Você já enfrentou dificuldades para organizar os documentos da sua revenda de carros? Em meio a diversos papéis que são emitidos diariamente, é preciso estruturar um fluxo de processos eficiente para que a sua empresa não perca produtividade e tenha uma gestão de qualidade.
Osproblemas gerados pela falta de organização dos documentos são diversos:extravio de documentos, dificuldade na localização da documentação necessária,imprecisão na análise de dados, complicações no cumprimento das obrigaçõesfiscais e contábeis, entre outros. A partir disso, os impactos negativos seespalham por todo o negócio.
Para ajudá-lo a otimizar essa rotina, preparamos 6 dicas para organizar os documentos da sua revenda de carros. Confira.
Como organizar os documentos da sua revenda de carros?
Organizaros documentos da sua loja de carros não precisa ser uma tarefa complicada.Basta que você tenha um bom planejamento e aplique processos que serão seguidospelos funcionários que lidam diariamente com a documentação.
Paracolocar isso em prática, siga as seguintes dicas:
1. Guarde somente oque for necessário
Seráque todos os documentos armazenados pela sua empresa são realmente necessários?Essa é uma pergunta que você deve fazer para diminuir o volume de documentos –facilitando a gestão e localização das informações necessárias no dia a dia.
2. Encontre umlocal adequado para o armazenamento
Osarquivos físicos podem ser armazenados em caixas, gavetas ou armários. Já osdocumentos digitais requerem espeço em um disco rígido ou então podem serarmazenados na nuvem. Qualquer que seja a sua decisão, é importante que o localescolhido seja adequado e tenha capacidade de armazenar o volume de documentosnecessário.
3. Estabeleçacritérios de classificação
Nomomento de organizar os documentos da sua loja de carros, a classificação dadocumentação faz toda a diferença. Afinal, é muito mais fácil localizar umdocumento quando você sabe exatamente onde procurá-lo do que ter que revirarinúmeras caixas e gavetas com documentos misturados, não é?
Umsistema claro de classificação garante que os funcionários saibam exatamente olocal correto para armazenar cada um dos documentos emitidos. Assim, torna-semais rápido e produtivo o processo de buscar por uma informação necessária paraatender um cliente ou realizar um procedimento interno.
4. Identifique oprazo de descarte
Osdocumentos da sua loja de veículos não precisam ficar armazenados para sempre.Identificar o prazo de armazenamento dos documentos permite que você monitore omomento para realizar o descarte. Dessa forma, você libera espaço e facilita aorganização dos demais documentos.
5. Estruture umfluxo de processos
O queos funcionários devem fazer logo após a emissão de um documento? Como essasinformações devem ser organizadas e gerenciadas? E quem será o responsável pormonitorar o prazo de descarte dos documentos?
Deixartodas essas informações bem claras ajudará a organizar os documentos da sualoja de carros. O fluxo de processos deve ser entendido não apenas pelaadministração da empresa, mas principalmente pelos funcionários que lidamdiariamente com os documentos.
6. Busque auxílioda tecnologia
Organizaros documentos da sua loja de carros pode se tornar ainda mais fácil com oauxílio da tecnologia. Com a possibilidade de armazenar a documentação nanuvem, os documentos ficam mais seguros e acessíveis para as pessoasautorizadas.
Grandeparte dos documentos já são emitidos e gerenciados de forma digital – como asnotas ficais eletrônicas e o cumprimento das obrigações contábeis através dainternet. Já os documentos físicos podem ser digitalizados para que sejamarmazenados e utilizados digitalmente.
Assim,você pode concentrar toda a documentação em um software que usa o armazenamentona nuvem. Os benefícios dessa prática são muitos: redução do tempo gasto nogerenciamento de documentos, disponibilidade das informações através dequalquer dispositivo móvel, aumento da segurança das informações, otimização daprodutividade da equipe, entre outros.
Vocêgostou das dicas para organizar os documentos da sua loja de carros? Jáconsiderou migrar o armazenamento das informações para o formato digital? Entenda como você pode colocar isso em prática com oMegaGED!
