Quanto tempo você perde para gerenciar seus documentos?

Você já reparou quanto tempo você perde para gerenciar seus documentos? Não importa qual seja a profissão – policial, médico, funcionário público, professor de escola ou gerente financeiro – pergunte a qualquer funcionário quanto tempo ele gasta em suas tarefas principais e compare com o tempo usado na gestão de documentos. As respostas podem surpreendê-lo.

Emboranem mesmo o trabalhador mais eficiente no escritório mais eficiente gaste 100%de seu tempo em suas tarefas principais, existem maneiras eficazes de aumentara taxa de produtividade. Reduzir a papelada é uma das melhores maneiras decolocar isso em prática. Além disso, menos papelada geralmente melhora o moraldos funcionários. E os funcionários mais felizes são mais produtivos e astarefas administrativas mais simplificadas levam menos tempo para seremconcluídas.

Mas,então, quanto tempo você perde para gerenciar os documentos da sua empresa?Confira ao longo deste artigo.

Qual é o tempogasto para gerenciar os documentos da sua empresa?

Apesarde consumir um tempo precioso dos funcionários, muitos gestores não conseguemidentificar o tempo gasto para gerenciar os documentos da sua empresa.Geralmente, isso ocorre porque os processos já estão enraizados e ocorremnaturalmente.

Pensena tarefa simples de encontrar um arquivo do cliente. Aqui está o processo comum arquivo em papel:

1. Perceba que o arquivo não está na sua mesa
2. Vá até o armário de arquivos correto em seuescritório, no corredor ou na sala de arquivos
3. Encontre e abra a gaveta certa e navegue pelaspastas de papel
4. A-ha! Você achou!
5. Volte para a sua mesa e faça o acompanhamentocom o cliente (que não conseguiu responder imediatamente à pergunta porque eranecessário encontrar o arquivo)
6. Retorne o arquivo para o local apropriado

Trata-sede um processo demorado e que está sujeito a falhas, não é? E essa é umarealidade que acontece várias vezes ao longo de um único dia de trabalho.

Quanto a gestão dedocumentos está custando para o seu negócio?

Alémde tomar um tempo precioso para gerenciar os documentos da sua empresa, asfalhas na gestão de documentos em papel geram outras consequências negativas.Veja quais são as principais delas:

• Desperdício de espaço físico.Considerando o custo do metro quadrado de uma sala comercial, o armazenamentode documentos representa uma despesa indireta para as empresas. Ao reduzir oespaço destinado aos armários e gavetas, é possível instalar estações detrabalho adicionais.
• Perda de informações. Você já teve quelidar com documentos extraviados ou danificados? Essas são situações nadaincomuns quando você lida com documentos em mídia física. Além de afetar asatividades do dia a dia, a perda de documentos ainda pode ter consequênciaslegais – como na perda de documentos exigidos pela contabilidade.
• Problemas de segurança. Muitos dosdocumentos armazenados possuem informações sigilosas sobre sua empresa ou dadosde clientes, certo? Portanto, as falhas de segurança no armazenamento em papelpodem gerar consequências negativas para a sua empresa.
• Lentidão no atendimento ao cliente.Precisar interromper um atendimento diversas vezes para localizar documentospode causar a insatisfação dos consumidores. Esse é um dos problemas do tempogasto para gerenciar os documentos da sua empresa.
• Controle de acesso. Quando todos osdocumentos estão armazenados nos mesmos armários e gavetas, torna-se difícilter um controle de acesso às informações.

Como diminuir otempo gasto na gestão dos documentos?

Agoraque você consegue visualizar melhor o tempo gasto para gerenciar os documentosda sua empresa e o impacto disso nos resultados, é comum querer entender comoreduzir o tempo dedicado a essas rotinas.

Mas,então, como diminuir o tempo gasto na gestão de documentos?

O segredo está na digitalização dos documentos da sua empresa. Em vez de fazer o armazenamento em papel, você pode migrar todas as informações para o formato digital. Existem plataformas de gestão documental que agilizam o armazenamento, gestão e pesquisa de documentos.

Comuma plataforma de gestão documental, todos os funcionários passam a ter acessoaos documentos por meio de seus computadores ou dispositivos móveis. Dessaforma, não é mais necessário se deslocar até os armários ou perder tempoprocurando pelos arquivos. Com poucos cliques é possível localizar as informaçõesnecessárias.

Vocêjá havia avaliado o tempo gasto para gerenciar os documentos da sua empresa?Quer conhecer melhor as funcionalidades de uma plataforma de gestão documental?Então visite a página do MegaGED.