Você busca melhorar a gestão de clientes no escritório de contabilidade? Esse é um objetivo muito comum entre os gestores no Brasil. Afinal, a satisfação dos clientes é fundamental para o sucesso no mercado em longo prazo.
O que poucos profissionais compreendem é o papel fundamental da gestão de documentos para colocar isso em prática. Sem um fluxo de informações bem estruturado, torna-se muito fácil perder dados importantes e comprometer a qualidade do serviço prestado.
Neste artigo vamos compreender melhor como um software de gestão de documentos contribui para otimizar a gestão de clientes no escritório de contabilidade. Confira.
A importância de gerenciar os dados de clientes
Para qualquer empresa de contabilidade, os dados patrimoniais e financeiros de um cliente estão no centro de suas operações. Afinal, toda a contabilidade gira em torno da gestão das informações de negócio das pessoas jurídicas.
Por isso, torna-se crucial investir em um sistema de gestão de documentos e em todas as ferramentas e processos que ele envolve. Uma solução digital pode melhorar drasticamente o fluxo de trabalho para empresas de contabilidade – afetando o relacionamento com seus clientes.
Por um lado, você economiza custos de negócios em papelada. Empresas e clientes podem reduzir a dependência de papel, tornando a documentação, transações e registros facilmente acessíveis online.
Por outro lado, também é possível garantir que as empresas criem automaticamente uma trilha de auditoria eletrônica que pode manter os documentos precisos e em conformidade com os padrões do setor. Os fluxos de trabalho de documentos podem ser configurados e incorporados aos processos diários, facilitando os procedimentos de rotina para os contadores.
Quando tudo isso é colocado em prática, você facilita a vida do cliente e ainda possui acesso a informações de maior qualidade. Mais do que isso, ainda consegue gerenciar com mais qualidade os dados particulares de cada um dos clientes – podendo nutrir um relacionamento benéfico para ambas partes.
Como uma solução digital contribui para otimizar a gestão de clientes no escritório de contabilidade?
Conforme vimos anteriormente, o segredo para otimizar a gestão de clientes no escritório de contabilidade está em uma solução digital de gestão documental. Ao centralizar as informações dos clientes em um único sistema, é possível obter uma série de benefícios:
1. Troca de informações em tempo real
Com um software de gestão de documentos, você pode armazenar e organizar facilmente as informações do cliente, e-mails e documentos em formato eletrônico.
Ao optar por uma solução hospedada na nuvem, sempre que você ou alguém da sua empresa trabalhar em um documento existente ou criar um novo, o documento eletrônico será atualizado em tempo real. Isso significa que todo e qualquer material fica disponível para qualquer pessoa com acesso – em seu desktop, iPad, tablet ou telefone celular.
Dessa forma, você pode melhorar a colaboração e o fluxo de trabalho com o cliente – trocando documentos e informações em tempo real.
2. Compartilhamento seguro de documentos
Uma solução de gestão documental também permite que você compartilhe e colabore com segurança – tanto internamente quanto com clientes e terceiros. Com seus documentos armazenados com segurança na nuvem, você pode comentar, responder e conceder ou revogar o acesso aos documentos.
Trata-se de uma forma de eliminar a dependência da troca de documentos em papel e a necessidade de enviar diversos e-mails com documentos sigilosos – o que pode gerar graves falhas de segurança.
3. Informações sempre atualizadas
Ter as informações de seus clientes sempre atualizadas é fundamental para um escritório de contabilidade prestar um serviço de qualidade e evitar situações de retrabalho, certo? É exatamente dessa forma que uma solução digital contribui com a gestão de clientes no escritório de contabilidade.
4. Fluxo de processos eficiente
Por fim, a gestão de clientes no escritório de contabilidade também se beneficia de fluxos de processos internos bem estruturados. Ao se certificar de que todos têm acesso às informações atualizadas em uma única plataforma, torna-se mais simples coordenar as atividades da equipe.
Você gostou das dicas para otimizar a gestão de clientes no escritório de contabilidade? Está disposto a levar uma solução digital para o seu negócio? Então conheça o MegaGED – o software de gestão documental com melhor custo-benefício do Brasil!
