Você já conhece os benefícios de uma plataforma de gestão documental em uma revenda de carros? Com o avanço da tecnologia para a gestão empresarial, várias atividades passaram a ser automatizadas para diminuir custos e aumentar a produtividade. Entre essas atividades está o gerenciamento dos documentos que circulam pelo seu negócio.
Parauma revenda de carros é muito importante lidar adequadamente com a documentaçãodos veículos, dados de clientes e informações internas, certo? Qualquerproblema nessa rotina pode afetar o desempenho operacional, causar ainsatisfação dos clientes ou implicar em penalidades do poder público.
Usaruma plataforma de gestão documental em uma revenda de carros pode ajudá-lo aevitar todos esses problemas. Confira neste artigo 6 vantagens dessa soluçãodigital.
Quais são as vantagens de uma plataforma de gestão documental em uma revenda de carros?
1. Centralização dadocumentação
Aousar uma plataforma de gestão documental em uma revenda de carros, todos osseus documentos são armazenados no mesmo local. Documentação de fornecedores,documentos dos veículos, contratos, dados de clientes, formulários internos:todos os documentos ficam arquivados são online e organizados.
Alémdisso, você pode usar um sistema de classificação dos documentos para executarvários métodos de organização simultaneamente – como um agrupamento porfornecedores ou um agrupamento por veículos. Melhor ainda, você pode procurardiretamente por um documento específico e encontrá-lo rapidamente graças aossistemas de filtragem e pesquisa de texto. Uma tarefa que levaria váriosminutos é feita em poucos segundos.
2. Incentivo àcolaboração
Váriasdas atividades desenvolvidas por uma revenda de veículos envolvem a colaboraçãoentre os funcionários – e muitas delas estão relacionadas com a troca deinformações. Ao usar uma plataforma de gestão documental, você podecompartilhar e trabalhar facilmente com outros colegas ao mesmo tempo. Todoesse processo acontece através de um sistema de armazenamento na nuvem.
Umsistema digital também deixa de lado todos os possíveis erros, exibindo apenasa versão mais recente de cada documento e arquivando automaticamente todas asoutras variantes. Ao fazer isso, você e seus colegas sempre terão os dadoscertos, prontos para compartilhar a qualquer momento.
3. Automação deprocessos
Algunsdocumentos usados pelas empresas estão disponíveis apenas por um período detempo definido e precisam ser atualizados regularmente. O sistema degerenciamento de documentos permite que você automatize parte deste pedido dedocumento.
Naverdade, você tem a possibilidade de definir prazos e automaticamente lembrá-loquando precisar solicitar a versão mais recente de um documento (ou mesmosolicitar diretamente o documento para você). Isso ajuda você a economizartempo e estar sempre pronto para atender às demandas necessárias no dia a dia.
4. Aumento dasegurança
A segurança é um tema importante quando se fala em gerenciamento de documentos. Os dados sensíveis precisam estar bem protegidos a qualquer momento por intrusos e colaboradores que não devem ter acesso a eles.
Umaplataforma de gestão documental em uma revenda de carros oferece um controle deacesso que pode ser personalizado. Cada usuário tem acesso aos dados edocumentos que precisa, mas não mais do que isso. O administrador podegerenciar todos esses acessos e decidir se o documento pode ser visualizado,editado ou invisível para esse usuário.
Alémdisso, os sistemas de rastreamento permitem que o administrador veja ohistórico completo de cada dados e documentos e saiba quem visualizou oumodificou esses documentos. Seus documentos e dados nunca foram tão seguros!
5. Backup de dados
Ogerenciamento de documentos em papel tem várias falhas importantes: podefacilmente ocupar muito espaço e infelizmente pode ser destruído por incêndiosou inundações. O gerenciamento de documentos digitais oferece a você um backupde dados para que você esteja sempre preparado para lidar com imprevistos. Alémdisso, ainda ajuda a economizar espaço no escritório.
6. Satisfação docliente
Umaplataforma de gestão documental em uma revenda de carros também contribui com asatisfação do cliente. Com mais agilidade em gerenciar os documentos, osatendimentos se tornam mais ágeis e eficientes – melhorando a experiênciaentregue pela empresa.
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