Você já enfrentou dificuldades para armazenar osdocumentos de clientes na contabilidade? Em meio a diversas informações quedevem circular para o cumprimento de todas obrigações, é preciso estruturar umfluxo de processos eficiente para que o seu escritório não perca produtividadee consiga atender os clientes com qualidade.
Os problemas gerados pela falta de organizaçãodos documentos são diversos: extravio de documentos, dificuldade na localizaçãoda documentação necessária, imprecisão na análise de dados, complicações nocumprimento das obrigações fiscais e contábeis, entre outros. A partir disso,os impactos negativos se espalham por todo o negócio.
Paraajudá-lo a otimizar essa rotina, preparamos 5 dicas para armazenar osdocumentos de clientes na contabilidade. Confira.
Ocontador é obrigado a armazenar os documentos de seus clientes?
A responsabilidade por manter os documentosarmazenados dentro do prazo legal é da empresa (cliente). Ou seja, o escritóriode contabilidade não precisa guardar essas informações de acordo com alegislação.
Porém, a ausência de uma obrigação não significaque esses documentos não fiquem armazenados no seu escritório, não é? É precisoreceber inúmeros documentos todos os meses para o cumprimento das obrigaçõeslegais – e é sempre aconselhado mantê-los armazenados para consultas futuras.
Por conta disso, saber como armazenar os documentosde clientes na contabilidade se torna uma rotina bastante importante – tantopara evitar complicações legais quanto para otimizar a produtividade doescritório.
Comoarmazenar os documentos de clientes na contabilidade?
Organizar os documentos de clientes nacontabilidade não precisa ser uma tarefa complicada. Basta que você tenha umbom planejamento e aplique processos que serão seguidos pelos funcionários quelidam diariamente com a documentação.
Para colocar isso em prática, siga as seguintesdicas:
1.Guarde somente o que for necessário
Apesar de ser importante armazenar os documentos de clientes na contabilidade, você não precisa manter informações que não serão mais úteis. Uma boa avaliação sobre a importância das informações pode ajudá-lo a diminuir o volume de documentos – facilitando a gestão e localização das informações necessárias no dia a dia.
2.Encontre um local adequado para o armazenamento
Os arquivos físicos podem ser armazenados emcaixas, gavetas ou armários. Já os documentos digitais requerem espaço em um disco rígido ou então podem ser armazenados nanuvem. Qualquer que seja a sua decisão, é importante que o local escolhido sejaadequado e tenha capacidade de armazenar o volume de documentos necessário.
3.Estabeleça critérios de classificação
No momento de armazenar os documentos, aclassificação da documentação faz toda a diferença. Afinal, é muito mais fácillocalizar um documento quando você sabe exatamente onde procurá-lo do que terque revirar inúmeras caixas e gavetas com documentos misturados, não é?
Um sistema claro de classificação garante que osfuncionários saibam exatamente o local correto para armazenar cada um dosdocumentos emitidos. Assim, torna-se mais rápido e produtivo o processo debuscar por uma informação necessária para atender um cliente – sem ter quepassar pelas informações de dezenas de outros clientes.
4.Estruture um fluxo de processos
O que os funcionários devem fazer quando recebemum documento de um cliente? Como essas informações devem ser organizadas egerenciadas? E quem será o responsável por monitorar o momento de descarte dosdocumentos?
Deixar todas essas informações bem clarasajudará otimizar o armazenamento dos documentos de clientes na contabilidade. Ofluxo de processos deve ser entendido não apenas pela administração da empresa,mas principalmente pelos funcionários que lidam diariamente com os documentos.
5.Busque auxílio da tecnologia
Manter os documentos armazenados com eficiênciapode se tornar ainda mais fácil com o auxílio da tecnologia. Com apossibilidade de armazenar a documentação na nuvem, os documentos ficam maisseguros e acessíveis para as pessoas autorizadas.
Grande parte dos documentos já são emitidos e gerenciados de forma digital, certo? Já os documentos físicos podem ser digitalizados para que sejam armazenados e utilizados digitalmente.
Assim, você pode concentrar toda a documentação em um software que usa o armazenamento na nuvem. Os benefícios dessa prática são muitos: redução do tempo gasto no gerenciamento de documentos, disponibilidade das informações através de qualquer dispositivo móvel, aumento da segurança das informações, otimização da produtividade da equipe, entre outros.
Você gostou das dicas para armazenar os documentos de clientes na contabilidade? Quer explorar a tecnologia para aumentar a eficiência desse processo? Entenda como você pode colocar isso em prática com o MegaGED!
