim que precisar responder a uma pergunta ou resolver um problema, é necessário pesquisar todos esses silos individualmente para encontrar as informações necessárias. Nove em cada dez vezes, esses silos de informações se sobrepõem em algumas áreas, com dados duplicados e versões diferentes armazenadas em locais diferentes. Essa ineficiência acarreta um alto custo. É fácil ver como o tempo desperdiçado pesquisando informações gera consequências negativas.
Mascomo melhorar a gestão de documentos da sua empresa? Veremos algumas dicaspontuais logo a seguir.
Como melhorar agestão de documentos da sua empresa?
Pararecuperar o tempo perdido e melhorar a gestão de documentos, você precisa deuma visão para onde deseja ir e como vai chegar lá. A melhor maneira de começaré desenvolver uma estratégia para resolver seus problemas de gerenciamento dedocumentos. Idealmente, você começaria identificando seus pontos problemáticose as áreas de sua empresa que têm maior necessidade e, em seguida, montaria umplano de ataque.
Vejaalgumas dicas que vão ajudá-lo a percorrer esse caminho:
1. Concentre-se em melhorar um único departamento, ou mesmo um únicoprocesso
Escolhauma área para melhorar e continue trabalhando até que você a domine. Eliminesilos, simplifique etapas e automatize seu processo. Em seguida, aplique amesma abordagem ao próximo processo.
2. Crie uma única fonte de dados
Paramelhorar a gestão de documentos, você não precisa eliminar todos os silos dedados de uma só vez. Concentre-se na eliminação de silos para um únicodepartamento ou processo, para que haja uma única fonte de informações. Apósisso, você pode implementar essa estratégia no restante da organização.
3. Verifique se sua solução é capaz de lidar com todos os documentos earquivos eletrônicos que seu processo exige
Seu sistema degerenciamento de documentos deve simplificar a entrada de qualquertipo de documento. Quando você recebe e-mails, por exemplo, deve ser fácilarrastá-los e soltá-los rapidamente em seu sistema.
4. Crie um ambiente de captura distribuída
Certifique-sede que as pessoas possam digitalizar documentos para o sistema onde quer queestejam – e isso é especialmente importante se você tiver mais de umescritório. Vários scanners e aplicativos móveis reduzem as barreiras paradigitalizar imediatamente os documentos em papel.
5. Crie um fluxo de trabalho e não tenha medo de aprimorá-lo
Aprimeira vez que você configura um fluxo de trabalho digital, provavelmente nãoserá perfeito. Mas uma vez que você começa aplicar as mudanças na gestão dedocumentos, outras pessoas verão o valor dos fluxos de trabalho para seuspróprios processos.
6. Seja receptivo a ideias para melhorar o fluxo de trabalho
Agerência pode pensar que todos seguem o mesmo processo, mas as pessoasgeralmente têm seu próprio modo de trabalhar – e podem ser melhores. À medidaque você domina cada processo, seus usuários descobrem novas maneiras demelhorar seus fluxos de trabalho, portanto, mantenha a mente aberta.
7. Seja persistente e constante
Depoisde dominar um processo ou melhorar um departamento, resista à tentação de pararpor aí. Desenvolva seu sucesso passando para o próximo processo. Algumasempresas ficam sobrecarregadas quando tentam planejar todos os aspectos de suaabordagem de gerenciamento de documentos, levando à “paralisia daanálise”. Enquanto isso, processos ineficientes continuam drenando seusrecursos.
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