A sua empresa já está trabalhando na gestão de documentos para a LGPD? Grande parte dos dados pessoais que devem ser protegidos estão registrados nos documentos que ficam armazenados nas empresas. Portanto, é essencial que essa rotina ganhe uma atenção especial.
Uma empresa que possui clareza nos processos de gestão documental e conhece as normas da LGPD consegue facilmente reformular seus processos internos para evitar problemas. Por outro lado, as falhas no momento de gerenciar os documentos podem ficar no caminho da adequação às normas de proteção de dados.
Para otimizar o processo de gestão de documentos para a LGPD, o MegaGED é a solução ideal!
Como o MegaGED pode ajudá-lo na gestão de documentos para a LGPD?
Conforme acabamos de ressaltar, a gestão de documentos é fundamental para se adequar à LGPD. E a melhor forma de implementar um gerenciamento eficiente é utilizando a tecnologia.
O MegaGED é um software de gestão documental que permite o armazenamento de todas as informações na nuvem. Ou seja, todas as informações que circulam pela organização podem ficar salvos em um ambiente seguro e de fácil acesso para os funcionários – acabando com problemas de informações perdidas ou dificuldades na comunicação interna.
Com o MegaGED, todos os dados necessários ficam armazenados de forma organizada e são encontrados rapidamente. Dessa forma, torna-se mais prático fazer o gerenciamento de todos os dados – o que é fundamental para se adequar à LGPD.
Quais são as principais funcionalidades do MegaGED?
Para ajudá-lo na gestão de documentos para a LGPD, o MegaGED é um software de gestão de documentos que reúne diversas funcionalidades para otimizar esse processo na sua empresa.
Veja quais são os principais recursos do MegaGED:
- Compartilhamento. Com essa função, é possível compartilhar pastas ou arquivos com pessoas que não tenham acesso ao MegaGED, através de um link externo podendo ser enviado pelo Whattsapp, e-mail e redes sociais.
- Central de notificações. Trata-se de uma funcionalidade que garante que o usuário receba os avisos: documentos a vencer, fluxos de documentos pendentes e arquivos compartilhados – facilitando ao usuário a tomada de decisão.
- Armazenamento em nuvem. Os documentos ficam armazenados na nuvem, proporcionando maior segurança e facilitando a redução de custos, evitando servidores próprios.
- Indexação. Para cada tipo documental é possível criar quantos campos de indexação forem necessários. Estes podem ser obrigatórios, numéricos, datas para auxiliar nos casos dos documentos que tenham prazo de validade.
- Manipulação de PDF. Este recurso Permite manipular um arquivo PDF onde é possível: acrescentar ou remover páginas, inserir marca d’agua e criptografar o arquivo.
- Pastas. Com a criação de pastas, é possível definir setores ou departamentos com níveis de permissões para grupos de usuários com diferentes tipos de acesso, restringindo as ações aos documentos.
- Versionamento de documentos. No sistema é possível fazer versionamento de documentos, mantendo um registro do que foi alterado e por quem foi alterado cada versão do documento em questão.
- Trilha de Auditoria. Permite ter a rastreabilidade das ações de cada documento por usuário: visualização, exclusão, download, data e hora, etc.
- Fluxo Documental. É possível criar fluxos documentais para automatizar processos, quando for necessária aprovação de um determinado documento ou através de formulários dinâmicos, encaminhando-o automaticamente para a instância seguinte, de acordo com os parâmetros estabelecidos.
- Aviso de Vencimento. O MegaGED auxilia no controle dos documentos que tenham prazo de validade, como contratos, licenças, alvarás entre outros. Dessa forma, o responsável recebe automaticamente um alerta com dias de antecedência, podendo tomar as medidas adequadas em tempo hábil.
- Busca amigável. A experiência de busca é muito simples e intuitiva: o usuário não precisa saber a localização do documento, pode pesquisar por tipos dos documentos, informações de indexação, data do documento, data do vencimento ou pelo proprietário do documento.
- Níveis de Acesso. É possível criar diferentes níveis de permissões, restringindo as ações aos documentos e as funcionalidades, como: visualização, edição de indexações, exclusão dos documentos entre outros.
- Controle de Acesso por Horário. Trata-se de um recurso que permite que administrador determine uma faixa de horário para acesso de um grupo de usuários ou usuário.
- Controle de Acesso por IP. É possível bloquear o acesso externo ao sistema MegaGED, liberando somente a uma determinada rede, proporcionando segurança aos dados do sistema.
- Login por AD (Active Diretory). Possibilidade de acesso ao MegaGED usando as mesmas credenciais do AD (Active Directory).
Você já sabia como o MegaGED pode ajudá-lo na gestão de documentos para a LGPD? Quer levar essa tecnologia para o seu negócio? Então entre em contato com a nossa equipe
