Estamosna era da informação. A quantidade de dados e documentos que circulamdiariamente pelas empresas nunca foi tão grande – o que gera a necessidade deotimizar o armazenamento dos documentos nas organizações.
Porém,receber, processar, armazenar, manipular e gerenciar documentos são processosque muitas empresas ainda não dominam. Documentos duplicados, extravio de dadose retrabalho no gerenciamento de documentos são situações comuns – gerandoprejuízos na produtividade e finanças.
Quandoo processo de armazenamento dos documentos funciona corretamente, você podemelhorar significativamente os resultados do negócio. Estamos falando sobrebenefícios que afetam diretamente o fluxo de trabalho e o acesso a informaçõesatualizadas, que são dois marcos-chave de qualquer projeto.
Nesteartigo veremos algumas dicas que vão ajudá-lo a otimizar o armazenamento dosdocumentos na sua empresa. Acompanhe.
A importância doarmazenamento dos documentos
Aeficiência no armazenamento dos documentos inclui um sistema de recebimento eclassificação dos documentos que passam pela empresa. Além disso, os documentosarmazenados corretamente são encontrados facilmente e ficam protegidos comsegurança.
Assim,o armazenamento dos documentos ajuda todos a encontrar e usar documentos einformações de maneira rápida e fácil para melhorar o desempenho geral dosnegócios. Uma organização que usa um sistema digital para o armazenamento dosdocumentos alcança um ganho significativo na produtividade apenas pelaautomação de rotinas manuais – facilitando o gerenciamento das informações.
4 dicas paraotimizar o armazenamento dos documentos
Sevocê busca otimizar o armazenamento dos documentos da sua empresa, essas dicasvão ajudá-lo:
1. Identifique suasnecessidades de armazenamento
Oarmazenamento dos documentos faz parte das atividades de empresas de qualquersegmento. Porém, as necessidades de armazenamento podem variar drasticamenteentre um negócio e outro.
Umescritório de contabilidade possui o gerenciamento de documentos como uma dassuas principais rotinas no dia a dia – afinal, trabalha com base nos documentosde seus clientes. Por outro lado, um comércio local não possui os documentoscomo protagonistas em suas atividades, mas ainda precisa armazenar documentosfiscais, contratos e outros documentos.
Portanto,uma boa dica para otimizar o armazenamento dos documentos é identificar quaissão as suas necessidades. Isso permite que você prepare o espaço ideal para oarmazenamento, contrate uma solução digital adequada e estruture um fluxo deprocessos eficiente.
2. Digitalize osdocumentos
Por que armazenar centenas de documentos em armários e gavetas quando é possível armazená-los com mais eficiência em formato digital? O processo de digitalização dos documentos é uma ótima forma de facilitar o seu armazenamento e gerenciamento pela equipe da empresa.
Épossível fazer o armazenamento desses documentos na nuvem – permitindo o acessopor meio de qualquer dispositivo móvel, sem a necessidade de estar presente nasdependências da empresa para acessar as informações.
3. Adote um sistemade classificação
Umsistema de classificação inteligente facilita a vida de todos no momento defazer buscas em meio aos documentos armazenados na empresa. Portanto, criar umametodologia padronizada para fazer essa classificação é uma ótima ideia paraotimizar as operações.
Vocêestá procurando por notas fiscais? Então pode buscar especificamente por esseformato de documento – sem perder tempo com contratos de fornecedores oudocumentos relacionados às exigências trabalhistas. Basta que exista um sistemade classificação que funciona.
Com ouso de um sistema digital para o armazenamento dos documentos esse processo declassificação se torna ainda mais eficiente. É possível classificar todos osdocumentos que são inseridos na plataforma, facilitando a criação de filtros nomomento de fazer buscas.
4. Estruture umfluxo de processos
Umbom sistema de gerenciamento de documentos suportará o fluxo de trabalho deprocessamento de documentos, integrará documentos aos processos de negócios daempresa e permitirá a colaboração na gestão dos documentos. No entanto, issorequer um esforço para reestruturar o fluxo de processos.
Aomigrar o armazenamento dos documentos para o formato digital, será necessárioestruturar processos que incluem a digitalização e classificação dessasinformações, por exemplo. Além disso, é fundamental que esse fluxo de processosesteja bem claro para todos os funcionários que lidam diretamente com amanipulação dos documentos. Afinal, basta que um funcionário não obedeça àsregras de classificação dos documentos para que todos sofram problemas nomomento de procurar por informações.
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