A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) já está em vigor no Brasil e restringe a maneira como as empresas podem usar, gerenciar e reter dados de clientes e funcionários. Como tantos documentos hoje são armazenados online, muitas pessoas presumem que a nova lei se aplica apenas a arquivos eletrônicos.
Mas isso não é verdade. A LGPD concede direitos a clientes, funcionários ou qualquer outra pessoa cujas informações pessoais sua empresa possui, e os direitos se aplicam tanto a documentos em papel quanto aos eletrônicos.
A lei também exige que você notifique as autoridades e os clientes em caso de violação de dados. Quando ouvimos a frase “violação de dados”, pensamos em segurança cibernética e informações online. Mas um documento confidencial deixado na impressora, em uma mesa ou em um café também constitui uma violação.
Quer entender melhor quais são os impactos da LGPD na gestão de documentos físicos? Confira logo a seguir!
Como a LGPD impacta na gestão de documentos físicos?
Direitos do funcionário e do cliente
Espera-se que as empresas forneçam segurança para dados pessoais confidenciais em todos os momentos. Eles também devem ser transparentes sobre as informações que coletam e fornecer meios para que as pessoas optem por excluir ou excluam suas informações pessoais.
De acordo com a LGPD, as pessoas têm o direito de saber quais informações você coletou sobre elas e o que está fazendo com elas. Se alguém fizer uma solicitação, você deverá fornecer a eles uma cópia gratuita das informações de identificação pessoal que você possui sobre eles, estejam atualmente em papel ou online.
As pessoas também têm o “direito de ser esquecidas”, o que significa que podem solicitar que uma empresa apague os dados pessoais que coletou sobre elas e pare de utilizá-los ou divulgá-los a terceiros.
Além disso, as empresas não podem reter dados privados para sempre. A LGPD diz que os dados pessoais devem ser mantidos por um período não superior ao necessário para os fins para os quais os dados pessoais são processados.
Recuperação de dados rapidamente
Para fornecer cópias de dados pessoais rapidamente, corrigir erros e apagá-los sob demanda “sem demora”, você precisa ser capaz de localizá-los sem gastar horas ou dias vasculhando arquivos ou caixas. Isso significa que você precisa estabelecer um sistema de rastreamento de documentos eficiente que lhe dirá exatamente onde um documento está o tempo todo.
Esse é um dos maiores desafios para as empresas que ainda fazem a gestão de documentos físicos e ainda não migraram para o gerenciamento eletrônico. Afinal, trata-se de uma rotina que demanda tempo e pode causar confusões.
Gerenciamento da retenção e eliminação de registros
Apagar um documento online é tão fácil quanto pressionar a tecla delete. Para papel, é mais complicado. Afinal, como você sabe que não há outras cópias circulando?
Para minimizar os problemas de conformidade, você precisa saber onde estão seus dados de identificação pessoal. Se forem informações de clientes, provavelmente serão em vendas e marketing. Se estiver relacionado a funcionários, provavelmente é de RH.
Certifique-se de que todos os departamentos que lidam com dados pessoais armazenam seus documentos originais com segurança. Se você estiver com pouco espaço, considere o uso de armazenamento externo seguro.
Treinamento de funcionários
Certifique-se de que todos na sua organização que lidam com informações pessoais conheçam as regras de retenção e exclusão. Para isso, pode ser interessante promover um treinamento sobre LGPD e gestão de documentos físicos. Certifique-se de que os funcionários compreendam as consequências potenciais do não cumprimento das normas.
A importância de migrar para a gestão eletrônica de documentos
Conforme vimos ao longo do artigo, a gestão de documentos físicos pode tornar a adequação à LGPD mais complicada e causar alguns problemas. Por essa razão, a melhor solução pode ser migrar para a gestão eletrônica de documentos.
Além de auxiliar na adaptação às normas da LGPD, a migração do armazenamento físico para o digital pode trazer muitas outras vantagens para sua empresa:
- Backups confiáveis
- Maior segurança e controle
- Colaboração facilitada
- Acesso facilitado
- Custos mais baixos de arquivamento
- Controle de versão aprimorado
- Maior eficiência e gerenciamento de arquivos
- Melhores recursos de pesquisa
- Conteúdo mais consistente
- Gerenciamento aprimorado de tarefas
Você já conhecia os impactos da LGPD na gestão de documentos físicos? Ficou interessado em migrar para a gestão eletrônica? Então conheça o MegaGED, a solução digital que pode ajudá-lo!
