Você quer extrair o máximo de um modelo de home office na contabilidade? Com o uso das ferramentas digitais disponíveis, torna-se cada vez mais vantajoso migrar as operações para o trabalho remoto. Porém, é fundamental saber como administrar as atividades.
Todas as atividades executadas por um escritório de contabilidade podem facilmente ser executadas à distância. Ou seja, não é necessário que todos os profissionais estejam no mesmo espaço físico para que trabalhem em colaboração.
Mas como você pode tirar o máximo da sua equipe e gerenciar home office na contabilidade? Confira algumas dicas neste artigo.
Home office na contabilidade: uma tendência no mercado
Nos últimos anos ocorreu uma grande evolução da tecnologia. Com o uso das novas soluções digitais, tornou-se possível transformar várias das rotinas das empresas – modificando modelos de negócios.
O home office na contabilidade segue essa onda de utilizar da tecnologia para revolucionar as atividades. Em vez de alugar uma sala comercial e gerenciar uma equipe presencialmente, é perfeitamente viável montar equipes remotas que podem ser ainda mais eficientes.
Para tornar essa tendência ainda mais evidente, precisamos considerar o contexto em que estamos vivendo. Por conta do coronavírus, muitas organizações precisaram migrar suas operações para o home office.
Em matéria da UOL, o professor da FGV (Fundação Getúlio Vargas) André Miceli declarou que a pandemia do novo coronavírus deve fazer com que o trabalho remoto cresça 30% após o período de estabilização dos casos e retomada das atividades. Essa adoção emergencial do home office deve provocar uma mudança nas culturas organizacionais – criando um caminho sem volta.
5 dicas para gerenciar home office na contabilidade
Você está disposto a migrar as operações para o home office na contabilidade? Então confira algumas dicas que vão ajudá-lo a gerenciar as atividades:
1. Entenda sua nova realidade
Um escritório de contabilidade que opera em home office não está apenas transformando a forma como as atividades são realizadas. Na verdade, todo seu modelo de negócio e posicionamento de mercado podem ser revistos.
Assim como você pode usar as tecnologias para viabilizar o trabalho remoto, também é possível explorá-las para atender clientes em todo o território do Brasil, melhorar a experiência dos clientes e reformular o mix de serviços oferecidos.
2. Contrate as pessoas certas – e depois confie nelas
A escolha das pessoas certas para uma equipe remota é crucial. Diferente de uma empresa que funciona com atividades presenciais, você não tem como passar o dia monitorando o desempenho dos funcionários.
O trabalho remoto para de funcionar quando você não pode confiar na pessoa do outro lado da linha. Se você se preocupa continuamente com o que alguém está fazendo, dificilmente conseguirá fazer um bom gerenciamento das atividades. Confiança é a chave para o sucesso.
3. Crie um “local de trabalho digital”
Não faltam produtos digitais para ajudar sua equipe a se comunicar e colaborar de qualquer lugar. As melhores opções incluem gerenciamento e agendamento de tarefas, além da capacidade de compartilhar documentos e comemorar marcos.
No entanto, é importante usar vários modos de comunicação com sabedoria. Como é tão fácil se comunicar erroneamente quando você não está fisicamente na sala com alguém, verifique se todas as interações que você tem com seus relatórios são entregues na plataforma certa.
Por exemplo, não use e-mail ou mensagens instantâneas para fornecer feedback crítico – é melhor salvar conversas longas ou difíceis para bate-papo por vídeo ou, se isso não for possível, uma ligação telefônica. Depois de configurar seu local de trabalho digital, descreva claramente para gerentes e funcionários para que cada tipo de ferramenta de comunicação deve ser usada.
4. Seja claro com suas expectativas
Ser claro e aberto com os funcionários é sempre uma boa prática, mas se torna ainda mais crucial quando sua equipe está dispersa. O trabalho remoto, por definição, é muito menos estruturado do que o trabalho no local. E embora isso tenha bônus enormes, também significa que você precisará fornecer expectativas mais estruturadas.
Seja um novo contratado ou um membro atual da equipe que está mudando para uma configuração remota, passe por tudo para evitar confusão: projetos e prazos importantes, tarefas diárias ou semanais importantes e reuniões agendadas.
Além disso, seja especialmente claro sobre horas e disponibilidade. Deseja que seus funcionários estejam disponíveis entre o horário de expediente? Você concorda que eles definam seus horários, desde que estejam disponíveis para reuniões? Essas são definições que devem estar bem claras. Não faça suposições sobre o que é trabalhar remotamente – defina-o com sua equipe.
5. Utilize as ferramentas adequadas
Um escritório de contabilidade que opera em home office precisa de ferramentas bastante específicas para que o trabalho seja realizado com excelência. E a principal delas é, sem dúvidas, uma solução que facilite o gerenciamento dos documentos. Afinal, os profissionais contábeis lidam diariamente com muitos documentos de seus clientes – e precisam ter a capacidade de acessar e manipular essas informações rapidamente.
Para garantir resultados satisfatórios com o home office na contabilidade, você precisa de um bom software de gestão documental. E o MegaGED pode ajudá-lo a atender com excelência os seus clientes – garantindo segurança, eficiência e rastreabilidade.
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