A lei de digitalização de documentos 2020 surgiu para proporcionar grandes mudanças para as empresas brasileiras – especialmente para os profissionais que lidam diretamente com a gestão de documentos e setores fiscal e contábil. Finalmente, os documentos digitalizados podem ter validade legal!
Ou seja, esse pode ser o fim dos inúmeros armários e gavetas repletos de documentos antigos – que já causaram muito estresse ao longo dos anos. Com as mudanças previstas na lei de digitalização de documentos 2020, agora os documentos originais podem ser descartados após sua digitalização seguindo os requisitos técnicos, desde que não tenham valor histórico.
Quer entender melhor como a lei de digitalização de documentos 2020 afeta o armazenamento e descarte de documentos? Confira logo a seguir.
Entenda a lei de digitalização de documentos 2020
O Decreto nº 10.278/2020 – que também está sendo chamado de lei de digitalização de documentos 2020 – prevê que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais e o mesmo valor que os documentos originais.
Com isso, torna-se mais simples fazer a administração e gestão de documentos públicos e privados – de modo a proporcionar maior agilidade e facilidade em relação à visualização, armazenagem e preservação dos documentos.
As disposições do Decreto nº 10.278/2020 se aplicam aos documentos físicos digitalizados que sejam produzidos:
- Por pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolva relações com particulares; e
- Por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas naturais para comprovação perante pessoas jurídicas de direito público interno, outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas naturais.
Entretanto, é importante frisar que a lei de digitalização de documentos 2020 não se aplica aos documentos originalmente produzidos em formato digital, tampouco aos documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional e aos documentos microfilmes, audiovisuais, de identificação e de porte obrigatório.
É possível descartar os documentos após a digitalização?
De acordo com o Decreto nº 10.278/2020, após o processo de digitalização realizado conforme os procedimentos previstos, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.
Por isso, é fundamental conhecer quais são esses procedimentos previstos pela lei de digitalização de documentos 2020.
De acordo com o Decreto nº 10.278/2020, para que o documento digitalizado produza os mesmos efeitos do documento original, os procedimentos e as tecnologias utilizadas em sua digitalização devem assegurar:
- A integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
- A rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos;
- A qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento;
- A confidencialidade do documento, quando aplicável; e
- A interoperabilidade entre sistemas informatizados.
Além disso, o documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá:
- Ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;
- Seguir os padrões técnicos mínimos previstos; e
- Conter, no mínimo, os metadados especificados.
Substitua os documentos em papel por arquivos digitalizados com acesso rápido e seguro!
Mesmo antes da lei de digitalização de documentos 2020, muitas organizações já investiam na digitalização dos seus documentos para ganhar em eficiência no dia a dia das operações – além de aumentar a segurança sobre as informações. Com o Decreto nº 10.278/2020, esse movimento deve se tornar ainda mais popular.
Na prática, trata-se de um grande passo para a modernização de qualquer negócio. Ao digitalizar as informações e descartar os documentos originais, todo o gerenciamento migra para o ambiente eletrônico. E existem vários benefícios de colocar isso em prática:
- Centralização das informações em uma única plataforma
- Fácil acesso aos documentos para as pessoas autorizadas
- Possibilidade de acesso por meio de qualquer dispositivo móvel
- Aumento da segurança sobre os dados da empresa
- Possibilidade de colaboração entre toda a equipe e aumento da produtividade
- Entre muitos outros
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