Você já está por dentro das novas normas para digitalização de documentos previstas no Decreto nº 10.278/2020? Essa legislação trouxe a possibilidade de digitalizar documentos com validade jurídica, mas também define uma série de diretrizes que devem ser observadas para colocar isso em prática.
Ou seja, não é qualquer documento em formato eletrônico que passa a ter validade legal. É fundamental que todos os pontos previstos no decreto sejam observados para evitar complicações. Afinal, ninguém deseja descartar documentos importantes para descobrir somente depois que a documentação digitalizada não possui validade, não é?
Neste artigo vamos compreender quais são as novas normas para digitalização de documentos conforme as disposições do Decreto nº 10.278/2020. Confira.
Quais são as mudanças previstas no Decreto nº 10.278/2020?
O Decreto nº 10.278/2020 trouxe uma grande mudança para a gestão de documentos: os documentos digitalizados podem produzir os mesmos efeitos legais e o mesmo valor que os documentos originais.
Com isso, torna-se mais simples fazer a administração e gestão de documentos públicos e privados – de modo a proporcionar maior agilidade e facilidade em relação à visualização, armazenagem e preservação dos documentos.
Na prática, o documento físico pode ser descartado após o processo de digitalização realizado conforme os procedimentos previstos – ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.
Porém, vale destacar que o Decreto não se aplica aos documentos originalmente produzidos em formato digital, tampouco aos documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional e aos documentos microfilmes, audiovisuais, de identificação e de porte obrigatório.
Novas normas para digitalização de documentos
Para digitalizar documentos com validade jurídica é fundamental compreender as novas normas para digitalização de documentos – que estão previstas no Decreto nº 10.278/2020. Veja quais são elas:
1. Obrigatoriedade de Certificação Digital
As novas normas para digitalização de documentos prevem que os documentos com validade jurídica devem ser assinados digitalmente com Certificação Digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Além disso, quando envolver apenas particulares, o uso da Certificação Digital fica a critério das partes.
2. Integridade e a confiabilidade do documento
No processo de digitalização dos documentos, é fundamental que todas suas características sejam mantidas. Ou seja, eles devem ser idêntico aos originais e assinados digitalmente com certificado ICP-Brasil.
3. Rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos
O sistema usado para digitalização e armazenamento dos documentos deve informar quais os procedimentos executados e o histórico dos materiais digitalizados. Somente dessa forma é possível digitalizar documentos com validade jurídica.
4. Especificações técnicas para a digitalização
As novas normas para digitalização de documentos também definem uma série de padrões técnicos mínimos que devem ser observados:
- Resolução mínima. É exigida a resolução mínima de 300 dpi para textos, fotografias ou cartazes, e de 600 dpi para plantas e mapas.
- Cor. A cor do documento digitalizado deve ser monocromática para textos impressos sem ilustração, plantas e mapas; RGB (colorido) para fotografias, cartazes ou textos em cores; e em escala de cinza para textos impressos com ilustração e textos manuscritos.
- Formato de digitalização. Os documentos digitalizados devem ser salvos em um formato aberto. Para os textos é usado o PDF/A, já para fotografias, cartazes, plantas e mapas é usado o formato PNG.
- Metadados mínimos. Todos os documentos digitalizados devem incluir esses metadados mínimos: assunto, autor (nome), data e local de digitalização, identificador do documento original, responsável pela digitalização, título, tipo documental e hash (checksum) da imagem – que é o algoritmo que mapeia uma sequência de bits com a finalidade de realizar a sua verificação de integridade.
5. Manutenção e preservação dos documentos digitalizados
Após digitalizar documentos com validade jurídica, é importante fazer a manutenção dessa documentação. Segundo as novas normas para digitalização de documentos, o armazenamento deve assegurar:
- A proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados
- A indexação de metadados que possibilitem a localização e o gerenciamento do documento digitalizado – além da conferência do processo de digitalização adotado.
Além disso, os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados, no mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.
Para fazer uma manutenção eficiente e armazenar todos os documentos com segurança, o ideal é utilizar uma plataforma de gestão documental como o MegaGED. Dessa forma, todas as informações ficam protegidas e podem ser gerenciadas com praticidade pelos funcionários da empresa.
Você já conhecia as novas normas para digitalização de documentos? Quer conhecer mais sobre as funcionalidades do MegaGED para gerenciar seus documentos digitais? Então entre em contato com a nossa equipe.
