Você sabe por quanto tempo guardar cada documento em sua empresa? Guarda a papelada de muitos anos atrás na sua empresa e não sabe quando pode se desfazer deles? Ou, ao contrário, quer jogar fora aqueles documentos do ano passado pra não ficar acumulando material? Na verdade, é aí que está o perigo.
O pior risco é quando as organizações não sabem por quanto tempo guardar os documentos na sua empresa e ignoram a necessidade de deixar eles armazenados pelo prazo determinado. Um dos maiores riscos que podem correr é ter de um dia arcar mais uma vez com as contas pagas, já que é necessário sempre ter uma maneira de comprovar o pagamento de suas contas. Se não tem como comprovar, o empresário é obrigado a pagar novamente o tributo, e ainda com uma multa de até 20% do valor devido.
Há documentos em que os departamentos de contabilidade de empresa precisam ter a guarda quase que vitalícia. No livro Imposto de Renda das Empresas – Interpretação e Prática, do auditor fiscal da receita federal Hirome Higuchi, ele explica:
“Os livros, fichas e documentos deverão ser mantidos pelo contribuinte até que o direito de a Fazenda Pública proceder ao lançamento do imposto tenha sido atingido, pela decadência. O direito de proceder ao lançamento do imposto de renda, de acordo com o artigo 173 do CNT (Código Nacional Tributário) extingue-se após cinco anos, contados do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado”
O imposto de renda, por exemplo, precisa ser guardado seis anos após a escrituração. O mesmo vale para o IPTU e o IPVA. Já para comprovantes de contas de água, luz ou telefone, o prazo é de 90 dias, e cinco anos por precaução.
Para que você esteja preparado e guarde adequadamente os documentos respeitando os seus prazos, preparamos uma lista com os documentos e o respectivo tempo de guarda de cada material. Confira abaixo quanto tempo guardar cada documento:
Tempo de guarda dos documentos
3 anos:CAGED CIPA – Folhas de Votação
5 anos:
Contas de água, luz e telefone
IPI / ISSQN / ITR / IPTU / IPVA / ITBI
Nota Fiscal (Fornecedor, Imobilizado e Venda de Imobilizado)
Comunicação de Dispensa de empregado
Contribuição Sindical
DIRF
Relatórios de Acidentes do Trabalho
Damef (Declaração Anual de Movimento Econômico e Fiscal)
10 anos:
Cofins
Atestado médico de gestante
Ficha de salário maternidade
Livro de Apuração de Lucro Real (Lalur)
PIS – Recolhimento
Nota fiscal de saída
RAIS
Convênio Salário Educação
30 anos:
Documentos relativos ao FGTS
Prazo indeterminado:
Há documentos que, mesmo não tendo previsão legal, é importante que sejam mantidos pela empresa por tempo indeterminado, como a folha de pagamento dos colaboradores, os livros de inspeção do trabalho e o livro registro dos empregados
Para que você não se perca no meio de todos esses documentos, é interessante cogitar a possibilidade de contar com serviços de gestão eletrônica de documentos. Assim fica mais fácil de você gerir e controlar toda a papelada da sua empresa.
