Você já está por dentro da tendência da contabilidade paperless? Trata-se do movimento que muitos escritórios de contabilidade estão fazendo para reduzir ao máximo o uso de papéis em suas operações – migrando as informações para o formato digital.
Dessa forma, é possível reduzir a dependência de documentos impressos e dar um passo em direção ao futuro. Afinal, é inegável que a tendência para os próximos anos é um avanço do uso da tecnologia nas organizações brasileiras.
Mas quais são os maiores benefícios de um escritório de contabilidade paperless? Descubra logo a seguir.
O que é um escritório de contabilidade paperless?
O escritório de contabilidade paperless (ou sem papel) é o primeiro passo para a transformação digital em sua organização. Refere-se à remoção deliberada de papel dos processos, com o objetivo de melhorar a eficiência. A digitalização está no centro do escritório sem papel.
Para colocar isso em prática, as informações iniciadas como papel são transformadas em formato eletrônico. Os documentos são digitalizados, indexados e armazenados com segurança em um repositório central para facilitar a recuperação.
Os processos manuais agora são automatizados. Por exemplo, o sistema de gerenciamento de documentos correto se integrará a outros aplicativos para fluxos de trabalho otimizados nas funções de negócios.
Você pode acessar documentos a qualquer momento, em qualquer lugar e a partir de qualquer dispositivo. Isso é crítico se você tiver vários escritórios ou funcionários que precisem acessar documentos remotamente.
Quais são os benefícios da contabilidade paperless?
Aqui estão três principais benefícios de investir na contabilidade paperless:
1. Custos operacionais reduzidos
A digitalização das informações gera uma redução dos custos de impressão e outros custos operacionais:
- Custos de armazenamento: não é mais necessário comprar armários de arquivo ou usar espaço valioso para armazenar papel ou manter cópias impressas para referência futura.
- Custos de cópia e impressão: com a digitalização, você não precisa criar várias cópias de um arquivo para distribuição no escritório. Você pode usar um sistema de gerenciamento de documentos digitais para armazenar uma cópia em um local central, facilitando o acesso.
- Custos de processos de negócios: como você passou dos fluxos de trabalho manuais para os automatizados, você otimiza os processos de negócios e reduz os custos. Por exemplo, otimizar fluxos de trabalho pode levar a uma cobrança mais rápida dos pagamentos e a uma redução nos custos de compra.
- Custos de segurança e recuperação de dados: proteger seus dados em vários locais é fácil e barato. Recuperar esses dados é ainda mais fácil, sem impacto na continuidade dos negócios.
2. Aumento da produtividade
Quando o conteúdo é armazenado digitalmente e corretamente indexado, é facilmente acessível. Os funcionários não precisam perder tempo pesquisando esses arquivos e podem compartilhar informações rapidamente.
O fácil acesso e a capacidade de compartilhar documentos rapidamente acelera os processos e contribui para ganhos de tempo em processos cruciais – como faturamento, integração de funcionários e cobranças. Por exemplo, você pode acelerar o processamento automatizado de faturas vinculando automaticamente documentos relacionados, como pedidos, conhecimentos de embarque, contratos e muito mais.
Você também pode economizar tempo integrando aplicativos. Por exemplo, ao integrar sistemas de gerenciamento de documentos, faturamento e software de relacionamento com o cliente, você garante o fluxo suave de informações.
3. Melhor segurança e conformidade
Proteger seus dados é do seu interesse, não é? Caso contrário, você corre o risco de perder informações críticas para os negócios que podem ter um impacto negativo na continuidade dos negócios e nas relações com os clientes.
Os sistemas digitais permitem que você trabalhe em um ambiente mais seguro: você está melhor protegido contra violações de segurança devido à criptografia de documentos e comunicações e pode controlar quem tem acesso a arquivos específicos.
Você já conhecia esses benefícios da tendência da contabilidade paperless? Contar com um sistema de gerenciamento de documentos é o primeiro passo para colocar isso em prática no seu negócio. E o MegaGED certamente pode ajudá-lo nesse processo!
