Muitas empresas brasileiras estão trabalhando para se adequar à LGPD. Entretanto, por ser uma novidade repleta de novas normas, surgem muitas dúvidas que causam insegurança – e é preciso tomar cuidado para evitar as penalidades previstas.
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) surgiu para regular a utilização, proteção e transferências de dados pessoais no Brasil. Dessa maneira, o poder público busca proteger a privacidade de dados pessoais em larga escala – e as empresas exercem um papel fundamental nesse contexto.
O principal objetivo da LGPD é garantir que os dados do usuário estejam seguros e que só serão coletados com seu consentimento. E o MegaGED possui a tecnologia que você precisa para colocar isso em prática!
A importância da gestão de documentos para a LGPD
Para que seja possível se adequar à LGPD, precisamos considerar que grande parte dos dados pessoais que devem ser protegidos estão registrados nos documentos que ficam armazenados nas empresas. Portanto, a gestão de documentos e LGPD possuem uma relação direta.
Uma empresa que possui clareza nos processos de gestão documental e conhece as normas da LGPD consegue facilmente reformular seus processos internos. Por outro lado, problemas na gestão dos documentos pode tornar complicado o gerenciamento correto dos dados pessoais que estão sob posse da sua organização.
Como o MegaGED pode ajudá-lo a se adequar à LGPD?
Conforme acabamos de ressaltar, a gestão de documentos é fundamental para se adequar à LGPD. E a melhor forma de implementar um gerenciamento eficiente é utilizando a tecnologia.
O MegaGED é um software de gestão documental que permite o armazenamento de todas as informações na nuvem. Ou seja, todas as informações que circulam pela organização podem ficar salvos em um ambiente seguro e de fácil acesso para os funcionários – acabando com problemas de informações perdidas ou dificuldades na comunicação interna.
Com o MegaGED, todos os dados necessários ficam armazenados de forma organizada e são encontrados rapidamente. Dessa forma, torna-se mais prático fazer o gerenciamento de todos os dados – o que é fundamental para se adequar à LGPD.
Quais são as principais funcionalidades do MegaGED?
O MegaGED é um software de gestão de documentos completo, contendo todas essas funcionalidades e muito mais:
- Compartilhamento. Com essa função, é possível compartilhar pastas ou arquivos com pessoas que não tenham acesso ao MegaGED, através de um link externo podendo ser enviado pelo Whattsapp, e-mail e redes sociais.
- Central de Notificações. Trata-se de uma funcionalidade que garante que o usuário receba os avisos: documentos a vencer, fluxos de documentos pendentes e arquivos compartilhados – facilitando ao usuário a tomada de decisão.
- Armazenamento em nuvem. Os documentos ficam armazenados na nuvem, proporcionando maior segurança e facilitando a redução de custos, evitando servidores próprios.
- Indexação. Para cada tipo documental é possível criar quantos campos de indexação forem necessários. Estes podem ser obrigatórios, numéricos, datas para auxiliar nos casos dos documentos que tenham prazo de validade.
- Manipulação de PDF. Este recurso Permite manipular um arquivo PDF onde é possível: acrescentar ou remover páginas, inserir marca d’agua e criptografar o arquivo.
- Pastas. Com a criação de pastas, é possível definir setores ou departamentos com níveis de permissões para grupos de usuários com diferentes tipos de acesso, restringindo as ações aos documentos.
- Versionamento de documentos. No sistema é possível fazer versionamento de documentos, mantendo um registro do que foi alterado e por quem foi alterado cada versão do documento em questão.
- Trilha de Auditoria. Permite ter a rastreabilidade das ações de cada documento por usuário: visualização, exclusão, download, data e hora, etc.
- Fluxo Documental. É possível criar fluxos documentais para automatizar processos, quando for necessária aprovação de um determinado documento ou através de formulários dinâmicos, encaminhando-o automaticamente para a instância seguinte, de acordo com os parâmetros estabelecidos.
- Aviso de Vencimento. O MegaGED auxilia no controle dos documentos que tenham prazo de validade, como contratos, licenças, alvarás entre outros. Dessa forma, o responsável recebe automaticamente um alerta com dias de antecedência, podendo tomar as medidas adequadas em tempo hábil.
- Busca amigável. A experiência de busca é muito simples e intuitiva: o usuário não precisa saber a localização do documento, pode pesquisar por tipos dos documentos, informações de indexação, data do documento, data do vencimento ou pelo proprietário do documento.
- Níveis de Acesso. É possível criar diferentes níveis de permissões, restringindo as ações aos documentos e as funcionalidades, como: visualização, edição de indexações, exclusão dos documentos entre outros.
- Controle de Acesso por Horário. Trata-se de um recurso que permite que administrador determine uma faixa de horário para acesso de um grupo de usuários ou usuário.
- Controle de Acesso por IP. É possível bloquear o acesso externo ao sistema MegaGED, liberando somente a uma determinada rede, proporcionando segurança aos dados do sistema.
- Login por AD (Active Diretory). Possibilidade de acesso ao MegaGED usando as mesmas credenciais do AD (Active Directory).
Você já sabia como o MegaGED pode ajudá-lo a se adequar à LGPD? Quer levar essa tecnologia para o seu negócio? Então entre em contato com a nossa equipe
